房屋鉴定检测档案管理和档案信息研究
16
2021年 第17期
兰台内外
科学管理实践创新
随着人们现代生活质量的提高，对房屋质量的要求标准也越来越高了。我国房屋鉴定检测机构在市场和政策的推动下发展迅猛，激烈的市场竞争对鉴定检测机构的管理经营提出了更高要求，房屋鉴定检测档案越发重要，也促使档案管理工作日益得到重视。然而，迅速发展的鉴定检测行业绝大多数是民营企业，这些企业在追求利益的同时往往忽视档案管理工作，档案管理形同虚设。
一、房屋鉴定检测机构档案管理现状
鉴定检测行业档案管理工作缺乏主管部门的指引和监管，没有成型的档案标准和管理模式，档案管理滞后，档案工作常常被边缘化。
1.档案基础工作薄弱
房屋鉴定检测机构未配备专职档案人员，档案多由办公室代为保管，缺乏基本的知识、技能和专业档案管理素养，档案管理仅限于接收、保管和借阅，档案工作较被动。
档案室基础设施配置差，库房设备未能及时更新，柜体老化，档案室面积小，无法实现有效的防火、防水、防虫，档案存储环境堪忧。
档案工作方式还是传统的手工操作、手工检索，不仅费时费力，还容易出错。
2.人员档案意识差
公司人员往往“重技术，轻档案管理”，归档意识差，技术人员常将报告发放作为项目结束而不是报告档案的归档。
档案管理人员没有深刻理解档案管理背后的内涵和意义，对自身要求偏低，管理档案全凭个人想法，随意性较大。
3.未形成有效的档案管理运行机制
房屋鉴定检测机构档案管理工作未能参与到公司各
业务流程中，档案工作长期处在末端环节，档案工作不能提供有效服务。
未制订档案工作指导性文件，档案管理流程和方法未能形成文字固化下来，档案管理标准化、规范化程 度低。
4.档案信息化程度低
随着大数据时代到来，鉴定检测档案的载体种类日益增多，出现了大量的电子文档、照片、声像等形式。而当前档案管理模式只是纸质载体的存储、查询和利用，且无科学的管理方法，无法对档案信息作为一个数据集合体进行管理和统计，信息提取困难，信息利用效率低下，还存在档案安全性和完整性问题。档案管理工作严重滞后于鉴定检测机构业务发展。
二、档案管理和档案信息研究的必要性
鉴定检测机构是为既有建筑和新建工程的质量而进行的鉴定、检验检测、试验、工程测量监测等活动，具有业务范围广、项目类型多、部分种类周期长、政府监管严等特点。房屋鉴定检测档案的核心是报告档案，报告是整个项目工作的结晶，是客户意向、合同制订、项目实施、报告审核、成果提交、归档的一系列过程的总结。报告档案不仅真实反映了项目的整个过程，而且还涵盖了大量有价值的信息资料。以一份房屋鉴定档案为例，涵盖了项目委托信息、项目信息（项目名称、所在地、项目类型、项目领域、建筑分类）、房屋具体信息（房屋结构类型、建筑年代、层数、建筑面积）等。除此之外，还有客户为配合项目鉴定检测提供的设计图纸及项目建设资料等。梦幻西游孩子知识教导
设想一下，如果把每份房屋鉴定档案都当成一个信息体来看，每年的房屋鉴定档案就可以成为一个数据集合体，若干年之后如果对库藏档案信息库进行管理和统计，按照想要的方式进行排列组合和检索，就形成了大
房屋鉴定检测档案管理和档案信息研究
文/傅朝彦  王栋玉
摘　要：在当前大数据环境下，各行各业都在积极推进档案大数据建设，而房屋鉴定检测行业档案管理工作还处于最基本、最原始状态。本文通过研究房屋鉴定检测G公司档案管理现状，以档案信息管理平台设计为契机，创新了档案管理模式，实现档案信息价值的挖掘，以档案管理助力公司提质增效。
关键词：企业管理；档案管理；房屋鉴定检测；信息化
基金项目：提升档案管理水平和开发档案价值的研究（编号：ZYY011BDY006）。
作者简介：傅朝彦（1984-），女，汉族，河北高邑人，本科，中级职称，研究方向：档案价值研究。
17
2021年 第17期
兰台内外
科学管理实践创新
数据库。档案大数据可以用于公司的经营分析、进行业务拓展，可以为领导层适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据。
创新档案模式，挖掘档案信息价值势在必行。三、档案管理模式设计和档案信息研究思路1.文件信息模块的设计
档案管理的对象是案卷，而案卷的核心是文件。文件来源于产生部门，经鉴定有保存价值的文件经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理成为案卷。文件带有大量有价值的信息，是档案大数据的基础。如果能从文件产生的一开始就将重要信息进行记录，在文件流转过程中逐步进行信息的增加和完善，在文件流转结束后所有重要信息都可以得以保存。
在档案信息管理平台的设计中，开发了文件信息模块。文件信息模块用于归档文件的收集，预先对不同类型文件的重要信息进行挖掘，根据经验对重要信息进行分类和汇总，提前在档案信息管理平台后台中进行设
置。以房屋鉴定档案项目信息和房屋具体信息举例：
第五人格攻略在档案信息管理平台设计前，提前做好重要信息的分类，如根据建筑物的用途，可将建筑分为：居住建筑、工业建筑、文教建筑、医疗建筑等，这些分类选项都是档案大数据重要的检索和统计内容，如统计年度学校类鉴定占比，统计年度项目来源的划分比例等都可以一目了然的以图表形式呈现。
2.档案信息模块的设计
档案管理的对象是案卷，案卷是文件经过分类、整理、组卷、编目、装盒的过程，案卷是档案保管单位。档案管理员负责档案的鉴定、销毁、借阅、统计等工作。
文件信息和档案信息两个模块，一方面明确了文件产生部门和档案管理部门的职责权限。文件产生部门负责文件流转过程中数据信息的增加和完善，而档案部门充分利用文件处理过程中形成的数据信息，避免了重复劳动；另一方面明确了文件和档案的关系。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，
