新时期如何做好毕业生档案管理工作
6新时期如何做好毕业生档案管理工作
胡景红  河北省承德县人才交流中心
摘　要：毕业生档案是毕业生在校期间学习、生活等的真实反映。在求职过程中，档案能够为用人单位提供详细的求职人员个人信息，可以综合体现求职毕业生的的能力。同时档案也为用人单位增强人力资源的管理，减少人才流失提供了相应的途径。在经济社会快速发展的今天，档案在求职应聘的过程中有着极其重要的作用，这就对新时期毕业生档案管理工作提出了新的要求。怎样设置ie为默认浏览器
关键词：毕业生　档案管理　工作方法档案管理主要包括收集个人资料、兴趣爱好、思想品德等方面的内容，用多方面实际客观的档案资料，来客观反映毕业生在校期间行为表现及专业特长。对毕业生而言，档案在求职过程中发挥着重要的参考价值极，一方面，它是展示自己能力的文字信息平台，另一方面也可以在用人单位考察自己前，对自身的能力有一个初步大致的了解，是连接用人单位和自身的沟通桥梁。
随着信息技术的发展，毕业生档案管理一改往日资料繁多、整理繁多、查困难的传统管理方式，逐渐朝着信息化技术前进，采用现代科技来进行管理成为了最佳手段，不仅提高了毕业生资料的管理效率，也能够随时调出毕业生的资料，加深理解，提高毕业生的就业比例。
一、目前毕业生档案管理工作存在的不足
1.管理制度缺失，导致档案材料不完整。在使用纸质档案进行管理的方式中，毕业档案普遍存在材料缺失、信息不完整的问题。主要有三方面的原因，第一，档案处于在校管理期间时，通常学校没有形成统一化的、规范化的制度维护，使档案的管理长期处于放任自由的状态，这就造成了相关资料信息管理不善的问题，直接导致了毕业生档案材料缺失的发生；第二，档案在进行移交的过程中，校方没有形成严谨的办事态度，没有对档案移交环节给予足够的重视，不能够严格遵守国家对档案移交的要求，而是简单地通过快递邮寄、同学代办等模式进行档案的转递，而在快递邮寄、同学代办等模式中往往会因为失误或是私自扣留等因素，出现不能将档案准确送至档案人手中的现象，这种情况最终也会导致档案资料缺失、档案被私自拆封扣留等问题发生。第三，当档案发生缺失之后，相应机构也没有给予应有的重视，没有对缺失内容进行及时地补充或证明，而毕业生离开原档案学校之后需要档案对自己进行身份证明，如果档案缺失就会导致因材料缺失无法补救，而给毕业生在求职、应聘过程中带来诸多问题。
2.管理模式落后，导致资源浪费。目前，大部分档案管理机构还停留在档案管理的最初阶段，档案资料多以纸质为主，管理模式较为落后，既费时费力，效率也不高，最重要的是档案的安全性、及时性也得不到应有保障。这样传统的资料管理方式主要存在以下两个缺陷，一是资源浪费严重，纸质档案的管理对人力、物力的消耗十分巨大，以查阅档案为例，当确定了一个主体要进行相关信息的查询，就要从众多的资料中逐一查阅排除，经过多道程序才能最终确定下来，在这个基本信息查询过程中不
仅要消耗人力进行查阅，同时也会因为对各类资料多次翻阅而造成了对档案材料造成损耗，减少档案资料的存期时间，因此在就需要投入更多的资金、人力等对档案进行定期的、专业的维护，造成人力、物力的二次消耗；二是材料档案的管理成本偏高，纸质材料的存在本身就具有的一个缺点就是占据空间大，通常一个学校的资料库都很尽量腾出大的空间，以便补充资料、增加档案数量，一个资料库要随时进行资料调阅，就需要委派专人负责管理，而一个管理员显然是不够的，管理人员增加虽然能提高资料管理的安全性，却也加大了人力资源的投入，综合直至档案的管理过程，与科技管理相比，档案管理的成本明显过高。
二、毕业生档案管理工作的做法
