高校会计档案电子化的探索与实践
高校会计档案电子化的探索与实践
文/北京航空航天大学财务处　刘运华
高校会计档案是记录和反映高校各类经济业务发生情况的重要证据，包括会计凭证、会计账簿和财务报告等资料，其保存和管理具有重要的意义。随着网络技术的发展，会计档案电子化、网络化成为一种趋势。
一、高校会计档案电子化的原因分析
一口咬定（一）会计档案电子化提高档案管理和利用的工作效率。纸质会计档案管理工作模式存在管理流程繁琐、工作效率低下等诸多问题。对于会计档案管理人员而言，他们常常奔波于办公室和档案存储库房之间，协助教师查档案，档案的上架、下架、二次整理是经常性的工作，这些简单重复的工作占用大量的时间。H高校安排每周二、四、五下午为会计档案查询时间，在一些重要的审计节点，会随时增加档案调阅时间。对于教师而言，他们需要事先预约会计档案查询，通过网查系统检索凭证等信息，在预约时间前往档案库房查阅：根据库房密集架标注的会计档案凭证账簿位置，教师先要到相应账簿，再翻阅账簿逐一查凭证并拍照（复印），每笔档案凭证的查询都要花费大量时间；部分教师因为查询信息不够完整、准确或者拍照不清晰，需要核实信息后再次前往查询。随着学校审计、检查等工作力度的加大，教师档案查询需求也在增加，高峰期还出现查询排队的情况。会计档案电子化后，教师通过互联网
随时随地高效快速检索查询，对已电子化的会计原始档案等下载打印，大大减少查阅纸质档案的工作量；档案管理人员可节约大量的时间成本，提高管理效率。mother的含义
（二）会计档案电子化改善档案保存的信息质量。会计档案采用打孔方式从左侧面进行装订，有些原始附件装订后出现信息不完整的情况，以银行回单为例，个别银行收款回单左边距太窄，装订后对方单位等重要信息缺失；档案的原始附件种类繁多，某些类型的纸张在保存一段时间后出现票据字迹不清晰的问题；同时由于各类经费审计、检查需要，教师需要在大量的凭证中查复印凭证，同一本凭证可能被不同的教师多次反复查询，导致票据损坏或脱落等问题，严重影响了会计档案的完整性。会计档案电子化后，在装订前进行采集，保证采集的档案信息清晰完整，电子档案保存时间可无限期延长，教师只需通过档案查询系统就可以多次反复查询电子档案。
（三）会计档案电子化节约会计档案存储空间。高校经费总量不断增加，财务报销总量快速增长，同时由于内控管理的需要，电子发票需要查验真伪并打印真伪结果作为会计档案附件，会计档案资料日益增加。2015年颁布的《会计档案管理办法》规定会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为10年和30年，会计档案要求的保管时间延长。此外，为方便教师查阅需要，纸质会计档案账簿根据时间按照编号顺序摆放在库房密集架上。所以，迅速增加的会计档案数量、延长会计档案保管时间的要求、会计档案存储办法等对于存储空间也提出巨大的挑战。会计档案电子化后，纸质档案在采集装订后不需要上架，直接装箱处理，可以很大程度上节约库房存储空间。
（四）会计档案电子化有利于对数据的深度挖掘。档案电子化后，档案数据管理平台通过图像识别技术提取往来单位、金额等重要数据，并与账务其他系统的数据进行共享分析，实现辅助检查、跟踪统计一些单位的往来等功能，达到辅助管理和预测决策的目的。
二、高校会计档案电子化的必要保障
（一）国家政策层面的支持有利于会计档案电子化的发展。2012年财政部、国家档案局陆续组织部分企业开展会计档案电子化管理试点工作，取得了一定的经验。2015年财政部、国家档案局联合出台《会计档案管理办法》，第一次正式提出了电子会计档案的概念，将电子会计档案纳入会计档案的范围，即通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案，对电子档案管理工作进行了具体的说明，规范了电子会计档案建立、保管、移交、销毁等整个流程。此办法肯定了电子会计档案的法律效力，推动电子凭证的在线传递和线上应用，鼓励单位探索档案电子化发展，提升财务治理水平。
（二）学校领导的顶层设计有助于会计档案电子化落地。学校领导的重视程度和整体规划直接影响会计档案电子化的实施。H高校领导高度重视会计档案电子化工作，建立工作小组，明确职责分工，对电子化相关工作展开讨论，确立了档案电子化指导思想和二级目标，围绕影响档案电子化的重要因素，从票据粘贴、岗位设置和制度建立、档案管理系统的数据共享和安全机制、档案电子化流程细化等四方面着手推进工作。三、高校会计档案电子化实践
（一）确立了师生查档“零跑路”的指导思想，制定了电子化二级目标。为加快推进双一流建设，H高校提出了“精管理、强服务”的管理要求，财务部门不断创新业务，建立线上线下统一服务机制，紧紧围绕师生需求出发，确立了师生查档“零跑路”的指导思想，坚持纸质档案和电子档案并存的基本原则，制定了会计档案电子化的二级目标：一是建立档案管理和查询系统，采集存储会计档案信息，通过凭证和附件的关联实现电子会计档案信息的网络共享和异地访问。二是建立大数据平台，通过图像识别技术提取往来单位、发票号码等重要信息，推进电子化数据对会计凭证生成审核工作的校验功能、辅助审计检查等作
【摘要】本文首先分析了高校会计档案电子化的原因：提高档案管理效率、改善档案保存的质量、节约档案存储空
间、有利于数据的深度挖掘等。然后从国家政策层面的支持和学校领导的顶层设计两方面介绍了会计档案电子化的必要
保障，在此基础上以H高校为例，分析了会计档案电子化的实践经验：确立了师生查档“零跑路”的指导思想，制定了电
小暑祝福语子化二级目标；规范票据粘贴标准，采用多种方式进行宣传；设置档案电子化岗位，采用电子化外包模式，建立档案管
理制度；开发电子档案管理系统，建立数据共享和安全机制；规范会计档案电子化流程。
【关键词】会计档案；电子化；票据
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jiazhao2020/12  工作指导  总第353期
用，并通过和账务、科研、资产等其他系统数据的互联共享，深度挖掘会计数据，以达到帮助领导辅助决策的作用。
感恩父母的诗
（二）规范票据粘贴标准，采用多种方式进行宣传。
越南历史档案电子化对于票据的粘贴有新的需求，票据粘贴方式改变了

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