如何提高单位电子档案管理水平
离婚后该不该复婚Archives Management 档案管理
如何提高单位电子档案管理水平■龚玲静 中国人民银行乌海市中心支行
摘要：随着信息时代的到来，档案信息化管理模式已成为当前单位档案管理的重要形式。这极大提升了档案管理效率，也拓宽了档案应用范围。本文介绍了电子档案管理的优点以及存在的主要问题，并在此基础上提出了相关解决对策，以供单位档案管理工作者参考借鉴。
关键词：电子档案；问题；解决措施
如今电子档案成为单位档案资料的重要载体，具有 存储方便、查阅速度快等优点，有效避免了传统人工档 案管理模式的缺陷。为进一步提高电子档案管理质量，有必要对单位电子档案管理现状进行分析，梳理存在的 问题及成因，以期更好地提高单位电子档案管理质量。
表达相聚开心的话
―、电子档案管理的优点
(一） 大幅提高工作效率
长期以来档案管理采用的都是人工管理方式，效率不高且容易出现失误。电子档案运用计算机技术可 大幅提高数据的处理速度，也有效保障了数据信息的 准确性，降低了失误几率[1]。同时，明显降低了档案 管理人员的工作压力，只需通过计算机就能快速完成 档案的查询、补录、管理等操作^
(二） 存储更便捷
传统纸质档案对保管存储条件的要求相对较高，需要 除尘、除湿、防火、防虫鼠等措施。电子档案只需保存在 相关存储介质中，对存储环境要求不高，而且也不会因为 人为翻阅造成资料破损的问题。利用云计算技术可明显提 升电子档案的安全水平，即便计算机发生故障造成电子档 案受损，也可通过云系统获得完整的存储信息。
二、单位电子档案管理存在的问题
(一）电子档案管理规章制度不够规范
电子档案兴起的时间较短，很多单位尚未形成一 套健全的规章制度，未对具体的职责与工作内容进行 划分，也未明确电子档案管理流程。这导致电子档案 递转、登记、归档、审核等环节中存在一定的不规范性，影响到电子档案管理质量。档案管理人员不清楚哪些 资料需要备份，选择哪种介质备份等，从而阻碍了单 位档案信息化建设进程。
(二） 电子档案的安全问题较为突出
档案作为单位发展进程中的重要资料，其安全性 对单位来说非常重要。电子档案的安全问题成为当前 很多单位档案数字化进程中的突出问题，原因包括两 方面：一是软硬件设施较为滞后，单位未及时升
级更新，也未做好日常维护管理，因而留下漏洞，易遭到病毒、黑客侵入，从而使档案数据被窃取、篡改[2]。二是某 些档案管理人员缺乏电子档案安全观念，未意识到做 好档案保密工作的重要价值。另外，电子档案管理并 未划分专门的工作区域，经常与其他部门工作混杂在 一起，这极大影响到电子档案信息的安全性。
(三） 电子档案管理者的综合素养不高
不同于传统纸质档案管理工作，电子档案管理的专 业性更强，对从业者的专业水平要求更严格。档案管理 人员除了要掌握档案管理方面的理论知识，还要熟练操 作电脑与档案管理软件。然而国内很多单位都存在档案 专业人才缺乏的问题，特别是懂得档案与信息技术的复 合型管理人才更为匮乏。从人才角度来看，这明显阻碍 了单位档案管理信息化发展进程。档案管理人员大多没 有太高的文化水平，对信息技术了解不多，特别是年龄 大的工作人员对新技术、新知识的学习速度较慢，也在 一定程度上阻碍了单位档案管理信息化水平的提高。
三、新时代背景下单位提高电子档案管理水平的策略
c一）完善电子档案收集归档制度
66 /2021.02 4；
九月九重阳节祝福语
档案管理 Archives Management
