档案扫描技术要求
1. 项目技术路线
在XXXXXXXX产业集聚区规划和自然资源局工作办公室的领导下,在准备充分、广泛实践的基础之上,按照《标准档案管理办法》、《土地管理档案目录数据库标准》、《测绘地理信息档案管理规定》、《自然资源业务档案管理办法》等的标准和要求,对XXXX产业集聚区不动产数据历史档案进行扫描建档工作。数字化加工要遵循以下总则:严格管理,明确责任,落实安全保密管理机制和质量管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全,确保各环节工作符合质量要求,建立完整、规范的工作记录。整个档案数字化过程可以包括调档交接、拆卷整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像文件的命名及数据属性录入、档案整理装订、数据自检、质检和总检、数据存储和备份等几个环节,并确保扫描图像、挂接的质量,档案及其档案信息的安全。
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图1技术路线图
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1.1. 调档交接
对于所有的库存数据,由甲方交与乙方的开展具体扫描业务前,都存在调档交换的工作步骤。在档案领取过程中需要严格遵守档案出库流程,保证档案的完整和无损坏。交接时使用双方确认的档案交接清单,交接人员对档案保存负责。
1.1.1. 甲方分发档案
(1)甲方安排1-2位协助工作人员,分别负责档案的出库和入库的检查工作。在档案出库时,由甲方负责档案出库的人员先检查档案的完整性和数量,并在档案出库登记表上记录档案出库日期、档案的起止档号、数量,有无损坏页。如果有损坏页详细记录损坏程度,并拍照留证。
(2)甲方档案出库人员记录好档案的实际情况后,将档案及档案出库登记表交给乙方档案领取人员,并要求其再次核对档案数量、起止档号等信息,并在借阅人处签字。
十大最丑建筑物(3)为了方便记录与扫描,减少登记的工作量,出库要以区块为基本单位出库,同时也要以区块为单位记录。
(4)为了不影响工作进度,每天甲方要安排固定人员出库,防止出库不到人的现象发生,每天甲方至少出库6次,不能因为出库工作影响乙方进度,否则因此产生的工期拖延由甲方负责。
1.1.2. 乙方接收档案
赵本山电影全集高清(1)乙方共安排2名档案领取人员,档案领取人负责核查卷宗的数量、起止档号、档案装订是否完好、案卷是否损坏水浸、卷内文件是否缺失、文件内是否缺页等,如有损坏、缺项、缺页等要当面和甲方出库人员确认,并做详细记录。
(2)档案领取人同时负责扫描小组的档案分发与收集工作。在搬运纸质档案的过程中要爱护档案,防止运输过程中损坏档案的事情发生。
(3)扫描完成后的档案按原档案保管单位重新装订,每页档案原有排列顺序不变,案卷不掉页、左边装订处和底边整齐。原始档案中发现金属装订物,应予以剔除。装订后的案卷须平直整齐、结实,案卷封面背脊棱角分明,与卷内纸张厚度一致,包裹贴切。
甲乙双方的档案收发流程如下:
图3  纸质档案交接流程图
1.1.3. 纸质档案检查
纸质档案检查、拆除装订与页面修整是档案整理工作,档案整理工作流程图如下图。
(1)组长领到档案后不能立即拆除装订,需要组员根据档案卷内目录对每个卷宗的基本情况进行详细检查,包括档案的完整性检查、规范性检查、正确性检查。
①完整性检查:各项文件是否缺少,实际总页数与档案目录中页数是否一致,每个文件内是否缺页,文件是否损坏。四个字网名
②规范性检查:规范性检查是指档案文件内容填写的是否规范,需要签字及政府盖章处是否签字盖章,页码标注是否规范等。
③正确性检查:正确性检查指档案文件内容填写的是否正确、卷内文件目录中文件顺序与实际文件排列顺序是否一致、页码标注是否正确、每个文件是否是一个独立的文件、文件是否交叉等。
(2)如发现档案完整性、规范性、正确性存在问题,不得拆卷,需做做详细记录。同时应立即上报档案分发人员,进而上报至档案出库人员,直至上报至工作办公室。
(3)同时按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,不得拆卷,做详细记录。并应立即上报档案分发人员,进而上报至档案出库人员,需要修改的在征得档案管理人员许可后并记录后修改。
图4  档案整理工作流程图
1.2. 拆卷整理:
扫描之前,对当批次进行扫描的文件进行预估,在保护档案不受损害的前提下,拆除装订物。对于部分文档存折皱不平、影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等),确保较薄纸张、破损纸张、底灰较深(如草浆纸、油印纸)、字迹较浅等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰。拆卷时原则上不允许裁切档案纸张。拆装前应对纸质档案检查,然后对纸质档案拆除装订与页面修整,符合扫描条件后进行扫描工作。
扫描数字化是档案数字化工作的重要内容,此过程是指将纸质档案通过高速扫描仪按照项目要求转换为电子文件的过程,这其中包括、、纸质档案扫描、图像数据质量检查、图像处理与存储。
1.2.1. 拆除装订
纸质档案检查完毕后即可进行拆除装订工作,具体要求如下:
qq显示地理位置(1)对影响扫描工作的档案进行拆除装订物。
拆除装订物时使用专用的起钉器去拆除装订物,拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
(2)拆卷和装订不能损害档案原件。
①拆卷时原则上不允许裁切档案纸张,装订时应使用不锈钢钢钉按原有顺序装订,并且尽量在原装订孔装订,减少另起装订孔对纸质档案的损坏。
②装订时不能将案卷材料内容压在装订线内。
③在装订牢固,案卷整齐,卷内材料不松动脱落,案卷不掉页、左边和底边整齐,保持拆卷前的原貌;
(3)装订后由工作办公室负责检查,不符合要求的退回重新装订,要求一次性完成装订,并认真做好档案页码、页数的登记。
(4)将每份档案内的文件逐个校对,校对内容包括:文件对应情况、文件总数、纸张的洁净情况等。
(5)按顺序排列档案。各份文件按顺序正面朝上、依次排列,互相不可混排。
(6)对原件破损的档案,根据档案的处理要求小心修补或粘贴。
(7)特殊纸张(如:已破碎的文件)将根据档案整理业务要求进行必要的处理,如加薄膜等。文件整理完成,送交下一流程作扫描处理。
1.2.2. 页面修整
拆除装订物后需要修整的档案由小组长交给组内页面修整人员修整,需要修整的页面可以采用下述方法:

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