51第1卷 第19期
产业科技创新 2019，1（19）：51~52Industrial Technology Innovation
flash动画设计探析信息技术在档案管理中的运用
孙 丽
（梅河口市人力资源和社会保障局，吉林 梅河口 135000）
摘要：当前我国的社会发展进程正在不断加快，发展的目标也逐渐向信息化和现代化靠拢。在信息技术的支持下，
各行各业都迎来了新挑战和新机遇，但与此同时，信息技术也为企业、学校带来了新的问题。文章以传统档案管理
模式的弊端以及信息技术管理的优势为基本探究点，讨论如何将信息技术应用在档案管理当中，为日后的管理工作
提供借鉴与思考。
关键词：信息技术；档案管理；运用策略
中图分类号：TP30；G270.7 文献标志码：A 文章编号：2096-6164（2019）19-0051-02
我国的信息技术发展日新月异，这就要求档案的管理人员能够不断的对信息技术进行更新，并且要将信息技术运用到档案的管理过程当中。信息技术在档案管理中进行充分的应用不仅能够使档案管理更加方便快捷，更能够促进当前档案管理的现代化。但是在进行信息技术的运用过程当中也出现了新的问题，因此需要对信息技术在档案管理当中的应用进行深刻的探讨。
1 传统档案管理存在的缺陷
企业、国家的各个部门以及学校都对档案管理的工作十分重视，但是传统的档案管理方式已经不符合当前的时代发展，逐渐的显现出其自身的不足。传统的档案管理方式导致工作的效率较低，而且过于浪费人力和物力，这也就需要针对传统档案管理方式中存在的不足进行分析，了解其成因，并有针对性的进行信息技术的应用。
1.1 信息收集速率较低神十四航天员名单合影公布
在进行档案管理的工作过程中，首先需要对档案的数据和资料进行全面的收集，由于传统档案是以纸质的文件为主要的保存方式，在进行收集的过程当中也需要查封档案袋，并且要按照相关的规定来进
行收集的活动，这一过程所耗费的人力资源较大，工作的过程也十分复杂，导致收集时所浪费的时间较多。伴随着当前社会的不断向前发展，在我国各个企业与学校当中，面对着如此庞大的信息数据难免会在收集的过程中出现问题，也降低了整体档案管理的工作效率，增加了档案管理的资源成本[1]。
1.2 信息保存不稳定
传统的档案管理模式在保存信息和数据的问题上存在着十分明显的弊端，一些档案的管理部门为了方便档案进行保护和储存，一般会设立一个档案室，在相对狭小的房间内存放大量的文件，这导致档案的保存过程存在着一定的安全隐患，容易发生火灾等突发的严重事件，这也就很难对档案进行有效的保护。若保存的档案出现损失的状况，就需要档案的管理者重新开始对数据进行收集和整理以及最终的分类和保存，这大大浪费了人力的劳动资源。
1.3 信息查询过于繁琐
传统的档案管理模式在进行搜集、分类整理和归纳的过程当中，或者在查阅相关资料的过程中，会出现不可规避的重要问题。尽管在档案收集后已经进行了数据的分类，但是由于档案的数量较为庞大，如果想对档案进行详细的查询，就需要档案的管理者细致的进行寻，这导致管理人员工作的时间较多，工作内容繁重，延长工作时间的同时也降低工作的效率[2]。2 信息技术应用在档案管理中的优势
伴随着当前我国科技的快速发展，信息技术已经逐渐的渗透在人们的日常生活中。档案管理的工作也由原本的纸质档案管理逐步转变为信息档案管理，这说明我国社会不断进步过程中需要档案管理工作能够符合我国当前的发展状态。以下是几点信息技术在档案管理中运用的优势：
2.1 方便信息的查询
计算机平台作为档案管理工作开展的基础，可以使得相关的管理人员能够随时随地的利用计算机来进行数据的统计、查以及检索需要的资料等，打破了空间和时间的限制，能够有效节省管理人员的工作时间，也能够简化繁琐的搜索程序，避免纸质档案所带来的困扰。而且与纸质档案相比，信息技术运用后，档案管理的数据与内容也不会再占较多的空间，工作人员所需要管理的资源也会相对减少，使得整体的档
作者简介：孙丽（1985- ），女，吉林梅河口人，本科，馆员，主要从事档案管理方面研究。
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案检索程序更为高效、便捷。
2.2 提高信息收集效率
病是什么财政局办公室工作总结在将信息技术运用到档案管理的过程当中，使得原本的纸质档案转化为了电子信息化的档案模式，以此来节省纸张的资源，能够维护环境。除此以外，在档案收集后进行传输的过程中，运用信息化的技术也能够提高工作的效率。相对于传统的纸质档案管理而言，信息化的档案管理能够更方便储存，尤其是在进行资源收集的过程中，只需要相关人员发送或者运用社交软件传输文件等，就可以进行数据的传输，也就是说，这种档案的收集方式更为方便，简化了收集过程中的复杂程序，总体上提高了管理人员的工作效率。