完善的制度是做好电子档案管理的重要前提。为 此，制度建设在电子档案管理中理应排在首位。其中，要重点加强电子档案的收集归档制度建设，确保电子 档案管理有据可依，也有效保证了电子档案归档收集 的权威性。第一，对单位之前的相关制度进行梳理分析，保留合理的部分，剔除不合理的内容，优化电子档案 收集管理制度。第二，对转递与档案登记工作流程加 以明确。单位电子档案转递过程中常常会涉及到数个 环节，因此要将登记完毕的档案资料做好密封处理再 进行转递，从而确保转递工作的有序进行。待档案单 位接收到档案资料，按流程完成核查后给予盖章签名，再将其作为回执单传输给原单位[3]。第三，进一步完 善档案审核制度。通常材料审核工作在档案收集的过 程中就会同时完成，因此对档案审核规章制度进行完 善时要注意对档案内容进行深度审查，评估其手续是 否完整齐全，并审核材料质量。
(二） 优化电子档案材料整理方法
国家励志奖学金申请条件首先，参照有关法律规定对电子档案资料的文件 价值予以鉴别，通常可根据文件的保管时间进行区分。其次，注意区别划分单位内部的行政文件与党委文件，然后结合文档性质给予立卷存档处理，防止文件混淆 问题。对单位中的加密电子档案要重点保管，一定要 确保文件的安全性。最后，针对部分特殊载体的文档 资料实行统一归档管理，尽量确保这些文档资料的完 整性。
(三） 重视电子文档的安全管理，健全安全管理机制
八月十五月儿圆歌曲
首先，必须进一步强化档案管理人员的工作责任 意识与安全责任意识，严格按流程完成电子文档的录 入、存储、调用等工作。档案管理人员需及时记录好 档案信息更改与使用情况，方便后续查询。其次，采 取定期备份办法，即把电子档案信息复制成两份或多 份，将其保存在不同的存储载体上。电子档案易遭到 黑客、病毒攻击而造成内容丢失，也可能造成档案无 法打开。有时，档案管理人员人为失误也可能导致档 案信息被误删。可见做好电子档案的备份对确保档案 信息的完备性非常重要。另外，保管电子档案的设备 一定要专机专用，以进一步提升电子档案的安全性。若保管电子档案的计算机也同时有其他用途，必然会 涉及到其他工作的媒介信息，从而增加感染病毒的几 率，对电子档案安全造成潜在的威胁。最后，随着时 间的推移计算机中会形成大量没用的文档信息，经常 出现误删或误用文档的问题。这需要定期维护检查软 硬件设施，及时升级软硬件，保证电子档案管理系统 正常运行。借助技术手段预防电子文档被非法访问或 篡改，常见的技术手段包括数字签名、防火墙设置、身份验证、病毒防护、读写权限设置等14]。
(四）构建高素质、专业能力强的档案管理队伍
信息化建设虽然大幅减轻了档案管理人员的工作 量，但依然需要人的操作。档案管理人员的专业素养、信息化水平均直接影响到单位电子档案管理质量的提 升。因而需重视电子档案管理，加强人才培
养。一方 面，围绕单位实际适当提高档案管理工作的入职条件，从高校、社会上筛选一些优秀的档案人才、技术人才，特别是复合型人才，以改善现有档案队伍的结构。另一方面，制定档案管理人员的教育培训方案，定期组 织业务培训，学习电子档案方面的专业知识，了解计 算机与常用软件的使用技巧，提高信息技术水平。另外，加强职业道德教育，强化法治意识与职业道德意识，使其能够自觉抵制违法违规行为。
综上所述，在新时期做好电子档案管理是各单位 曰常管理中的重要任务，对单位自身发展有着重要意 义。为此，要加强电子档案管理制度建设，并做好档 案资源的开发与利用，充分发挥电子档案应有的价值。
参考文献：
n]黄文燕.浅谈电子档案在企事业单位档案管理中的应用[J].云 南档案.2020(08): 58—61 .
[2]冯丽博.谈电子档案在企事业单位档案管理中的运用[J].统计与管理'2014(04): 123-124.
[3】刘奇.机关事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科学与财富，2020(08): 40—40.
[4]张平•谈电子档案在企事业单位档案管理中的运用[J].时代金 融，2018(04): 92—93.忘带身份证怎么坐高铁
2021.02/ 67

版权声明：本站内容均来自互联网，仅供演示用，请勿用于商业和其他非法用途。如果侵犯了您的权益请与我们联系QQ:729038198，我们将在24小时内删除。