浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性
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浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性
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摘㊀要：企业的员工的资料㊁商业合作历程都离不开合同档案的构建，同时这些重要的合同档案数据是作为企业指导其进行督促并作出科学评估的有效根据㊂基于此，文章明确企业经营管理中合同档案工作的重要性的基础上，对企业合同档案管理的规范创新与信息化建设进行了研究，希望以此可以提高合同档案管理的有效性，促进信息化合同档案管理的发展㊂关键词：企业；合同档案管理；信息化建设
一㊁引言
企业员工的资料都存在企业的合同档案当中，其不仅是
他们进行工作的重要资料，也反映了企业的各时期的政策改革以及发展历程㊂因此，企业应在合同档案管理的规范上进
行创新，以此不仅可以提高发展管理的有效性，还可以提高企业的发展水平，进而使企业的合同档案管理工作更加完善㊂
二㊁企业合同档案的重要作用
飞镖的折法企业合同档案主要包含两方面作用：第一，企业合同档案承载着企业的历史，上面详细地记录着从最开始时员工专业能力㊁考勤㊁绩效等信息㊂同时合同档案信息的数据是对企业发展历程具有真实性和可靠性的记录，并对企业未来发展发挥着关键作用㊂第二，企业合同档案集中记录了企业整体的发展成果，其不仅可以为企业未来发展提供有力的证据，还可以促进企业更好的发展㊂
现阶段，普遍的部分企业中部门涉及面较广，企业的员工的管理工作较为杂乱㊂首先，由于归档管理员人数较少，或者归档管理员工作意识薄弱，导致企业的合同档案出现放错位置，归还的合同档案随意乱放的现象㊂其次，由于归档管理人员未经过专业的培训，缺乏经验，导致其对合同档案的整理㊁归纳㊁整理等工作业务不熟练，没有足够重视合同档案整理的工作㊂另外，由于归档管理人员涉及的业务较多，导致其没有足够的时间和精力投入到合同档案管理工作中，致使合同档案的信息数据存在不准确和没有及时归档的现象发生㊂女人面相看婚姻
企业对合同档案管理工作并没有足够的重视度，造成企业并未设立专职的归档管理岗位，负责合同档案管理工作的大多是企业的兼职人员以及临时负责的人员㊂因此，大部分的合同档案管理人员并没有足够的经验，只是按照传统的方法进行合同档案信息收集㊁合同档案装订以及合同档案整理等工作㊂另外，企业并没有配备单独的计算机进行合同档案信息管理，仍然使用占地空间大且不便于查询的合
同档案存放柜㊂所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为，是企业经营活动过程不可避免的行为，因此，合同管理对企业的成败非常重要，是防范企业法律风险的基础性工作㊂合同纠纷是企业在经营过程存在法律风险的重要表现，法律风险是指企业所承担的发生潜在经济损失或其他损害的风险，防止出现合同纠纷，防范企业法律风险，就要建立科学的合同管理制度，由此可知企业经营管理中合同档案工作的重要性不容忽视㊂
三㊁企业经营管理中合同档案工作的重要性发挥方式（一）构建完善的合同档案管理系统
企业应响应国家号召并结合本校的基本情况构建完善的合同档案管理系统，并将合同档案管理的运行制度㊁合同档案管理的详细责任进行完善的建立，便于从事合同档案管理人员或教师可以按照章程工作且按照制度完成合同档案管理㊂另外企业应构建全面系统化的‘合同档案管理工作制度“‘合同档案利用条例“‘归档管理人员责任明细“等相关规定，进而完善合同档案管理的各方面工作，为企业合同档案管理工作奠定良好的基础㊂
（二）明确分工合同档案管理工作
企业应对本校的每个部门在合同档案管理工作中对合同档案信息的整理㊁对合同档案数据的汇总以及其他归档业务进行具有针对性和可实施性的分工处理，进而形成一套合理的合同档案管理系统，并将合同档案的作用进行积极发挥㊂
（三）提高合同档案管理专员的素质
企业应从两方面着手提高合同档案管理专员的素质㊂一方面，企业应挑选一些责任心强且可以吃苦耐劳的教师会人员进行专职的合同档案管理工作㊂另一方面，企业应建设合同档案管理专员的团队，并为其设立专门的培训，以此不仅可以全面提升合同档案管理专员的专业素质，加强对合同档案管理业务的熟练度，进而提高合同档案管理工作的效率㊂
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春天的花的种类（四）配置先进的合同档案管理设施
首先，企业必须加强合同档案管理的工作，引进专业先进的硬件设施，以此提高企业的合同档案管理整体水平，并将企业建设的总规划中添加合同档案管理设施项目㊂另外，还要为其配置充足的用于归档整理的区域，并根据企业的基本情况配置除湿机㊁空调㊁防火㊁防盗等必备设施㊂同时，便于合同档案管理专员工作还要为其配备打印机㊁扫描仪㊁摄影机等专业的现代办公设施，进而提升合同档案管理的整体效率㊂在进行正式的纸质文件全文信息搜索时，就需收集草稿性文件㊂其次，针对具有辅助功能和正式性信息文件，需要进行及时的收集，并将他们与其相对应的纸质信息文件构建起标记关系㊂最后，在收集电子信息文件时，为避免其中的数据丢失，需要将其备份并打印成纸质信息文件㊂（五）针对电子文件进行归档管理
企业在合同档案管理工作中应明确电子信息文件的归档特性，并将其进行归档管理时确保信息数据不
会丢失，可以进行永久的储存㊂另外，如果对储存载体传送的电子信息文件进行归档管理时，必须要涉及一些辅助及认证性工作，将电子信息文件进行多重备份，一种是纸质形式备份，另一种为刻录光盘备份，并将其放在不同的合同档案馆进行管理㊂同时，为便于合同档案管理专员工作，可以将两份备份交给专门的合同档案馆和相关的管理部门进行分别保管，以此确保电子信息合同档案的真实性㊂除此之外，将电子信息文件进行归档管理时，要特别注意对电子信息数据运行的设施以及具体操作环境和平台的注意事项㊂
四㊁结论
综上所述，现阶段在企业的合同档案管理上仍然存在很多问题，良好的档案管理工作的全面开展是企业实现稳定发展的基础，因此，企业经营管理中合同档案工作的重要性不容忽视㊂
参考文献：
［１］姜家松．分析企业合同档案管理的规范创新与信息化建
设［Ｊ］．传媒论坛，２０１９（１７）．
［２］陈洪亮．企业合同档案工作的规范化㊁标准化管理策略思考［Ｊ］．办公室业务，２０１７（１３）．
作者简介：
余洁玮，淮安市市政设施养护中心㊂
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