试论事业单位档案的重要性
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试论事业单位档案的重要性
作者：王芳
来源：《中国科技博览》2014年第33期
        中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X安全施工协议（2014）33-0322-01
        当今社会已进入信息时代，信息作为一种战略资源也越来越引起人们的普遍关注，作为信息资源重要组成部分的档案信息资源，已作为一个重要的经济资源，对国民经济的发展将起着举足轻重的作用。如何将日益增多的文件、技术资料及时整理归档、妥善管理、保存充分利用好信息资源，成为当前的政府档案工作的重要一项。档案信息化建设已成为档案事业发展的战略重点。在市场经济的大潮中，如何开发这一信息资源，已成为摆在我们每位档案工作者面前的一项重要课题。
        档案是一项极其重要的工作。从它的内容看，昨天的历史是今天的档案；正在形成的历史，便是活生生的档案。从它的基本属性去讲，它具有原生信息属性、社会属性、知识属性和文献属性。档案是在“描写手法人类社会各项实践活动中”直接形成的。它具有政治、经济、文化等多种社会功能。政府公文档案是本级政府在开展工作、管理公共事务活动、处理社会问题中
所直接形成的文字、图表、音像等多种形式的历史资料，对于本地区制定发展规划，更好的落实可持续发展提供了宝贵的参考依据。但随着经济发展速度的不断提升和社会生活的迅速变化，档案管理及其对社会的有效服务明显滞后于社会发展，政府档案管理方面更突显出要待解决的问题，由此可见政府档案管理的重要性。它不仅有原始性，同时还具有可传输性、可操作性、可分享性等。它所记录的数据、经验、知识都是真实的历史记录，只有管理好、利用好政府档案管理，才能为今后政府决策提供充分的依据和基础。
        同志指出：“开发信息资源，服务四化建设”。大力开发、传递档案信息，为各方面服务，已成为我们一项重要任务。如何把档案里所含有的信息收集、整理开发出来，更好的服务于社会，最有效的方法就是加强档案信息的收集、整理、储存、检索、传输等一系列工作，为此，笔者认为必须从以下几方面着手：1、在丰富和优化馆（室）藏上下功夫。档案馆（室）是信息资源的积聚地。丰富馆（室）藏建设，是加大档案信息开发的一个十分复杂的系统工程，俗话说的好：“巧妇难为无米之炊”南京小吃。没有档案这一最基本的信息资源，信息的开发就无从谈起。单从档案馆（室）藏的成分讲，它是由档案和资料两部分构成。丰富馆（室）藏最重要的是确保结构的合理和质量的优化。以政府档案馆（室）藏为例，其库藏档案要做到门类齐全，既有文书档案，还要有电子档案；在载体形式上，不
仅确保收集纸质档案，还要征集胶片、磁盘等声像档案。随着高科技的发展，电子文件档案材料的收集、管理和开发利用已成为目前档案工作的重点。在库藏中，档案文件是馆（室）藏中的主体，一定数量的资料，配合档案提供利用也是不可缺少的资源。结合本单位的工作实际，购买和收集适合本单位所需要的图书资料，收集具有一定价值的文件汇编、资料汇编、年鉴及与本单位有关的出版物等来丰富档案资源。为了确保入藏档案和资料的优化，档案馆（室）在接收和收集的同时，就是认真的开展对档案价值的鉴定分析工作和档案质量的鉴别核查工作，以确保馆（室）藏档案具有长远的利用价值。2贵州特产、加快人才培养，提高现代化管理水平。随着信息时代的到来，高科技的发展加快了档案现代化的进程，计算机硬件设备的使用、软件的开发、档案信息的挖掘、加工等，一个培养既懂档案专业知识又掌握计算机相关技能的高素质人才的培养已是当务之急。应加强对档案人员的教育和培养，根据不同地区、不同系统，采取在职教育和岗前培训相结合的方式，举办各种不同类型的档案专业知识及相关专业的知识培训班、进修班努力建设一支政治强、业务精、作风好的档案干部队伍，以适应新形势下高科技管理工作的需要。3、增加服务渠道，实现资源共享。信息是未来最重要的的国家经济资源，作为重要信息部门的档案机构，要使档案发挥信息的作用，最重要的就是掌握它，把档案蕴藏的有价值的信息通过多种方式
开采挖掘出来，并加以有续整理，使档案信息更广泛地服务社会。为此，以下几个问题值得我们去探讨。（1）建立科学的档案体系，实现网上查询。档案信息检索有不同的方法，要根据用途而定。所谓检索就是向利用者提供档案的线索，供利用者了解和查询档案信息时使用。目前，随着计算机的应用和现代化的管理水平的提高，实现档案信息资源共享和网上查询服务已成为一种发展趋势，它可以根据档案注录规则，把注录项目输入计算机，由计算机数据库来存储信息，进行自动查检，也可以以主题文字作为检索标志，直接去揭示档案的主题内容。把主题标引出来，输入计算机进行随机检索。还可以根据《档案主题词表》结合本单位实际去建立一个规范、系统的信息检索体系和具有独具特的档案馆网站，确保档案的信息有序管理，这样即方便使用，又快速灵活。（2）建立“舞蹈的蹈组词文档信息中心”，实行文档一体化管理。随着办公自动化的开展，人们对信息的需求也在逐步提高，文书、档案工作人员共享一个机关办公信息管理系统，是完全可行的。所谓“文档一体化管理，是建立在以计算机为基础的一种新型的管理方法。就是把现行文件的管理和档案信息管理纳入到一个统一的管理系统内，以文件的生命周期理论及其运动规律规律为依据，以计算机、网络技术为手段，从文件产生到销毁进行统筹管理。这种管理方法能够在实施纸质文件阶段管理的同时，实现其运动全过程的信息控制。在具体操作过程中，它可以把电
子文件的形成、存储、立卷、注录等诸环节进行统筹考虑，同步进行。它打破了文书管理与档案管理的界限，实行以“件”为单位，改变了以“卷”为基本的保管单位，变“案卷管理”为“文件级管理”。同时，也改变了以往的年终突击立卷的传统方式。还可以对各职能部门文书档案工作进行监督和指导。这样既能延伸档案部门的工作职能，又重点突出档案集中统一信息开发力度，将这一任务纳入档案部门服务范围，是促进档案事业发展的有效途径。

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