疫情防控下的高校档案工作实践
办公自动化杂志0前言
新冠肺炎疫情发生以来，全国人民在党中央领导下，众志成城，共克时艰。习近平总书记强调，疫情防控不只是医药卫生问题，而是全方位的工作，各项工作都要为打赢疫情防控阻击战提供支持。高校档案部门应按照国家档案局《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》要求，克服困难，转变思路，加强人员和档案的安全管控；加强对疫情防控材料归档工作的指导，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归；提供及时高效的利用服务。
在抗击新冠疫情阻击战中，华中科技大学10家附属医院均为定点医院，投入医护人员约3.3万，投入病床8900
余张，管理方舱病床近6000张，是全国投入最多医护人员和床位的高校。学校在疫情防控、
医疗救治、科技攻关等工作中形成了大量珍贵的档案材料。学校档案馆积极应对疫情带来的挑战，不断探索实践。明确疫情防控档案收集界限，加强业务指导；借助信息化手段，及时高效地提供档案
在线利用服务；深入挖掘，突出主线，
讲好战疫故事。1疫情防控时期工作挑战
1.1疫情防控档案内容繁杂，形式多样
疫情防控期间，高校科研部门发挥人才科技优势，积极开展科研攻关，为疫情防控提供科技支撑，高校附属医院发挥专业优势，承担大量医疗救治工作。高校在开展科技攻关和医疗救治过程中，形成了大量的疫情防控档案，这些档案具有内容繁杂、数量庞大、
来源广泛、形式多样的特点，给档案收集工作增加了难度；
此外，疫情防控期间，高校普遍采取线上招生、网络上课、云端就业、在线答辩、视频会议的方式完成招生、教学、
就业、党政管理等工作，随着线上工作的开展，文件产生的环境和业务流程都不同程度地发生了改变。在新的情况下，如何规范电子文件材料的归档管理，对高校档案部门提出了新的挑战。
1.2人员管控严格，档案利用需求量大
档案利用需求没有随疫情蔓延而中断，疫情防控工作
需要档案部门提供档案资料参考决策，
升学、就业、考公务员需要档案部门出具原始材料作为依据；出国留学需要档案部门提供中英文成绩单和证书；学历学位认证、人事档案补充等需要档案部门出具原始材料或相关证明。此次疫
情来势凶猛，管控严格，为了避免人员交叉感染，
又不影响档案的利用，很多高校采取线上服务的方式对外提供档案利用，但这种线上服务模式给馆藏档案扫描不充分、服务
系统开发不足的高校档案部门，
提出很大的挑战。1.3疫情持续时间长，不确定因素多
新冠肺炎疫情迅速蔓延，成为继
“非典”之后又一次重大公共卫生事件，此次疫情不同于突发性自然灾害或其它
突发事件，具有全球性、持续时间长，
且具有极大的不确定性，给各项工作带来了重大考验。多年来，
高校档案部门在面对自然灾害、突发火灾等方面形成了比较完善的应急处置办法，但面对突如其来的新冠疫情，现有应急管理方案
缺少具体的、可操作性的应对措施。因此，
疫情防控下的档案工作如何开展，成为管理工作上的一个难点。
疫情防控下的高校档案工作实践
王鹏
徐璟亮避暑农家乐哪里好
（华中科技大学档案馆
武汉
430074）
摘要：本文分析了疫情防控期间高校档案工作面临的挑战，结合华中科技大学档案工作探索实践，提出开展疫情防控档案收集、档案服务利用、档案编研与校史研究、信息化建设等方面工作的应对策略及启示。关键词：疫情防控；高校档案工作；应对策略中图分类号:R181.8;G278.6;G272文献标识码:B 文章编号:7792
Practice of the Archives Work in Colleges under the Epidemic
Prevention and Control
WANG Peng
XU Jingliang消耗定额
（Archives,Huazhong University of Science and Technology
Wuhan
430074）
Abstract ：This article analyzes the challenges faced by college archives during the period of epidemic prevention and control,combined with the exploration and practice of Huazhong University of Science and Technology,propose the cop-ing strategies and inspirations in epidemic archives collection,archive service utilization,archive compilation and in-formatization construction.Keywords ：epidemic prevention and control；college archives work；coping strategy
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总第437期
Security
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2应对策略
2.1档案服务利用要全程
“在线”疫情防控期间，正值招生、
考研面试、毕业生工作、出国留学高峰期，高校档案部门应转变工作思路，充分利
用信息技术手段，
通过PC 端和智能移动端提供在线服务，确保档案服务安全、便捷。以华中科技大学为例，
学校档案馆按照疫情防控常态化要求，充分利用网络平台和智能化的手段，提供在线档案服务。在PC 端，通过档案业务网上代办系统，可实现远程申请查询成绩、查询录取及毕业名
