档案管理规章制度
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档案管理规章制度
档案管理规章制度1
  为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：
  一、档案管理的范围
  本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。
  二、档案的管理部门
  公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。
  三、档案的分类
  在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：
  1、行政管理。
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  2、人事管理。
  3、财会档案。
  4、生产经营管理。
  5、技术质量安全管理。
  6、基建档案。
  7、外来文件。
  8、声像档案。
  9、实物档案。
  10、其他档案。
  财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
  实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
  四、归档要求
  1、归档的文件材料要完整、系统、准确。
  2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
  3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
  4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。
  5、档案盒（袋）内文件的`排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
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  6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
  7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。
  五、档案的查阅和借阅
  1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
  2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
  3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
  （1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查。
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  （3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。
  （4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。
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  （5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。
  （6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。
  （7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
  六、档案的移交
  档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
  七、档案的保管
  1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。
  2、档案柜所在办公室严禁吸烟。
  3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。
  4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
  5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
  八、档案的销毁
  公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。
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  公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
  2.管理职责
  2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。
  2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
  2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：

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