浅谈档案信息资源的开发和利用
机电兵船档案2021.3
ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ
档案信息资源开发与利用
[摘要]随着社会发展步入全新阶段，“四个全面”战略格局为档案工作提出了全新的标准，档案工作开始变成政府管理以及公共服务必备的基础。基于当前的形势以及档案工作的重心，档案机构需要了解目前促进档案信息资源科学利用的价值与作用，寻阻碍档案信息资源开发利用存在的问题，并且通过树立改革创新的理念，自觉寻新形势下档案信息资源开发利用的全新方式与渠道，进而为经济社会建设和发展提供专业的档案服务。本文主要针对档案管理工作中档案信息资源开发利用存在的问题进行探讨，提出档案信息资源开发利用的实现目标以及规划和措施。
◎刘芳
浅谈档案信息资源的开发和利用
当前信息化时代要求企业档案部门持续推进档案信息资源的高效利用，进一步推进和深化改革，为企业和社会公众提供高质量的档案信息资源。
一、档案信息资源开发利用的含义
(一)档案信息资源的含义信息资源是通过人类选择、组织、序化的实用信息的汇总。信息资源属于重要的信息类型，是与信息行业和现实需求密切关联的内容。信息资源是可以被利用的文献资料，也是目前生产力以及研究能力下人类研发和组织的信息内容。信息资源是借助人类参与而得到的信息内容，人类自觉在信息资源的形成阶段发挥深远的影响，尤其是人类步入信息社会，科技发展、经济崛起都需要依靠信息，信息资源的充足程度与开发利用程度成为
评估一个国家或地区文明程度的标准，也是验证社会经济、文化、科学乃至整体国力的主要标准。因此，关注和强化档案信息资源的发展已成为各界人士的共识。
(二)档案信息资源的开发利用
档案信息资源的开发利用是指在档案工作中利用当代信息技术采集、加工、传播以及应用信息资源，提高档案工作水平。档案信息资源的科学利用包含开发和应用两方面内容。档案信息资源开发的主要工作是产生实用信息，利用信息生成保证信息供应；实现档案信息资源的利用才能展现出信息的意义，保证信息可以在不同活动中彰显出实用价值。换言之，档案信息资源的开发成为重要的基础，档案信息资源的利用是核心目标，双方互
为因果，互相成就。
二、档案信息资源开发利用的实现目标
21世纪随着信息社会和知识型社会的迅速发展，在档案信息化涉及经济建设的不同领域，不管是技术方式，还是信息资源的高效采集与普及利用，都必将以信息资源的整合、集成、共享、利用为出发点和落脚点。国家“十三五”规划中档案信息资源开发利用工作的主要目标和任务是将发展当做首要目标，将加快档案事业建设做为首要任务，任何事情都是为了发展，同时还要注重加强各方合作。随着信息技术的广泛应用，大量电子文档和CAD 电子文件的产生给传统的档案管理模式带来了强烈的冲击。
为适应档案管理的发展趋势，中国兵器工业集团公司以
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信息化发展为契机，持续推进档案信息化进程，增强存储数字化、管理自动化、应用网络化，开展数字化转化工作，提升档案工作整体效率和档案资源利用效率，为集团公司提供丰富实用的信息资源服务。
根据中国兵器工业集团关于企业深化改革和“优化结构、技术研发、增强管理”的发展重点，创建成熟且贴近兵器工业现代化公司制度的子集团和直管组织控制的档案管理方式与业务指导体制机制，引导
和加快企业档案资源建设。为紧跟时代发展趋势和贯彻集团公司部署，满足当前企业和社会发展需要，企业档案部门要从实际出发，通过实体整合、信息整合等不同形式，大力推进档案信息的资源整合。
三、档案信息资源开发利用的规划和措施
规则是发展的基础。成熟的档案管理规章制度是档案工作的重要保障。应采取高效且合理的方式，在有限的时间内解决积存零散档案的整理问题，妥善处理已整理完成的档案的质量问题，保证全部档案编目清晰、家底明确、完整齐全有序，便于查。
对于档案信息资源类型不同、管理模式老旧、利用率低等问题，当前的工作重点是改善馆藏结构，提升档案管理人员的职业素养等，只有如此才能逐步改变现状，真正促进档案信息资源的高效利用。
(一)着力提升档案工作者
的素质
实施档案信息数字化对档
案工作者提出了更高的要求，
不仅要求档案工作者提高自身
的专业素养，还要了解和掌握
信息化、网络知识和技术。档
案信息化水平的提高，也促使
档案工作者必须紧跟时代潮
流，优化、改善现有的知识结
构，更新管理观念，以满足档
案信息资源开发利用的需求。
企业要持续提升档案管理
人员的专业素质和业务水平，
必须注重加强档案管理人员的
岗位培训和职业教育，制定科
学高效的档案管理人员教育培
训方案。可以通过诸如参加上
级档案管理部门组织的各类陪
训，组织档案管理人员与外单
位进行交流、学习等方式，持
续提升档案管理人员的专业知
识和业务水平；还要创造有利
于人才发展的宏观环境，激励
人才从事有难度的工作，促进
人才干成事业，创造人尽其才
的发展格局。
1.改变档案管理人员的管
理理念
档案管理人员在信息化社
会发展过程中，要不断更新观
念和理论知识，学习和掌握档
案信息化相关知识和信息。档
案管理人员不能固守旧的档案