2.3 有利于信息的保存
信息技术应用后，档案的保存是以电子文档的形式存储在计算机当中。也就说明，在对档案进行收集后，可以按照相应的类别来进行档案的分类管理和档案的归纳。在进行分类和归纳后，可以将数据保存在电子计算机当中，与此同时，也只需要建立一定的信息化档案数据库就能够对档案的资源进行完善安全的保存，也不会出现档案丢失的现状。若存在档案丢失的问题，也可以及时的将数据进行恢复，确保档案再保存和传输的过程中具有相对安全性。
3 信息技术应用在档案管理中的策略
在我国社会的不断发展进程中，无论是企业还是学校都产生了大量的数据信息，这也就使得档案的存储和收集成为了重点问题。我国的数据信息技术不断发展，也使得越来越多的企业和学校认识的信息
技术的重要性和先进性，并且能够将其充分的运用在档案管理的过程当中，使得档案管理的保存和整体的分类能够更为便捷，也提高了工作的效率。
3.1 建设信息共享平台
档案的管理和资源的收集，从本质上而言就是对相关的数据信息进行集合。这就决定了档案的资源具有共享的作用。在社会上，各个企业、单位、学校的性质不同，这也就说明其承担的社会职能存在本质不同，但是在具体的工作当中，企业之间也具有一定的相似性，这种相似性会使得企业在进行相应工作上需要进行频繁的联系，协调工作的内容和进度，例如在我国的社会企业中，卫生和医院、社区等部门都会有直接的关联。这就需要档案管理能够建设信息化的共享平台，确保资源能够有效的运用，相关的企业也能够利用共享的平台来建设自身和实现全面发展。3.2 数字化信息的建设
在档案管理的过程中建设数字档案是能够实现资源利用规模化的一种重要途径。首先，数字档案能够将原本的纸质档案转变为电子信息的档案，也就能够实现档案的系统化管理，减少管理工作人员承担的工作内容和工作压力，并且能够实现相关企业单位对档案进行一体化的资源利用。其次，数字档案也能够与其他的信息技术进行关联，比如可以开发的来建设管理的平台，或者建立单位统一的网站，以此来扩展档案管理工作能够服务的范围，提高档案整体的管理水平，实现档案的信息化发展。
3.3 转变档案管理的观念
传统的档案管理工作大多数都采用的是纸质的档案，运用纸质档案进行收集与管理的过程中，导致工作效率较低，而且信息的准确性也不高。这就要求在档案管理的工作中，必须要转变自身的观念。将纸质的管理模式逐步转变为计算机的管理模式。在基层的档案管理工作单位中，要运用新的信息技术，按照国家要求的统一标准来建立完整的档案数据库，并且要运用国家、省、市分级的方式来建设相关的数据库。在建设的过程当中，要考虑到档案的分类等重点问题，而且还要设定统一的标准，按照档案部门所属的专业来进行细致的划分，使得所有的档案数据都能够更加方便快捷的进行传输，也能够与国家的档案中心进行资源共享。
3.4 档案信息的预测
在信息技术运用的过程当中也需要对档案自身的信息进行定量或者定性的分析，进行档案信息的预测，以此来提高整体的工作效率和工作质量。档案信息预测可以采用多种方式，例如客观计量预测方法等。档案信息预测法之间也存在着不同，各有优势，也有其所运用的必要条件。在档案管理的过程当中需要根据档案管理的实际状况来选择合适的预测法，以此来提高最终预测的准确程度。
4 结语
综上所述，档案管理的工作可以反映出企业单位整体的管理水平，也是展示企业风貌的最外层窗口。运用信息技术来进行档案管理是能够实现档案管理价值最大化体现的一种有效途径。伴随着我国科学技术的不断发展，档案管理在实际工作中运用信息技术需要不断进行探索、研究和实践，确保管理的观念能够不断创新，也能够改善管理的主要环境，更能够增加管理的有效措施，使得档案的管理更为科学和规范，也能够让档案管理为我国的各行各业发展做出贡献。
参考文献：
[1] 杨茜雅. 浅谈如何提高新时代档案管理能力[N]. 云南经
济日报，2020-09-23（B3）.晚安的朋友圈说说
[2] 张莉. 试析计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].
计算机产品与流通，2019，37（11）：16.网上商城哪个好
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