浅析档案信息化管理建设中存在的不足
描写雪作者：王莉
来源：《科技视界》 2014年第26期
王 莉
（凤城市环卫处，辽宁 凤城 118100）
【摘 要】国家档案局已提出"以档案信息化促进档案事业发展的目标"的要求, 档案信息化同时也是档案工作向现代化迈进的必由之路。目前，在档案信息化建设中仍存在一些不足之处，如何加强档案管理人员的素质建设和实现档案信息标准规范化影响着档案管理建设进程。笔者就目前的档案管理存在的一些不足进行阐释。
【关键词】原始记录；档案管理；规范化建设；安全风险
1 档案信息化
1．1 档案信息化内涵
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“档案是历史的原始记录”，这种记录本身就是一种信息。但是信息化中的信息不仅仅局限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。档案信息化，是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。其模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。
1.2 档案信息化目标
档案信息化建设的主要目标就是在现代化的技术条件下，面对新的形势和发展要求，积极采用和充分利用先进成熟的信息技术和基础设施，满足各级档案部门信息化管理的需要；优先开展案卷级、文件级机读目录数据库建设，稳步推进传统载体档案数字化建设，高度重视电子文件归档和电子档案接收工作，努力建设全面反映过去和现在国家和社会面貌的档案数字资源体系；深度介入各类信息化系统，研究提出文件、资源的档案化管理要求，确保电子档案来源可靠、管理可信、长期可用；努力促进信息化与档案管理各环节业务工作的高度融合，使信息化成为提升档案管理水平、适应时代发展需要的基础性核心手段。
２ 档案信息化建设中的不足
2.1 软件系统落后，工作基础较差
许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用操作，没有真正发挥作用；另外，也没有全面地考虑买到的新的信息化软件与原有软件二者能否兼容以及是否影响到以后的升级;
2.2 建设任务繁重，资金难筹
在实现档案信息化进程中，需要对现存馆藏档案资源进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将文书、音像、书籍、照片转换成为电子文件；其次，利用文档处理软件，按照标准对数据库进行规范整理，便于检索；再次为客户提供网络平台，远程服务；最后，采用数字加密、防火墙，同时根据电子信息的技术的不断进步，对电子文件进行升级，使之处于可用状态；目前来看电子产品生命周期短、更新换代快, 且任何建设都离不开资金。这一特点更是决定了确保经费的充裕是建设中不可或缺的必备条件。这一任务任重而道远。
2.3 数据保护存在安全风险
目前，随着科技的进步网络的犯罪活动数量也不断增多，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙；首先单纯从技术角度只能单方面解决问题，缺乏复合的系统性，
难以长远的目光全面地规范保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防御能力来看，在快速变化的信息大环境下，改进数据库保护方案与时俱进具有很大艰难性，技术的改进也不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是所谓的风险所在。
乔迁祝福语啦组词 三年级 2.4 没有统一的管理标准和规范
档案管理需完善，档案标准化是管理现代化的重要构成部分与主要条件。我国自20世纪80年代起就制定了一系列的标准化文件，并逐步形成管理体系。档案自身存在复杂性，使其档案管理更具艰难性和分散性特征。又因历史条件我国的档案管理又是自给自足各自为政，目前来看，许多部门在建设档案信息化过程中只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，却长期忽视了档案信息资源标准的规范化建设，致使投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。
具体表现在以下方面：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。公民的政治权利主要包括
2.5 档案管理者的职业素质需提高
在信息网络、文化产业和政务公开不断加快的21世纪的形势下，复合型的档案管理人才成为了档案管理中主导因素，人才的培养也是档案发展进程中的根本动力。首先，目前我国部分档案专业人员知识结构“老化”，（如文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高），意识比较薄弱，对档案管理工作重视程度不够。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。其次，年长的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术掌握的已十分娴熟，但对21世纪的新科技的电子技术无法操作；而年轻的档案管理人员懂得如何在管理中应用数据通信技术，但是对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却掌握生疏。再次，有的单位只注重专业技术人员的教育培训，忽视了档案人员的学习与培训，对档案人员的培训教育没能纳入计划、档案资金的投入也不足，档案管理设备陈旧和技术滞后。最后，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，仅仅满足于自己已掌握的旧的知识，不愿意接受的新的知识。或者在接受新的技能后难以应用实践当中,缺乏提高自身新技能的积极性和自主性。
３ 总结及建议
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。笔者认为更好地实现档案信息化管理，需要从以下三个方面进行努力：
（1）增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设；及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，并充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。
（2）明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，需从实际出发建立规范的管理机制。第一，建立规范的管理机制；第二，创新档案管理制度；第三，统一档案管理标准。
（3）建设复合型的管理队伍
档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识。要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握网络安全知识和严防档案被泄露，以确保档案信息的完整性、安全性；提高档案管理人员信息化工作技能并不断充实新的知识。
21世纪信息化背景下的知识更新频率愈来愈快。档案管理工作也需要具有“与时俱进”的精神，并在档案信息化管理建设过程中“勇于创新，取长补短”。
【参考文献】
［１］陈洁明．浅谈档案管理信息化的重要性[J]．华章，2011（32）．
［２］王莹，张辉．档案信息化建设存在的问题及发展趋势[J]．档案编研．
［３］秦玉梅．我国档案信息化建设中存在的问题及对策[J]．科技创新导刊，2013（03）．
［４］李君凤，刘浩岩．档案信息化管理存在的问题[J]．黑龙江史志，2012（17）．
［５］高凤芝．浅谈如何提高档案管理人员的素质[J]．营销学苑，2010．
［责任编辑：薛俊歌］
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