1.建立健全毕业生档案管理制度。毕业生档案管理具有周期性强，档案材料相对简单等特点，针对这一点，要想对档案管理工作加以改善，首先就要在管理制度方面做出改善，可以建立进一步建立、
健全统一规范的毕业生档案管理制度。这种用制度来提高档案管理工作成效的做法主要有两个好处。一是有助于明确档案管理方式、方法，制度中对档案的管理工作方式做出详细具体的规定，管理人员评价自身的工作水平是否达标时，就可以以制度为参考，用制度指导、规范档案管理，可以提高管理员的工作效率，使毕业生档案管理有章可循、有条不紊，管理人员对档案材料的采集、装订、移交等过程都做好详细的要求，从源头保证档案的真实性、完整性，避免后续档案问题的产生。二是有助于
管理员明确档案管理的责任，管理制度对毕业生档案材料的遗失等问题作出明确规定，管理人员就可以了解哪些属于毕业生的权益，哪些属于自己的工作义务，从而用制度来约束自己的行为，通过践行健全的制度内容来保障毕业生的合法权益。
2.打造专业毕业生档案管理队伍。毕业生档案管理过程中，除了健全的管理制度外，还要有专业的档案管理人员。档案管理者是整个档案管理工作的主要参与者，因此档案管理工作水平的提高与管理人员自身的工作能力密切相关。作为档案管理者，应当努力地提升自身的管理素质，接受新的管理年，学习新的管理方式，尽快适应新时期档案管理的发展需求。
针对提高管理者团队工作能力应当采取的措施可分为三点。一是保证档案管理人员个人的工作能力，定期组织档案管理人员业务培训，提升业务管理人员的业务技能和业务修养，对工作完成较好的人员予以适当的奖励，鼓励人员提高自身。二是保证档案管理人员数量的配备，毕业生档案管理与其他工作同样重要，不能厚此薄彼，刻意忽视，在工作安排过程中要根据档案的数量进行人员配备，应当合理安排每千人档案管理人员数量。三是保证档案管理场所的安全性，档案的存贮需要特定的管理空间，在档案管理过程中，除人员要求外，还要严格遵守档案保管场地要求，对档案室整体检查，全面做到防火、防潮、防盗，保质保量的做好档案管理工作。
3.加强档案管理的信息化建设。随着社会的不断发展，合理利用资源的重要性也突显出来，档案的信
息化管理也势在必行。一是转变档案的介质。在毕业生的档案管理工作中，有计划的将传统纸质档案材料转变为数字信息化档案内容。提高档案利用率的也加强了档案的安全性及及时性，同时在档案降低了档案的管理成本以及资源的消耗。二是不断加强信息化的档案管理体系的建设，实现信息网络共享，让档案管理向现代化、数字化、网络化管理转型，让档案在新时期展现他历史价值的同时也展现出方便、快捷、真实的新特征，为毕业生求职、就业提供有力支撑。
祝三八节的经典语总之，毕业生的档案管理对于毕业生本人乃至社会体系内的档案管理都是极其重要的，在信息快速发展的今天，也对档案管理机构及人员提出了新的要求。所以，毕业生档案管理方要不断健全管理体制，提升管理人员素质，强化监督，让毕业生的档案管理符合时代的发展潮流。
参考文献：
[1]罗小利.如何做好档案管理工作[J ].民营科技.2011(05).
巨蟹座性格[2]王冬梅.档案管理工作中存在的普遍问题及对策[J].黑龙江科技信息.2011(08).
[3]门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].科技创业月刊()[]刘美华如何做好档案管理工作[]黑龙江科技信息(3)2015年4月中期
经营管理者
学术理论
经营管理者　M '
王鸥出轨>婚姻法 财产分割21
.201008.我的u盘打不开
4.J..20092.
a na ge r

版权声明：本站内容均来自互联网，仅供演示用，请勿用于商业和其他非法用途。如果侵犯了您的权益请与我们联系QQ:729038198，我们将在24小时内删除。