高职院校档案数据中心的作用与建设探析
答疑解惑
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高职院校档案数据中心的作用与建设探析
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张楠
随着网络信息技术的高速发展，社会迈入大数据时代。近年来，跟随档案行业“存量数字化，增量电子化”的发展战略，档案信息化建设逐步推进，档案工作逐步从传统的纸质文件管理过渡到数据信息的管理，档案工作也步入大数据管理时代。档案数据资源呈现出“数据规模大”“数据类型多”“档案数据可进行深度开发”的特点，上述特征与档案数据管理手段匮乏、机构缺位之间的矛盾越发激烈，档案数据中心应运而生。
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近些年来，我国教育教学工作的开展，使得我国各个阶段都出现了教育改革的趋势。高职院校的档案管理工作开展，更是表明了未来高职院校无论是教育教学科研工作开展还是综合管理，都有参考信息作为保障。这些信息档案的存在更加便于学校了解从前，对现在进行积极总结，最终得出未来发展趋势。但是现阶段，我国许多高职院校在档案利用和管理过程中依然存在着许多问题，这些问题的存在直接导致
了高职院校档案利用价值无从体现。
一、高职院校档案数据中心建设的作用分析
陕西的特美食有哪些（一）助力档案工作的优化升级
相比于本科院校，高职院校的档案数字平台建设进程缓慢，以我校为例，学校档案工作仍处于初步发展阶段，管理体制尚未理顺，数字化进程相对滞后，档案工作还需进一步规范化管理。建设档案数据中心，能够很大程度上优化档案实体管理流程，实现档案数据资源的优化配置。 （二）提升档案资源的利用效率
杭州旅行社一是实现档案的全文检索。传统档案工作主要通过标题进行检索，容易造成资源的漏检，全文检索能够提高档案检全率和检准率，从而提高资源的利用效率。以文本形式存储的电子文件基本能够实现全文检索，但对于经过数字化处理形成的图像文件则需要通过特定的技术，如OCR 技术，将图像文件转变为文本文件，方能实现全面检索。二是实现档案的在线利用。到馆利用、人工查仍是我校档案利用的主要方式，数据中心建成后，用户可以通过公共服务平台实现在线即时利用和异地利用，通过平台在线提交利用申请，经审核后即可获取所需资源，利用便捷、及时。在线利用能较大程度上节省利用者和服务者的人工成本，工作效率得以提升。
（三）辅助各项工作的有效决策
高职院校档案数据中心包括多个数据资源库，譬如资源库、教师数据资源库、资产数据资源库、教务数据资源库、科研数据资源库、图书数据资源库及档案数据资源库等，对学校各类数据资源进行实时收集、动态管理，为学校各项工作决策提供参考。譬如，学生助学金的评定，通过资源库的信息查询，了解学生的家庭背景、消费记录、在校现实表现等情况，从而辅助决策。又如，优秀教师的评定，通过教师数据资源库可
查询教师的基本信息、科研课题申报情况、教学论文发表情况、开设课程、课程反馈、教学竞赛、教学获奖等各类信息，根据数据资源进行筛选评定。总体而言，建设档案数据中心能够为教学、科研、管理等各项工作提供更优质的服务。
二、高职院校档案数据中心建设的设想
（一）加强基础设施投入，提高信息化水平
高职院校的资金大多投入到校舍建设、购买教学实验设备、学院日常运营，像案卷非接触扫描仪、高速文档扫描仪、电子装订机等智能化的档案管理设备和档案信息化系统需要投入大量资金。学院应积极探索政府财政资金支持、引入社会资金等多种模式，加强档案基础设施投入，在档案管理的过程中，需要借助互联网技术，完善档案管理的信息化水平，在这种情况下，才能保障档案管理的严谨性。学院在目前设备缺乏的情况下，可以向专业公司购买服务，公司为学院提供档案信息化采集服务，
完成学院纸质档案的电子化转化工作，建立学院档案信息化管理系统。三生三世十里桃花预告
档案信息化管理离不开信息化管理系统的建立，利用档案扫描设备将纸质档案转化成电子档案保存到数据库中，经过档案信息化管理系统的处理，形成可修改、可数字化查询的电子档案。档案信息化方便了档案管理人员的查询和维护，提高了档案工作的质量和效率。
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（二）提高电子档案管理水平
在进行档案管理与信息化建设时，电子档案的使用方法与管理水平尤为重要，为使电子档案的保存与开发更为便利，应重视其数据信息的收集、处理与整合工作，进而保证其服务质量。档案管理员的信息处理能力应处在较高水平，借助该项技术设置电子档案管理系统，不但能使其档案服务水平得到提升，更为精准地利用并开发档案，还能使档案信息变得更加安全。在当前的网络环境中，保证档案信息的安全极为重要，档案管理员需对档案资料与信息采取对应性的安全防范方案。一般来讲，要及时处理档案信息资料的备份工作，对电子档案信息采用加密处理，同时仍应定时检测电子档案管理系统，避免其遭受黑客、木马与病毒的攻击与破坏。
结束语
高职院校的档案管理工作存在很多问题和不足，需要档案管理工作者在工作中不断探索，完善档案工
作，更需要学院领导在工作中的大力支持。在国家政策支持下，在社会深化发展的现实背景下，高职院校具有十分广阔的发展前景，规模会不断发展和壮大，只有专业化的档案管理工作，才能保障档案实现科学管理和有效利用，进而使高职院校档案管理工作跟上高职院校的发展，为高职院校发展助力。
（作者单位：唐山科技职业技术学院）
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