西安市文物保护单位四有档案管理工作简述
经济管理
西安市文物保护单位四有档案管理工作简述
李　婕  八路军西安办事处纪念馆
摘要：文物保护单位四有档案是记述和反映文物事业管理和文物的保护、研究、利用等工作的历史记录，是我国文物保护与管理的基
础性工作。它直接记述以及反映了国家在重要文物活动中形成的最原始记录，具有重要的现实意义以及历史价值。目前，西安市的四有档
案管理工作采用传统纸质及借助计算机网络的电子档案管理系统双套归档方式，这既满足了新时期文物保护工作的需要，又提高了文物保
丁俊晖第三杆147护管理手段的科技含量。
关键词：四有档案；档案管理；档案管理系统
不出所料>有关保护环境的作文中图分类号：G26；TU9   文献识别码：A   文章编号：1001-828X(2017)021-0061-02
西安，是一座建立在千年古迹遗址上的城市。自公元前十一世纪，西周建都丰镐算起，西安已有3100年的城市发展史，十三个王朝在此建都，历时1100余年，悠久的历史使西安成为与开罗、雅典、罗马齐名的“四大历史古都”之一。因此，在推进现代化的过程中，保护好、记录好这些弥足珍贵的文化遗产，惠及人民众，造福子孙后代，是我们的重大历史责任。
文物保护单位四有档案是记述和反映文物事业管理和文物的保护、研究、利用等工作的历史记录。它直接记述以及反映了国家在重要文物活动中形成的最原始记录，具有重要的现实以及历史价值。文物是文博单位陈列研究的物质基础，所以对文物档案进行有效的、科学的管理具有重要的现实意义。
文物“四有档案”管理工作始于六十年代初，是我国不可移动文物保护与管理的基础性工作，极富中国特。1982年，随着《文物保护法》的颁布实施，文物保护单位“四有档案”建设作为各级政府的责任和任务第一次以法律的形式明确下来。具体内容是指《文物保护法》第十五条规定的“各级文物保护单位，分别由省、自治区、直辖市人民政府和市、县级人民政府划定必要的保护范围，作出标志说明，建立记录档案，并区别情况分别设置专门机构或者专人负责管理”。
从上世纪六十年代算起，我市文物工作者深入贯彻执行《文物保护法》等各项文物法律法规，秉持“保护为主、抢救第一、合理利用、加强管理”的文物保护工作方针，不断加强文物保护力度，优化文物保护工作思路。“十二五”以来西安市的文物保护工作取得了很大的发展，各级文物保护单位数量有了较
大幅度增长。根据第三次全国文物普查显示，目前西安地区登记在册的各类不可移动文物点3246处，全国重点文物保护单位52处，省级文物保护单位105处，市(县)级文物保护单位235处，其中世界遗产2处6个点，国家考古遗址公园3处。目前，我市已经建成各类博物馆123座，其中非国有博物馆数量增加至45座，基本上形成了以国有博物馆为主导，行业博物馆为骨干，民办博物馆为补充，各种所有制并举、门类新颖齐全的博物馆事业发展新格局。初步实现了西安“博物馆之城”建设的既定目标任务。文物保护单位数量的不断增多，从一个侧面反映了我市各级文物部门的工作成绩，同时也给各级文物保护部门提出了新的要求和挑战。特别是2014年6月22日，在多哈举行的第38届世界遗产大会上，中国、哈萨克斯坦、吉尔吉斯斯坦三国联合申报的“丝绸之路：长安—天山廊道路网”项目获得通过，丝绸之路被正式列入《世界遗产名录》，我市的汉长安城未央宫遗址、隋唐长安城大明宫遗址、大雁塔、小雁塔、兴教寺塔5处文物点被列入世界文化遗产，至此，我市的世界文化遗产的数量从一处增加为六处，尤其是汉长安城、大明宫这样的大型都城遗址能够列入世界文化遗产，这是我市长期坚持遗产保护与城市发展相结合所取得的成果展示，对于进一步提高我市的遗产保护利用水平，促进具有历史文化特的国际化大都市建设，具有十分重要的历史和现实意义。尽管申遗工作取得了成功，但荣耀只是世界文化遗产保护工作的开始，随之而来的是更大的责任和担当。