管理模式，只习惯于提供实体
档案服务以及保障档案的物质
安全，要注重提高档案管理工
作效率，为利用者提供规范准
确便捷的档案服务。在档案管
理工作中，档案管理人员要把
档案信息加工和优化馆藏档案
作为重点，努力推进档案数字
化建设，进而满足企业各项工
作的现实需要。要将档案利用
率作为评价个人工作成绩的核
心标准。此外档案管理人员还
要有意识地开展工作，促进和
背景图怎么设置加强与有关机构和组织的合
作，以此促进企业档案信息化
水平的提高，比如推动档案机
构、电子文件形成单位以及计
算机与信息管理部门的合作。
2.改善档案管理人员的整
体结构与个体知识结构
传统纸质档案管理人员大
多不熟悉信息化和互联网相关
知识和技术，鉴于此，档案管
理部门要有计划地引进掌握高
新科技的人员，利用信息化、
互联网和计算机技术以及档案
后台管理方案，加快档案数字
化进程，提高档案信息资源网
络化水平。另外，还要提升档
案管理工作的开放性和高效性
理念，尽快摒弃落后的观念。
要强化对档案管理人员专业素
质和信息化素质的培养，使档
案管理人员尽快掌握相关的信
息化知识和技术，打造一支专
业化的档案管理人才团队。
(二)优化馆藏结构，提高
馆藏利用效率
1.丰富和充实馆藏内容
充实和丰富馆藏档案是高
效利用档案信息资源的重要基
础。类别不同、内容丰富的馆
藏档案是开发利用档案信息资
源的重要基础，也是改善馆藏
结构的条件。在不断充实和丰
富馆藏档案的过程中，档案管
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理人员要关注档案信息资源的关联性、完整性。在档案征集内容上要改变传统管理模式下只关注党政机关等文书档案材料的现状，要将档案征集范围扩大到不同的领域，征集的档案要涉及地区经济发展现状、科学技术研究等档案文献材料，还要包括具备地方特点的历史文化档案。
2.加快馆藏档案信息资源的数字化
传统馆藏档案的主体通常包括纸质材料、照片、录音录像等，利用方式主要是借阅、咨询和编辑出版档案编研资料等。纸质档案资料内容虽然丰富，但是在没有完成档案数字化之前，不能实现档案信息资源的高效利用。因此加快馆藏档案信息资源的数字化建设，可以有效地解决传统档案利用效率低的现实问题，从而提高档案信息资源的利用效率。
3.推进馆藏档案的网络化发展
馆藏档案网络化是指将经过数字化的档案信息资源利用互联网实现共享，促使利用者借助网络渠道，完成档案信息资源的有效利用。因此网络化是借助互联网的便捷性、高效性以及连贯性，打破传统档案管理阻碍的一种有效举措。档案网络化涉及不同的方面，第一，针对档案信息资料进行基础性的查
询和编辑，创建数据库，保持档案目录系统的完整性。在系统和数据库建设过程中，需要全面思考各方面的现实需求，提高数据库的经济效
益，解决存在的技术问题，重
点是集中不同类型的资源，创
建资源类型不同、功能齐备的
数据库，如文件目录数据库、
全文数据库等。另外，还要充
分彰显档案部门优势，创建独
特的数据库类型，如图片、专
利以及科技成果数据库等。第
二，对馆藏档案进行分类和有
序化，即开展档案编研工作。
档案编研工作对馆藏档案进行
重点分析和鉴别，将企业相关
部门的需求作为目标，利用对
档案信息资料进行编辑加工，
初三的学习计划
形成一定专题的编研材料，为
企业和社会公众提供高效准确
便捷的服务。
加强档案编研工作既可以
充分开发档案信息资源，又能
够保护原始档案；既能从空间
上扩大档案信息的传播范围，
也可以从时间上延长传播周
期，从而增强档案的实用性，
满足企业和社会的需求。
(三)大力开展档案宣传工
作
对于重要的档案信息资
源，需要进行广泛深入的宣传
推广。要持续改善、深化档案
机构的信息披露机制，增强档
每年交7000社保15年领多少钱
案部门的开放性，为档案信息
资源的开发利用创造和谐的环
境。要设计出有特、有创新
意识、实效性强，能够满足时
大理游玩
代发展要求和贴合公众需求的
档案宣传推广活动。
在当今新时代背景下，档
案管理部门所处的外部环境出
现较大的改变，由此承担的工
作内容也相应发生变化，信息
化的发展为档案管理工作带来
机遇也带来风险。档案工作者
要紧跟时代发展的步伐，积极
推进档案信息化水平的提高，
为档案事业的发展增添更大的
活力。
档案信息资源开发利用是
经济建设和社会发展的重要
内容，也是提升档案管理水平
的重要方式与核心举措。要利
用先进的技术和方法提高档案
管理工作的效率。在当今科技
高速发展的时代，我们需要不
断充实和丰富档案信息资源，
提升档案管理工作水平和档案
利用效率，促进企业提高行业
竞争力，同时为社会公众提供
高效的档案信息资源服务。
参考文献：
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26-27
作者简介：刘芳，大学本科，馆员，任职
于西安应用光学研究所信息管理技术
研究室，从事档案管理工作，研究方向：
唇部护理档案信息资源开发利用。
(责任编辑郭忠)
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