国贸132 涉外秘书作业
涉外秘书笔记
国贸132
一、国内差旅
（一）差旅准备
1.时间
旅行出发的时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间
旅行过程中各项活动的时间
旅行期间就餐、休息时间
2.地点
旅行抵达的目的地，目的地可详写（即那个地区、哪个公司），也可以略写即直接写到达公司名称
旅行过程中开展各项活动的地点
食宿地点
3.具体事项
商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等
私人事务活动
4.交通工具（商务旅行选择的主要交通工具主要为飞机、火车、汽车）
出发、返回的交通工具
商务活动中使用的交通工具
5、备注
差旅费用带的充足与否（信用卡、现金、储蓄卡等），旅行中是否有特殊人服务，旅行区域的天气，具体会晤人员，合同、文件、产品样品，上司住宅电话（上司最紧密的家人
，以防意外的发生无人决策），打空白表格（旅行计划表3份，上司一份，上司家属一份，办公司一份）
（二）交通工具的选择（越长途越选飞机）
1.飞机：速度快，费用高，轻松，没有压力，可以休息、思考，可以在网上处理工作，有餐饮服务
2.火车：费用低，压力小，可以休息，不需要寻停车位，时间受限，需注意列车时刻表
3.自驾：便宜，方便，无有效利用时间，只适合短途差旅
（三）旅行用品
1.与工作有关：当地地图，身份证，上司个人名片（足够量）日程表，现金/银行卡/信用卡，数码相机，会议资料，相关文件（产品资料、产品样品等）笔记本电脑，手机，电源，录音笔，电池，充电器等长得丑活得久是什么歌
2.与生活有关：个人衣物（根据出行地气候，时间长短而定），洗漱用品，应急药盒，行
李（两只箱子，一大一小），公文包（两边可以打开，可分类），分类（给所有东西侧面贴标签，差旅费（一般不超过公司利润的百分之5）
二、国际差旅
护照办理（注意检查姓名的前后顺序）
出入境证件办理
注意事项：
在国外需注意贵重物品随身携带/放入保险箱
飞机上、酒店、床上不可吸烟
提醒领导注意饮食
如有团队不要脱离团队
思考题
一、简述上司出差前秘书的主要内容？
答：1.（1） 时间​  （2） 地点 路线 食宿​  （3） 交通工具选择  （4） 具体事项 需要携带的证件
    （5） 备注 上司家人的 公私分明索取凭证 准备三份旅行计划表 上司 上司家人 办公室 各一份
    2. 制定商务旅行日程表 （1） 中文商务旅行日程表 （2） 英文商务旅行日程表
（3） 征求上司意见（4） 列出会见日程
3购买机票（车票）
4预定宾馆
5准备物品  （1） 文件资料东风无力百花残 （2） 旅费 （3） 代办托运 （4） 旅行用品 应急药箱 行李贴上标签
二、秘书如何为上司做出国旅行前的资料收集？
答：一、出国旅行安排
    1、制订出国旅行计划
      旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、     
座位情况、旅馆情况。
2、制订出国旅行日程表
3、预订、预购火车票、机票
  出国一般预订机票，可以网上预订或者电话预订机票，然后确认机票
  了解机票改签和退订的费用条款
4、预订宾馆
    可以通过网络、电话或旅行社预订宾馆
5、出国旅行准备的物品
（1）文件资料 （2）旅费 （3）代办托运 （4）旅行用品
二、办理出入境事宜
1、出国手续  （1）递呈出国申请（2）办理护照（3）申请签证（4）办理黄皮书（5）办理出境登记卡
2、了解订购的出国机票的航空交通状况
3、办理出境检查  （1）边防检查（2）海关检查（3）安全检查（4）检疫（5）了解办理登机手续的相关程序。课外阅读调查报告
三、办理护照和签证需要什么？
答：一、护照
 1 携带有关证件，如主管部门的出国任务批件，出国人员政审批件，所去国有关公司的邀请书等文件。
2 认真填写有关卡片和申请表
3 拿到护照后 认真检查出国人员的姓名，籍贯，出生年月和地点。组团出国需要注意护照上的照片是否与姓名一致， 
有无授权发照人的签字和发照机关的盖章；发照日期和有效期有无问题。
※ 需特别注意 机票上姓名的拼音顺序是否与护照上的一致。
二、签证
办理签证需凭有效护照。办理签证时需注意言谈举止，穿着打扮，对于听不懂的外文切记关于蛇的成语
不懂装懂。
拿到签证后，秘书应该注意签证的有效期和证明机关是否签字盖章。还需要注意签证持有人姓名的拼音，签证种类是否正确。
四、秘书如何为上司制定商务旅行计划？
答：（1）旅行的时间（出发、往返、旅行过程中各项活动时间、就餐和休息时间）
（2）地点（目的地以及途径地点、各项活动地点、食宿地                             
（3）交通工具（往返、商务活动中、特别注意交通工具的选择中飞机有等级之分）
（4野外拓展训练心得）会晤计划
（5）需要携带的文件
（6）上司接待人员的特别要求
（7）旅行区域的天气状况
（8）行程的安排
（9）差旅费用（所有费用属于工费）
（10）上司的住宅电话或者亲密家人的电话
五、关于吃自助餐时灌牛奶带回房间，倒橙汁在自己的水杯，偷带炸鸡腿离开被发现 三件事的看法？
答：自助餐都有着不成文的规定就是只可堂吃，不可外带。上述那两名中国游客和那位老师的朋友的行为很显然已经违反了道德操守的。首先，这三件事的性质都是一样的，都是道德素质低下的表现。其次，中国游客在国外代表的是中国的形象，外国人总是会通过看中国游客的表现来衡量一个大国。最后，涉外老师的朋友因外带鸡腿而被服务员发现，鸡腿肯定是要归还回去的，两个人都会显得被动与难堪，即使坚持带走鸡腿的不是老师，但涉外老师应该了解自助餐厅的制度，应该及时阻止这件事情的发生。无论何时何地，很谁在一起，都要坚守自己的道德底线。
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