档案信息化在人事档案工作中的应用
Informationization Construction
信息化建设2016.12 /
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档案信息化在人事档案工作中的应用
■ 韩  平      皖南医学院
摘要：众所周知，在现代社会经济发展的过程中，人事档案已经成为了一种至关重要的战略资源，其不仅是个体成长历史的重要载体，对人才的科学开发与利用也具有巨大作用。毫无疑问，信息技术的高速发展直接导致了现代人类思维方式、空间概念等方面的巨变，这对社会经济的发展带来了重大影响。本文对我国人事档案管理现状进行了系统分析与探讨，并提出了相应的对策。
关键词：人事档案；信息化；重要性；应用
信息资源的管理是人事档案管理工作的主要任务，在信息技术高速发展的背景下，我国社会经济发生了深刻变革，而人事档案管理的内涵也随之产生了新的延伸。在新形势下，要想进一步提升人事档案管理工作的效率与质量，就必须坚持贯彻落实科学发展观，加大信息化建设力度，不断优化人事档案管理工作。只有这样，人事档案管理工作才能真正适应现代社会的发展需求。
一、人事档案信息化建设的重要性
首先，随着近年来社会信息化进程的逐步加快，信息资源已经逐渐成为了人类社会经济活动的重要战略资源。正是在这样的背景下，作为个体成长历史的主要载体，人事档案在人力资源管理中的作用也越来越明显。随着信息技术的高速发展以及人事档案管理的社会化、开放化转变，都为其信息化建设提供了必要条件，而这也是时代发展的必然趋势，是人事档案管理工作持续发展的迫切需求。梦幻西游画魂
其次，在信息化环境下，人事档案管理工作的开展是以计算机技术与网络技术为支撑的，这俨然改变了以纸质承载重要信息的传统管理模式。在信息化环境下，人事档案资源都将以电子文件的形式保存在计算机内，这不但能够为人事管理提供更加全面的信息，
同时也能够有效避免信息丢失。基于此，对于人事档案信息安全性以及利用率的提高而言，信息化的建设势必具有重要意义。
再其次，人事档案管理过程中始终都会涉及大量新信息，网络不仅可以加快更新的速度，同时也可以实现档案信息的实时更新、资源共享，在有效降低工作人员劳动量的同时，进一步提升了工作效率与质量。除此之外，关于各员工的最新考核信息都将存在于信息数据库中，这无疑将为人才选拔提供一定帮助。
最后，在信息化管理环境下，档案信息的查询、修改以及更新等都将在计算机上进行，这无疑将有效避免原始档案的损坏，确保原始档案的完整性、权威性。由于每个人都拥有人事档案的知情权，因此档案信息的建立必须在尊重员工的基础上完成，只有在员工知情、认可的前提下，档案信息的价值才能得以体现。除此之外，信息化建设可以让员工通过网络来了解属于自己的档案，并对员工的各种疑问给出解答，这种人性化服务有利于矛盾的消除。因此，信息化建设是提升人事档案管理水平，创造和谐劳动关系的有效手段[1]。
二、我国人事档案管理现状
随着近年来信息技术的迅猛发展，虽然很多企业、单位在人力、财力以及物力等方面做出了巨大投入，人事档案的信息化建设也初见成效，但实际的管理工作仍然存在诸多问题亟待解决，具体而言：
沧桑的网名首先，管理模式老化、软硬件配套滞后。一是在管理模式上，始终没有完全摆脱纸质档案这种繁琐的手工劳动，工作效率低下。这种传统的服务方式根本无法满足提供数据准确、快捷等多方面的要求。而这种老化的管理模式也将在很大程度上限制人事档案管理工作的进一步发展，最终导致很难形成综合性的信
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30息材料；二是在软硬件配套设施方面。毫无疑问，软硬件基础设施是人事档案信息化建设的基础与前提。但就目前的实际情况来看，在人事档案信息化建设中明显存在软硬件配套设施滞后的问题，陈旧的信息系统与操作平台都无法满足现代化办公要求，与现代人力资源发展不相适应。
营养师资格证其次，信息数据库建设落后，缺乏对信息安全的重视。一是在数据库建设方面，长期存在数据不完整、核实不严格的问题，直接影响了录入数据的真实性。与此同时，对于已经更新的数据，也没有及时进行修改与补充，导致档案数据无法反映现实情况。二是在信息安全建设方面，由于档案安全意识与保密意识的缺乏，忽视对档案网页内容的审查与管理。加之缺乏计算机网络安全意识与安全知识，导致长期存在操作不规范、数据备份不及时等问题，这些问题的存在就成为信息系统安全的最大隐患。除此之外，黑客的攻击、病毒的入侵等都将对档案信息的安全带来威胁[2]。
三、完善人事档案信息化管理的具体对策（一）加大对人事档案管理信息化软件的研发力度
信息化操作平台，是信息化建设的根本前提。因此，档案管理人员及科技人员就必须加大对档案管理信息化软件的研发，进一步加快各种信息化操作系统的更新与升级。还应该建立起一套具有较强完整性的数据管理系统，充分考虑人事档案管理工作的实际需求，以各种信息化功能来有效提升管理工作的效率与质量，如传输功能、维护功能、交换功能、格式管理功能、代码管理功能等[3]。与此同时，
由于信息数据库集合了相关人事档案的所有数据，而这些数据在实际的人事档案管理过程中通常都需要重复使用，所以信息数据库的建设无疑就成为了人事档案管理信息化建设工作的核心内容。只有建立起了良好的信息数据库，才能从根本上提升数据的利用率，实现信息资源的共享，让档案资源的价值得到最大化体现。
（二）加强人事档案信息动态化管理，提升使用价值
针对具有价值的人事档案资源来说，应该不断完善与充实，将个人个性特征、信用记录、专业能力等信息资料添加进去，让人事档案不再是传统管理模式下千人一面的样貌。同时，还应该不断加快信息更新速度，始终要与实际的人员流转速度相协调，可以建立起一套专门针对流动人员的新型业绩档案，对流动人员的工作业绩、工作变动等信息进行及时跟踪。为向所有存档人员提供更加及时周到、方便快捷的服务，还应该建立起科学的档案数据系统，这不但让固定与动态信息的完整性得到了充分保证，还实现了信息更新的及时性、准确性，最终有效提升人事档案管理工作的实效性。在信息化建设过程中，还应该对人事档案信息进行动态化管理与维护，以现代化手段来建立针对人才业绩的跟踪系统，以此来不断提升档案的使用价值。比如，可以尝试以IC 卡的形式来进行人事档案管理，个人的基本资料都存储于IC 卡之中，每个存档人员都持有一个独有的IC 卡，但只有相关人事部门才拥有修改数据库的权限。在这样的情况下，要想查询个人资料，只需要将IC 卡的信息（如卡号）输入在指定网站中（如人力资源管理网站等）即可查询个人过去的所有记录。
总之，在社会经济水平不断提高的今天，社会对人才的标准要求越来越高。在这样的局势下，人事档案管理的作用也就日益凸显。因此，为了进一步提升人事档案管理工作的实效性，我们理应充分利用现代科技及先进信息技术来不断加强人事档案管理工作的信息化建设，使人事档案资源的价值得到最大化体现。
参考文献：
[1]袁新华.人事档案信息化管理系统的应用[J ].洛阳师范学院学
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补水保湿乳液排行榜报，2013（12）：163-164.
[2]李晓玲.对人事档案管理的信息化网络化的相关思考[J ].办公室业务，2013（16）：101-103.
[3]王续萍.加强企业人事档案信息化管理的几点思考[J].学理论，2012（24）：67-68.
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