员⼯电⼦档案如何建⽴
其实你懂得员⼯电⼦档案如何建⽴
随着科技的⽇益发达以及环保理念的普及，愈来愈多的企业开始引⼊⽆纸化办公，⽽数据庞⼤的员⼯档案成为企业⾸要数字化管理的核⼼资源。以下是⼩编为⼤家整理员⼯电⼦档案如何建⽴相关内容，⽂章希望⼤家喜欢！
⼀、员⼯档案资料要健全
电吹风 负离子 1、员⼯档案资料的收集和整理，是很基础但⼜不能轻视的⼯作，它是员⼯在企业中能否获得发展的重
要依据。能否做好员⼯档案的管理，也是检验⼀名HR的基本功是否扎实的重要指标。⼀般情况下，这些资料应该包括：
2、基本个⼈信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往⼯作经历等信息；
3、⼊职后⼯号、称职、⼊职⽇期、劳动合同、五险⼀⾦及薪酬状况等信息；
4、⼊职后的培训资料、培训合同等信息；
5、⼯作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。
6、要确保可以掌握员⼯从进⼊公司，到⾄今的整个发展过程，如有没有晋升、奖罚、绩效考核的业绩、受过什么培训等。
⼆、挑选⼀个靠谱好⽤的档案系统
1、想要将纸质资料完全转化为电⼦资料，仅靠⼿⼯录⼊的⽅式，不光⼯作量极⼤，效率低且容易出错。此时，挑选⼀款靠谱好⽤的档案系统，才是企业迈进数字化创新的正确⽅式。
2、为什么说要选择“靠谱好⽤”？⾸先，这个系统的安全性是第⼀要点。显然，员⼯档案既是员⼯个
⼈的私密信息，同时也是企业的机密资源，⼀旦泄露会使员⼯个⼈和企业的利益受到侵害，这就是“靠谱”的重要性。
3、其次，我们之所以选择使⽤档案系统，⽆疑是为了减轻⼯作量，想要使电⼦档案的建⽴更加⾼效快捷，那么，档案系统的功能是否⾜够强⼤，能否帮助我们快速建⽴电⼦档案，也将成为我们关注的要点，这就是“好⽤”的重要性。
4、⼀款好⽤的电⼦档案系统，应该具备智能化和延展性两个特点。智能化是为了解决我们低效的⼿⼯录⽤，能够通过扫描和解析功能，⾼效地将⼤量的纸质版档案转化为电⼦版档案。再者，也能够通过检索功能，快速和精准地查、调⽤员⼯档案。
5、⽽延展性指的是，系统的功能具备延展性，不仅是当下能够满⾜纸质资料转换成电⼦数据的需求，往后也能够建⽴在线填写资料的表单，为企业全⾯推⾏数字化提供⾜够的技术⽀持。
清平乐张妼晗 电⼦档案，是指具有保存价值的已归档的电⼦⽂件及其相关资料。当前，在⽇常⼯作中，电⼦档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电⼦档案的管理⼯作成为档案管理部门⾯对的⼀个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电⼦化程度虽然已有所提⾼，但由于管理理念、管理⽅法、管理⼿段等的'不同，其中的问题也⽇渐显现。加强和做好电⼦档案管理的⽬的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利⽤电⼦档案。本⽂从电⼦档案的管理⼊⼿，分析了电⼦档案的主要利⽤途径，指出了做好
电⼦档案管理的若⼲措施。
⼀、电⼦档案使⽤的主要途径
电⼦档案具有快捷、⽅便的特点，与传统的纸质档案相⽐，其查全率和查准率是纸质档案⽆法可⽐的。然⽽，电⼦档案的利⽤必须建⽴在相对应的信息技术基础之上，⽽且还需要发挥管理的软功能才能充分展⽰其优越性。当前，关于电⼦档案的利⽤，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利⽤。
1.提供拷贝。拷贝是电⼦档案使⽤的第⼀途径，⽬的是向使⽤者提供档案的原始状态，确保其使⽤过程中的权威性。作为
档案部门，当向利⽤者提供载体拷贝时，应将⽂件转换成通⽤标准⽂档存储格式，由利⽤者⾃⾏解决恢复和显⽰的软硬件平台。当利⽤者不具备利⽤电⼦⽂件的软硬件平台时，也可向这些⽤户提供打印件或缩微品。
2.通信传输。通信传输可以解决使⽤者⽆法到达档案所在地的难题，⽽且可以节省时间和财⼒，是电⼦档案在使⽤中的⼀个重要⽅式。所谓通信传输，即⽤⽹络传输电⼦档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联⽹络来实现。
3.直接利⽤。直接利⽤指的是利⽤档案部门或另⼀检索机构的电脑，在档案部门的⽹络上直接查询。直接利⽤的特点是可为利⽤者提供技术⽀持，也可使更多的读者同时利⽤同⼀份电⼦档案。这⼀⽅法的可能性，取决于档案馆⽹络系统中可供直接利⽤的信息资源的多少。
⼆、加强电⼦档案管理的重要意义
电⼦档案对于⼤部分的单位和部门来说，还是⼀个新鲜事物，加强对电⼦档案的管理意义重⼤。作为档案管理⼯作者，做好电⼦档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下⾯，我们将就加强电⼦档案管理的重要意义进⾏分析。
1.加强电⼦档案管理，有利于节省⼈⼒物⼒。在传统档案管理中，由于档案⼯作的特殊性，特别是⼀些易破碎的档案资料，⼀般需要⼤量的⼈财物⼒才能够更好地保管，⽽且还不可避免地存在损坏的风险。然⽽，计算机及其⽹络的出现，不但为归档提供了快捷的管理⼿段，⽽且提供了信息利⽤的快速途径，免除了⽴卷归档、检索查的困难，减轻了⼯作⼈员的劳动强度，提⾼了归档质量和检索速度，有利于节省⼤量的⼈⼒物⼒。档案管理⼯作实现电⼦化以后，就可把按“卷”⽴卷归档，改为按“件”整理归档，⼤⼤提⾼了档案管理的⼯作效率。