煮速冻饺子要多久熟
册、办理认证证明、补办档案材料等多项档案业务；
通过校内师生档案利用申请系统，校内师生可提交需要查阅的档案信息；通过毕业生档案去向查询系统，可查询到毕业生
本人档案寄送单位、寄送地址、寄送时间、寄送单号等信息。在智能移动端，通过档案馆，
可同步实现PC 端的多项服务功能，包括档案业务网上代办、毕业生去向
查询、档案利用问答互动等。
2.2档案收集要明确“界限”疫情防控档案材料记录了党和政府领导人民抗击疫情
的全过程，对工作查考、经验借鉴具有十分重要的价值。收
集疫情防控档案应科学界定归档范围，按照应收尽收、
应归尽归的原则，将疫情防控工作所产生的具有保存价值的
各种形式、载体的档案资料全部纳入收集范围，多角度、全方位、立体化地反映疫情防控工作全过程；
同时，还要加强对抗疫一线人员的工作资料、
工作照片、工作视频、心得体会、抗疫日记，先进典型人物、
感人事迹的有关记录；抗击疫情文艺创作、文学作品；新闻媒体、
自媒体、社交媒体形成的纪实材料、报道材料等的征集。以华中科技大学为例，学校成立了疫情防控领导小组，根据学校疫情防控工作内容，确定了疫情防控工作档案资料的收集范围，主要包括
上级部门有关疫情防控工作的决策部署、
规定、通知、通报等文件；学校关于疫情防控工作的公告、
通知、通报、防控方案、工作机构、协调机制、
实施方案、防控措施、工作报告、工作总结等；对新冠肺炎进行救治、隔离、开展医学研
六月再见七月你好的句子究形成的文件材料及相关数据；
社区防控、教学保障、后勤保障、对外交流、社会救助、志愿服务、
复工复学等工作中形成的文件材料；疫情防控工作中的先进典型、一线人员
表彰补助、新闻报道、网络舆情材料；
各类声像文件材料、电子文件材料和实物等；此外，学校档案馆还根据国家和湖北省有关要求，开展疫情防控档案的征集工作。
2.3档案编研与校史研究要突出
“主线”疫情防控档案是宝贵的历史财富，是中华民族坚强不
屈、团结奋斗民族精神的重要载体，
开发好、利用好疫情防控档案，实现档案文化育人的价值，是高校档案部门的神
圣职责。华中科技大学在疫情防控、
医疗救治、科技攻关中形成了大量珍贵的档案材料，涌现了一批可歌可泣的英雄事迹。档案及校史研究人员及时征集疫情防控档案材料，
围绕疫情防控工作涌现的英勇事迹，
策划主题，深入挖掘，编印校史研究通讯，开展宣传报道；
制作抗击疫情微视频，讲好学校抗疫故事；此外，档案馆还结合扶贫决胜年，
组织专班，征集资料，推送文章，
制作微视频，讲好学校扶贫故事。
2.4档案信息化工作要贯穿
“全线”面对疫情防控常态化的新形势、新挑战，高校档案部门要加大档案信息化建设的深度和广度。不断加快档案数字化进程，加强电子文件归档管理，开发档案服务系统，完善信息化建设软硬件设施，切实解决档案利用“时间”、“空间”限制问题。华中科技大学档案馆在疫情期间稳步推进信息化专项建设工作，持续推进档案扫描进度，进一步完善OA 预归档
系统、
高斯奥特曼剧场版3更新网上代办系统、开发管理系统等。2.5常规工作要依靠“内线”毕业生的人事档案是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。学生毕业后，电脑关不了机怎么办
其档案能否及时、安全地寄送到用人单位非常重要。对于承担管理工作的高校档案部门来讲，毕业生档案寄档工作是重要的常规工作之一。
疫情期间，正值毕业生寄档工作高峰期，工作量大，时间紧，需要充分依靠内部力量，打通人员，形成合力。以华中科技大学为例，为确保1万余份毕业生档案及时寄出，档案馆调动馆内力量，组织人员轮岗值班，加班加点完成应届毕业生寄档工作。3几点思考
3.1开展信息化建设，提升应对突发事件能力
疫情防控期间，高校档案工作的开展，
离不开档案信息化建设的深入推进。积极开展档案信息化建设，可有效地提升应对突发事件的能力。以华中科技大学为例，近年来学校积极推进数字档案馆建设，投入档案信息化建设经费
500余万元，更新了档案管理系统，
逐步开发人事档案管理模块、OA 系统在线归档模块；持续开展馆藏档案的数字化
加工，截至到2019年底，完成数字化加工700多万页，
基本完成学生各类名册的姓名著录工作，绝大部分档案查询业务可以实现在PC 端查询、下载、打印、利用。学校积极构建全方位的档案服务体系，开发了档案业务网上代办系统、毕业生档案去向查询系统、中英文成绩自动办理系统、校内师生档案利用申请系统、智能移动端档案业务办理模块
等，实现了远程一站式的在线服务，
信息化建设成效显著。3.2建立应急响应机制，防范重大突发事件发生
此次疫情来势凶猛，持续时间长、
不确定性多，给各项工作带来严峻的考验，高校档案部门要按国家和学校有关规定，科学评估，迅速部署，建立疫情防控应急响应机制，确保各项工作顺利开展。疫情发生后，华中科技大学档案馆迅速组织专班，成立了疫情防控工作领导小组，通过视频会议研究、传达、部署各项工作。组织人员充分利用网络平台和智能化的手段，提供在线服务，满足了疫情期间各类档案利用需求；明确了疫情防控档案的收集范围和归档要求，对疫情期间档案材料生成环境和产生流程发生改变的文件材料归档工作，加强了研究和指导；档案编研和校史研究结合社会热点，突出主线，着重弘扬疫情防控中涌现的英雄事迹；档案信息化工作持续推进，基础性常规工作按时完成，各项工作稳步推进。作者简介
王鹏，女，华中科技大学档案馆编研室主任，
副研究馆员。研究方向：数字信息资源管理；徐璟亮，女，华中科技大学档案馆党收集指导室馆员。研究方向：档案信息资源管理。
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