行政助理工作手册
一、前台工作
（一）接待及门禁管理。
1、前台人员上班期间应注意得体着装，化淡妆；
2、公司门禁要求24小时关闭，上班时间（9:00-17:30）前台应随时有人在岗。若行政助理有需要暂时离开，应安排人代为值班并交代注意事项；
3、礼貌接待来访人员，主动询问来访事由；公司领导或来访客户进门时主动为其开启电子门禁；
4、及时、礼貌地接听电话并正确转接；接听电话时应使用标准用语，熟记公司总机号及常用分机号，快速转接不延误；节假日2022
5、前台公共区域应时刻保持干净整洁，无纸屑等可见污渍。接待室（502、503）、会议室随时注意保持整洁。
6、午休时间（11:45-13:30）和夜间值班员接班前（每周一至周五17:30-18:30，周六16:00-17:30）前台采取轮班制安排人员值班。行政助理每月30日需排定下月午、晚间值班表，并将电子版发送到所有轮值人员。（注：因周六夜班值班员接班时间较晚，轮值人员可根据公司人员的留守情况适当安排下班时间，临走前须嘱咐最后离开的人员关闭电器和锁门）人类削减计划
7、午间值班时关闭大厅不需要的照明，秉持节约用电的原则。无人使用时关闭电扇、电灯、空调。夏天室内温度超过28度时方可开启空调，空调温度不应低于28度；大厅区域空调遥控器由行政助理持有，允许其他员工借用但需要及时归还。
8、每天上午巡查茶水间，如卫生情况较差应主动进行清洁；注意更换饮水机用水，若存水不多应及时通知送水。
（二）会议安排和保管借用
1、登记会议室预约（一般要求提前一天预约），合理安排会议室的使用，确保各项会议的顺利召开，避免冲突；借出的投影仪和投影笔必须及时收回，会议结束后应及时整理会议室，使其恢复整洁，方便下次使用；重要会议召开前应提前准备布置会场。
2、注意保管前台存放的2台笔记本和一台投影仪，谨防丢失；借出后应记好借用人并及时收回。
3、公司办公室备用钥匙由行政助理专人保管，未经允许不得转借他人。钥匙盒钥匙在下班后应上锁并将钥匙妥善保管。
4、签收寄送到公司的快递和文件，登记《快递签收表》，做好保管工作并及时通知相关收件人领取。
5、公司证照复印件、扫描件的保管和领用，及时做好登记。
（三）通讯录更新
每月最后一天从人事专员处获得人员异动表，更新下一月公司通讯录，并发送到各部内勤处核对。获得反馈后，于3日前将新通讯录发布至OA系统，供公司员工下载查看。
二、行政助理工作
（一）行政费用管理
1、妥善使用行政备用金并做好记录工作，注意资金安全；每月月底提交流程进行报销。
2、负责各项费用的使用和统计，费用项目包括：水电费、房屋租金、物业和垃圾清运费、网费、电话费；办公用品、资产采购及维修、单据和胶带印制以及复印机租赁费用（详细费用类别参见《2016行政日常费用》表）。其中横线部分涉及到外勤，可由招聘专员吕文轩协助，行政助理应适时做好提醒工作。
3、及时、全面地制作当月行政资金计划并发送至行政主管补充、审核，经行政经理确认无误后，于每月3号下班前提交到财务部。
4、各类费用的核对和报销工作应在当月内完成，并记录好相应的监控表格；当月发生的所有费用应准确、详尽地记录在《行政费用明细表》表中，以作为行政费用数据资料。牛干巴
5、办公用品、A4纸的申请和管控应参照年度预算进行。
（二）资产管理
1、负责公司固定资产新购、调拨变动、离职交接、报废申请等相关手续的及时办理和存档。
2、每年对全公司进行两次资产盘点，内容包括检查账实是否一致、资产存放地点、资产的完好性、资产责任人的落实等；修正资产盘点表的信息，出具固定资产分析报告，切实做到账实相符、账账相符。
3、固定资产的申购流程：资产申请人提交OA“资产申购流程” 货比三家进行询价并在在流程中明确说明 获得批准后采购资产 资产申请人验收资产并填写《资产验收单》 回收《资产验收单》，其中一联随发票一同提交财务报销（另一联行政部留存）。
4、固定资产的维修流程：收到维修申请 申请人填写《资产维修申请表》
安排维修。若资产维修费用较高，应根据资产残值情况决定是否维修或是新购。
5、固定资产的处置流程：提交“固定资产处置流程”，写明资产情况和处置方案，批准后即可按处置。
（三）各类办公用品的采购、领用、报销和分摊工作
1、每月25日左右从OA上下载、汇总各部提交的办公用品申购需求；
2、盘点当月的办公用品存余，修改实际库存量；
3、根据年度《办公用品预算表》调节、控制办公用品采购金额（灌粉要求各部按需申请，不必按月计划次数）；提交“办公用品汇总审批流程”。
成也萧何败也萧何4、及时将采购清单报至供货商，安排送货；将办公用品下发至各部并要求部门领取人签字。
5、如各部需要额外申请办公用品，视情况进行办公用品申购的线下流程；行政助理需对各种额外发生的办公用品费用做好分摊记录。
（四）其他工作
1、撰写各类通知、申请等文书，发布文件。
2、将接收的商超订单传真及时转交，或扫描给相关负责人。
3、收到集团刊物后及时下发并做好签收登记。
4、协助部门组织和筹办集团、公司的各类活动。
5、各类行政类外联客户的信息更新和关系维护，尽量降低行政营运成本。
6、按季制作发布天润公司电子内刊。
7、协助公司其他人做好打印、复印、扫描和传真工作；名片印制工作。
8、适当协助招聘事宜。
9、上级领导临时交办的其他工作。
玛雅金字塔
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