2.加强电⼦档案管理，有利于提⾼服务质量。档案管理的⽬的是为使⽤者提⾼便捷⾼效的服务，加强电⼦档案管理，资源信息实现电⼦化，有利于提⾼档案管理的服务质量。电⼦档案的特点是实物资料
的信息化，⼤量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联⽹进⾏传播，这可以使得⽤户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电⼦档案的管理，为读者提⾼⾼质量的服务，要求我们必须拓宽知识⾯，努⼒学习新技术，增长技能，提⾼驾驭现代化技术的能⼒，使档案管理⼯作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3.加强电⼦档案管理，有利于满⾜多样化需求。随着社会的进步，越来越多的使⽤者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的⽂字资料，更要看原始的图像、视频等资料，⽽传统的档案模式已经⽆法满⾜这⼀需求。电⼦档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满⾜使⽤者多样化需求的主要解决⽅案。档案利⽤需求的多样性，与社会发展⽔平和⼈们⽣活的⽂明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案⼯作的服务对象和档案利⽤需求都会发⽣变化，表现出⼀定的动态性，加强电⼦档案的管理，有利于满⾜这⼀多样化需求。
三、做好电⼦档案管理和利⽤的主要措施
由于电⼦档案提供利⽤⽅式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利⽤⼯作的复杂性。因此，加强电⼦档案的利⽤管理是⼗分重要的⼯作，需要多⽅⾯的密切配合，并从多个⾓度展开⼯作。
1.建⽴档案利⽤制度，整合各类档案资源。要建⽴档案利⽤审批制度，相关⼈员需要查阅和利⽤档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建⽴档案利⽤管理制度，档案收藏部门可利⽤⽹络技术来进
⾏档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电⼦档案的及时更新，更好的满⾜电⼦档案利⽤者的需求，并做到电⼦档案利⽤和纸质档案利⽤互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电⼦档案需求利⽤质的飞跃。
2.规范档案利⽤⽅式，避免不可挽回损失。电⼦档案的利⽤不能够⽆原则，应该根据利⽤者的情况⽽定，并且依据电⼦档案内容的密级层次进⾏有效管理。⼀般情况下，对内容不是完全开放的电⼦档案，不宜⽤拷贝的⽅式提供使⽤，对这类⽂件浏览的过程必须在有效的监控下进⾏。采⽤⽹络⽅式提供利⽤时，有密级的信息内容应进⾏加密处理，并对所使⽤的“密钥”进⾏定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.建⽴“双套制”模式，确保重要信息完整。所谓“双套制”，指的就是电⼦档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案⼯作者提出了新的挑战，要求档案⼈员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运⽤电脑及现代通讯技术，否则就⽆法介⼊⽂档的形成和保管。另外，“双套制”所⾯临的问题，主要是哪些档案应该实⾏“双套制”，哪些不应该实⾏“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理⽅法，有选择性地实⾏“双套制”管理，才不会造成⼈、财、物⼒的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
淀粉和面粉 4.加强⼯作⼈员管理，提⾼档案保护意识。电⼦档案由于提供利⽤⽅式的多样化与所依赖技术的多重
化，导致了利⽤⼯作的复杂化。因此，必须加强对档案管理⼯作⼈员的管理，从思想上认识到档案管理⼯作的重要性，从技术上确保档案管理⼯作的安全性，达到既能使电⼦档案信息最⼤限度的被利⽤，⼜能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提⾼电⼦⽂件的制作者和管理⼈员的责任⼼，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的⼯作态度，这是保证电⼦⽂件原始性、真实性的根本措施。
现代社会正在跨⼊“信息时代”，⽹络技术的⼴泛利⽤会产⽣越来越多的电⼦档案。电⼦档案的归档、保管与利⽤，是⼀项极其重要⽽复杂的⼯作。为了适应电⼦档案⼯作需要和档案事业发展，电⼦档案的管理与利⽤着眼点要⾼，⽴⾜点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电⼦档案能够安全可靠地处于可准确提供利⽤的状态，使其在社会⽣
活中发挥更⼤的作⽤。
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