当前文物 “四有”档案的编制工作大多是以传统方式进行，这既不利于工作效率的提高，也不利于“四有”档案的保管、使用、完善和传播。随着信息化的大发展，文物保护领域中借助新技术、新方法，如
何更好的利用IT技术对各种档案进行有效的存储和智能检索成为迫切的需求，因此档案管理系统也应运而生。目前，我市的档案管理针对文物保护单位的特点，采用信息化和科技化手相结合的文物保护单位四有档案管理系统。同时进行传统四有档案归档方式，实行纸质和电子文件双套归档，这既满足了新时期文物保护工作的需求，弥补了传统工作方式的不足，又实现了文物保护单位的“四有”档案的信息化管理。流浪苏谭谭
该管理系统结合“四有”档案规范要求，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；通过构建完整的档案资源信息共享服务平台，着重解决文博单位的各种电子化文档和图像等资料的存储管理问题，以及对电子化文档的职能化检索，并且针对当前文博单位对纸质文档的管理，如借阅、档案室的监测等提供科学有效的管理。
一、数据库系统优势
开放性原则：使用MSSQL Server数据库，构建文博档案管理系统，使得系统便于在功能上扩充，便于系统升级和今后的扩展迁移；
先进性原则：采用先进的设计思想和技术及先进成熟的软硬件技术进行设计，保证系统具有较强的生命力，并适应于较低要求的软、硬件环境，无需再进行设备采购，降低成本；
实用性原则：通过提供功能应用来加强管理端的数据处理和系统管理能力，实现对文博档案的全面管理，对档案信息数据实现实时性、全面性的掌控；
安全性原则：通过身份验证、权限分配、日志跟踪等手段提供安全保证，同时管理员可以根据实际情况灵活配置角和授权。二、档案管理系统组成
系统包括档案数据库、档案查询、档案监测及系统管理共四大功能模块。
(一)档案数据库摸块根据《全国重点文物保护单位记录档案工作标准》开发数据库系统架构，分档案类别、卷内目录扩展属性维护、档案到期鉴定、档案销毁清册四个功能。档案类别分主卷、副卷、备考卷三大类；主卷分文字卷、图纸卷、照片卷、拓片及摹本卷、保护规划及保护工程方案卷、文物调查卷及考古发掘资料卷、文物保护工程及防治监测卷、文物展示卷、电子文件卷、续补
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企业内部控制建设和维护是全员参与其中，尤其是企业的主要领导，对内部控制建设起到关键作用。一是领导应加强针对企业内部控制的培训，充分认识到内部控制犹如一颗参天大树的树根，根基不牢，顶层设计也缺乏依据，企业运行就会遇到障碍。二是领导应重视企业内部控制的文化建设，向员工传达内部控制建设人人有责的理念。培育积极向上、和谐融洽的项目公司内部控制文化，为股东双方创造价值。
（二）界定部门岗位职责，细致梳理内部控制流程
项目公司首先应该严格按照企业内部控制要求，认真梳理综合事务和财务的业务流程，明晰综合事务和财务的职责权限，明确财务总监的推荐方式，体现省方主导的体制要求。其次将综合事务和财务的各个业务流程放在企业整个价值链中，细化增值活动和非增值活动，例如，接待审批属于企业的增值活动，必须按照国家有关接待审批的要求完善接待审批手续，在接待审批单中明确接待事由、接待人数、接待时间、地点、接待人员，这也是严控接待费用的有效手段。针对项目公司开立银行账户事项，开立不必要的银行账户属于企业的非增值活动，除了需要开立基本账户、贷款账户以及专户的事项以外，应严格控制开立银行账户的数量，有利于企业进行资金管理，降低支付风险，提高工作效率，解放劳动力。
（三）加强风险管控，提升企业精细化管理水平