将鉴定检测业务过程中产生的有价值的文件经过系统整理就是档案。因此，档案信息模块设计的前提要先明确文件材料的归档范围，档
案管理员才能有依据进行归档。
以鉴定档案的业务过程为例，来说明档案归档范围的编制方法。
左侧是房屋鉴定业务流程，右侧是随着业务 进行逐步产生的文件，将这些文件综合起来就构成了鉴定档案的归档范围。
档案信息模块是对案卷的管理，包含了档案的存档状态、密级、保管期限等重要信息，可实现档案的统计和全面管理。
有创意的店名
3.档案分类和编码规则的设计
文件信息模块和档案信息模块的实现，还需要提前做好规则的设计，将规则嵌入档案信息管理平台，使库藏档案成为一个系统的整体，实现档案的信息化管理。因此，清晰合理且易于扩充的档案分类和编码规则是系统设计的重点。以G公司的报告档案为例，G公司形成的
全部档案称为一个全宗，设置全宗号为XXXX，报告档案为G公司的一个大类，设置类号为BG，下表是报告类档案的一级类目划分：
档案类型
一级
类目号一级类目
说明
报告类 BG
G 鉴定中心在鉴定业务活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料入此。H
检测中心在检测业务活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料入此。K 建材中心在建筑材料检测活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料入此。M 测绘中心在工程测绘活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料入此。N
验收
中心在房屋质量验收活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料入此。下表以鉴定档案示意二级类目的划分：
一级类目一级类目号
二级类目二级类目号
G 鉴定
建筑结构JG 建筑装饰装修ZX 建筑节能JN 建筑幕墙MQ 建筑材料及构件
恐怖故事大全
YZ
根据档案分类规则进行档号的编制：
18
2021年 第17期
211大学有哪些大学
兰台内外
科学管理实践创新
案卷档号由全宗号、类号、一级类目号、年度、二级类目号、案卷号组成，用“—”连接。
文件档号由全宗号、类号、一级类目号、年度、二
级类目号、案卷号、件号组成，用“—”连接。
G公司2020年建筑结构第一卷
4.制度的设计
在完成了以上档案信息管理平台的搭建工作，档案管理的有效运转还需要制度约束。制订切合公司实际的档案管理制度，可使各项工作有章可循、有法可依，可标准化、规范化的开展档案管理工作。
（1）制度设计
搭建档案管理组织机构。明确档案管理部门设置、专兼职档案员的配置和职责、隶属等内容，明确档案岗位的分管部门和分管领导，形成自上而下的三级档案管理网络。
明确归档范围。由档案管理部门牵头，各部门兼职档案员负责统计本部门有保存价值的文件资料，经分析汇总形成各类档案的归档范围和保管期限划分表，防止有档不归。
明确归档时间。按照归档范围的类目划分，指定各类档案的责任部门，明确各类档案的归档时间，有年度归档和实时归档两种情况，防止档案留在个人手里造成散失。
明确归档质量。从文件内容（真实有效、签字印章是否齐全）、文件材料（收集是否齐全完整）和文件质量（纸张质量、字迹材料、是否为原件）几个方面进行明确。
明确归档要求和方式。对文件材料整理方法、归档份数、归档交接方式进行明确。
（2）制订执行
档案制度的建立是开展档案工作的基石，制度涵盖了各项要求、流程，但同时要形成对制度的宣贯、宣讲，对制度执行情况的指导、监督，对收集待归档材料的审核。
参考文献：
[1]施松绘.以信息化建设为突破口创新档案信息服务机制[J].城建档案，2021
李维嘉是谁的经纪人[2]王向女，许雅炘.人工智能视角下档案信息服务变革的反思[J].档案，2020
[3]郝伟斌，汪　茜.基于信息偶遇理论分析“互联网+”时代档案信息服务优化路径[J].中国档案.2020
[4]卢杰森，熊建芳.移动互联网时代档案信息服务发展的思考[J].兰台内外，2020
[5]徐　健.基于“智慧校园”的嵌入式档案信息服务模式探讨[J].兰台世界，2020
[6]吴佳怡.网络环境背景下档案信息服务创新的思考[J].城建档案，2018
[7]张　锐，杨　丹.档案信息服务与移动数字终端融合发展的实践意义、路径转换与实施策略[J].黑龙江档案，2019[8]范桂红，赵纯洋.基于现代传媒途径的档案信息服务研究[J].理论观察，2018
[9]丛　舒.谈基于公众平台的档案信息服务[J].黑龙江档案，2018
[10]闻翼平.对企业档案信息资源开发利用的认识[J].浙江档案，2006
[11]李云峰，高崇岩，杨　萌.试论企业档案与企业文化建设[J].档案学通讯，2003
[12]王　巍.开发档案资源服务企业发展[J].秘书，2007[13]孙建红，孙晓峰.浅议如何做好企业档案的利用工作[J].兰台世界，2013
[14]李　晴.浅谈企业档案的利用与开发[J].办公室业务，2011[15]丁华东.企业档案经济效益的实质及其相关问题[J].中国档案，2002
（作者单位：天津市房屋质量安全鉴定检测中心有限公司）

版权声明：本站内容均来自互联网，仅供演示用，请勿用于商业和其他非法用途。如果侵犯了您的权益请与我们联系QQ:729038198，我们将在24小时内删除。