档案管理
第一条 档案释义
公司在经营、管理活动中形成的各种有保存价值的资料，包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等。
第二条 档案管理归口部门
公司行政部为公司总部档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。各子公司行政部、各职能部门为分管部门，须指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。
第三条 档案的收集
一、由公司行政部分发的公文正本一律由公司行政部归档保管，其它各职能部门、各子公司只得保留复印件。由各子公司分发的公文正本由各子公司留存，行政部须保留复印件。
二、经济或业务合同等，正本须存财务部、行政部各一份。
三、联合办理的公文，原件由主办部门立卷归档，行政部及其他部门保留复印件。
四、其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档（归档的声像资料均必须为原版、原件，照片含数码底片）。
第四条 归档范围
一、日常工作和经营活动中形成的有保存和利用、参考价值的文书资料、工程资料、图片和声像制品。
二、上级部门发来的与公司有关的决定、决议、指示、批复、命令、条例、规定等文件材料。
第五条 档案的立卷
一、各部门要做好档案资料的平时立卷工作。
（一）各部门对处理完毕或保存的文件资料，由专（兼）职档案管理员集中统一保管。
（二）各部门应根据业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料立卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
二、公司总部档案年度立卷工作由行政部负责统一规范立卷，保证案卷质量，各相关部门专（兼）职档案人员配合，共同做好档案的立卷、组卷、编目工作。
三、档案移交：各部门文档应于次年三月份以前向档案室移交并填写《移交清单》一式二份，清单上需包含：文件名称、文件号、行文日期、文件页数、是否原件、文件密级、移交人、监交人、接收人信息，三方签字后有效。
第六条 档案保管
一、档案要存放在铁质柜内，排列要科学、合理、标准，便于保管和使用。
二、档案人员要经常检查档案保管状况，发现问题要及时采取有效措施，研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹退的档案及时修复或复制，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的完整和安全。
第七条 档案查阅、借阅
一、公司员工查阅、借阅档案资料时，应严格按程序办理，填写《查（借）阅档案审批表》，档案室经理对查（借）阅人、查阅档案内容、查阅时间和归还时间进行详细登记后方予查阅。
二、查（借）阅档案员工应根据申请内容进行查阅，对档案内容与本身工作无关的档案，一律不得查阅。
三、档案原件原则上不外借，如因工作需要确需外借带出，普通档案由行政部经理批准，秘密级档案由行政分管副总裁批准。对常用的档案资料，档案室可提供复印副本供借阅，副本在使用部门使用完毕后，应及时交还档案室。严禁未经允许私自对档案资料进行复印和复制。
第八条 档案的销毁
一、对超过保管期限和确已失去价值的档案，档案工作人员应定期整理，进行销毁。
二、档案需要销毁时，由行政部档案管理员提出销毁意见，经行政部经理会同相关职能部门经理严格审查，并编制档案销毁清册，经公司相关系统经理审核，并在会计档案销毁清
册上审批签字后销毁。
三、档案销毁时须有两人以上人员进行现场监督，并在销毁清单上签字确认该档案确已销毁。不得一人单独进行档案的销毁。
第九条 处罚
一、公司员工违反上述第六、七、八条规定，视情节由主管领导诫勉谈话、给予通报报批评、造成档案遗失的，对直接责任人追究其责任。
二、档案管理人员私自篡改、伪造、故意损坏、销毁档案资料的，处以200元，情节严重的予以辞退。给公司造成经济损失的应承担赔偿责任。
第十条 附件
二、档案管理人员私自篡改、伪造、故意损坏、销毁档案资料的，处以200元，情节严重的予以辞退。给公司造成经济损失的应承担赔偿责任。
第十条 附件
一、档案查(借)阅审批表；
二、文书档案借（查）阅登记簿；
三、档案摧毁审批表。
档案查(借)阅审批表
年 月 日
申请人 | 部门 | 职 务 | |||||||
拟借（查）档案名称 | 密 级 | ||||||||
预计归还日期 | |||||||||
用途 | |||||||||
部门经理意见 | 行政部经理意见 | 总裁 意见 | |||||||
说明：本表由查（借）阅申请人填写，按照档案密级进行审批。
文书档案借（查）阅登记簿
年度
日期 | 机构 （问题） | 年度 | 保管 期限 | 件号 | 文 件 名 称 | 页数 | 借（查）阅目的 | 借阅人 | 借阅 时限 | 归还 时间 | 计算机应用技术是学什么的签收人 手动档汽车驾驶技巧 | 复印份 (张)数 | 备注 |
| 如何提高电脑运行速度 | |||||||||||||
幼儿园大班教师个人工作总结 | |||||||||||||
贺州特产 | |||||||||||||
说明：此表为档案管理员记录档案借（查）阅情况之用。
档案销毁审批表
年 月 日
申请人 | 职务 | ||||||
拟销毁档案情况 | 编号 | 档案名称 | 密级 | 数量 | 销毁原因 | ||
| 电脑黑屏的原因 | |||||||
销毁方式 | |||||||
档案管理员 | 签字： 日期： 年 月 日 | ||||||
行政部经理 | 签字： 日期： 年 月 日 | ||||||
批准人 | 签字： 日期： 年 月 日 | ||||||
监销人 | 签字： 日期： 年 月 日 | ||||||
销毁经办人 | 签字： 日期： 年 月 日 | ||||||
备注： | |||||||
说明：此表由档案管理员填写，审批后实施，行政部存档。
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