诸葛亮在《便宜十六策·思虑》中提出“欲思其利，必虑其害；欲思其成，必虑其败”。企业内部控制流程再造必然要考虑其两面性。从企业发展要求来看，项目公司必须完善现代企业制度，提升精细化管理水平，加强管控力度与风险管理水平，降低资金压力与管理成本，逐步实施精细化管理，提高决策的效率与效果，实现向管理要效益。从内部管理来看，加强风险管控，通过政策建议推动企业发展方式向质量效益型转变，促进项目公司瘦身健体。
（四）运用制度流程导向，推动项目公司内部控制建设落地实施
2004年和2008年国有企业分别建立了风险管理体系和内部控制体系，当务之急就是切实有效执行建设的风险管理体系和内部控制体系并将其融入现有管理体系当中。从制度建设上看，内部控制评价通过对内部控制与风险管理体系进行测试，从流程管理完善的角度在重大议事决策规则的遵循以及重大风险隐患预防等方面提出改进建议。项目公司应针对内部控制评价中发现的内部控制缺陷，采取制度、流程导向的完善建议，推动内部控制建设落地实施，促进企业苦练内功，提质增效，真正做大、做强、做优。
泡鸡爪的做法参考文献：
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作者简介：张　玲，女，河南开封人，硕士研究生，中国注册会计师，中级会计师，证券从业资格证，河南省第六批会计领军后备人才。
卷等十种案卷；副卷分行政管理文件卷、法律文书卷、大事记卷、续补卷类，备考卷分参考资料、论文、图书、续补等四种案卷。卷内目录扩展属性维护包括扩展属性名称录入、扩展属性类型选择、是否显示、是否查询、序号填写功能；档案到期鉴定是将需要进行鉴定的档案，根据档案建立的时间进行签订，如果档案时间超过保存期限，则进行档案销毁选项，如果没有则进行鉴定情况录入，该功能拥有档案查阅功能；档案销毁清册是将需要销毁清册的档案进行单个或者批次进行删除销毁。
档案数据库架构根据国宝档案四有化标准分类进行开发，可以进行档案快速检索，拥有档案鉴定和档案清册功能，提高档案管理查阅便利，保障档案的有效价值性；该系统含括档案监测功能，将档案保存环境及日常保护工作纳入到四有档案数据库，达到档案整体数据库建设的完整性。
(二)档案查询是指对所有已存档的电子档案按照题名、档号、关键字、类别等进行全文搜索；对所有附件目录进行精确检索。
(三)档案监测模块指对档案室日常巡查进行监测管理，出现预警情况时通过消息推送通知监测管理员做以上报和解决，包括日常巡查、温湿度监测。日常巡查包括巡查记录表(新增)，历史巡查记录及巡查记录导出功能，巡查记录表包括巡查人员、巡查日期、巡查描述、巡查区域、温度、湿度、是否预
警内容；巡查人员根据该表进行巡查工作，巡查结束后再将数据录入系统进行保存；历史巡查记录查询可以通过巡查人员及巡查日期进行查询；巡查记录导出包括选择导出字段(巡查日期、巡查描述等选择项)，也可以选择导出本页及导出全部两个选项进行操作；温湿度监测是通过无线数据传输的模式与温湿度传感器设备进行互通，达到数据实时展示、分析和录入保存，包括实时数据、数据分析、监测预警功能；实时数据是温湿度传感器通过GPRS或者无线WiFi将实时数据发送到数据库服务器，服务器将接收到的数据按照约定编码格式进行数据解析，存入系统数据库，从而在系统页面可以直接查看到温湿度的实时数据；数据分析根据日、周、月不同的时间区间生成不同的曲线图表，可以直观了解到数据变化峰值。
(四)系统管理：该模块分为权限管理、角管理、用户管理、日志管理、组织机构管理、全宗管理、档号格式管理。根据角或用户进行权限的分配，如档案查阅权限、档案下载打印权限、档案搜索权限、消息通知权限等，通过对各个模块的设置和维护，构建系统运行的基础数据平台。
总之，文物保护单位四有档案管理工作是文物保护工作的关键环节，它不单单是一项业务工作，更承载的是一种历史责任。因此，今后我们更要一如既往地做好文物“四有”档案的续补工作，更好的保护和管理，发挥它的应有作用。
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