XX医院科研管理系统功能需求说明
XX医院科研管理系统功能需求说明
养生保健小知识
功能模块
功能明细
课题申报与立项
1.1申报计划管理
科研管理人员可在线编辑和发布申报批次计划，包括申报计划名称、类别、申报开始结束日期等信息，上传申报指南和申请书模板。
1.2在线申报
申报计划发布后，系统可向科研人员发送申报提醒信息，科研人员可在允许申报的时间段内，在线进行项目申报，登记申报项目基本信息、成员信息以及预算信息，上传申报材料附件。
1.3形式审查
项目管理员可对提交的申报材料及项目信息进行形式审查，包括但不限于在研课题信息、标书撰写规范性等进行审查，并提出指导意见。申请人可根据意见修改并做二次提交审查。
1.4学术审查
科研管理人员可制定项目评审指标，作为专家评审打分的依据。系统支持在线遴选专家并推荐专家评审，可对接短信、钉钉、OA、邮箱，实时向专家发送评审通知。专家登录系统可对项目进行打分、评审。管理人员可实时查看评审进度，汇总评审意见。
1.5伦理审查
对于需要伦理审查的项目，系统支持在线伦理快审及伦理会审，系统内置XX省伦理预审表及会议投票单，管理员在线遴选专家并推荐专家后，专家登录系统在线审核材料并填写伦理预审表或投票单。管理员可实时查看评审进度，汇总评审意见。
1.6项目立项
课题通过评审后进行项目立项填报，可衔接前期申报信息，经审核通过可生成电子合同。院外课题经正式申报成功后，也可在系统进行立项登记，管理人员也可通过EXCEL数据导入。
项目查重
2.1提供接口给使用单位，使用单位能够通过接口将项目申报材料提交给我方来进行查重。
2.2格式检测，针对使用方通过接口提供的项目申报材料进行格式检测，对格式符合要求的进行下一步的查重，对格式不符合要求的打回，并提示格式不符合要求。
2.3历年项目申报与今年项目申报材料向量化数据处理，作为基准比对库。
2.4新提交待查重的项目申报材料向量化入库，加入比对基准库。
2.5项目报告采用采样段落的方式，出具查重报告。报告内容包括：检测范围，时间范围，总相似比，每个段落的相似比，出具相似度高的部分内容。
2.6可以自定义相似比，根据定义的相似比，筛选出重复率高的申报材料。
2.7查重结果通过查重后台，可以由管理部门登录查看。
2.8管理部门可以通过项目相关信息，如项目名称，项目编号等进行项目的筛选。stand的过去式
2.9管理部门可以看到当前项目的查重进度。
2.10管理部门可以直接在页面查看报告，或者对报告进行下载。
项目后台对查重项目总体数量，平均重复率，重复率范围，医院项目报告的平均重复率，对医院项目报告重复率等进行统计分析。
科研经费管理（对接财务系统）
科研经费管理模块提供各类项目经费入账、经费执行与变更、经费预警、经费账本等模块，并且可实现科研系统与财务系统对接。
3.1多种项目类型管理
系统支持多种项目类型的经费管理，包括科研课题，重点学科、人才培养、继续教育、横向课题、新技术新项目、品牌学科等。
3.2科研项目入库
管理部门批量导入、修改科研项目基本信息，项目负责人也可填写项目信息由管理部门对项目信息进行审核。
3.3.财务经费分批到账
课题项目财务到账，并进行凭证号录入、支持科教进行卡间调整功能，并对已到账项目进行发送经费使用通知。
3.4配套追加
遵循先资助后配套的使用规则，系统可在项目资助经费用完的使用，由项目负责人发起配套追加申请，经管理部门审批同意后，配套经费到账。
3.5预算调整
项目实施过程中，因特殊情况导致预算不足时，项目负责人可在线提交预算调整申请，系统可按照医院经费管理办法设置调整的金额的上下限，预算调整须经管理部门审核通过才可进行。
3.6经费预警
系统支持针对不同的项目，设置不同的经费预警触发条件、预警方式、预警内容等，系统自动向项目负责人发送经费预警信息并抄送管理部门，方便管理部门监督管理。
3.7经费结转
已结题但经费尚有剩余的项目，可由项目负责人发起项目结转申请，管理部门进行审批，或者也可由管理部门统一进行结转操作。
3.8经费外拨
项目负责人可对合作单位的外拨经费发起登记，登记外拨金额及外拨单位信息，支持上传合作协议、院部决议单等材料，由管理部门审批。
3.9大额经费预算申请
项目负责人可对未来一段时间内大额经费使用提出申请（部分医院需上三重一大会议或院长办公会），经管理部门审核备案，提交院长办公会或三重一大会议。
3.10经费流水查询（数据与财务系统同步）
管理部门可查询系统内所有经费使用流水，每笔账都可溯源，并可对不同类型项目、申请时间、申请人、岗位、业务等进行筛选、导出、统计。
3.11经费冻结/解冻
对于异常项目，管理部门可对该项目的经费进行冻结，对于已结题项目，也可冻结部分开支名目。
3.12科研经费账本
系统中的每个项目都有专属的经费账本，内容包含经费预算信息、已使用记录、结余情况等，方便项目负责人结题验收。
业务申请与审批
科研人员可在系统中对科研相关业务进行上报，管理人员可通过PC端、移动端进行审批。
4.1外出培训与进修
支持继续教育、外出学习、在职学历教育、培训等事项申请，并根据审批流程，申请单自动流转审批，打印申请单。
4.2委托测试与化验
支持在线填写测试及化验的内容、委托第三方信息并上传委托协议，申请单自动流转审批，打印申请单。
4.3专家邀请与交流
支持关联某项目课题，填写专家相关信息，预计参加人员，论证时间预计费用等信息填写，并提交申请单，在线审批，打印申请单。
4.4科研用药申购与入库
科研用药分为购买和领用申请，申请人在线填写科研用药信息，申请单自动流转审批，由关键审批人决定药品走申购或者领用流程。
4.5仪器与设备申购
申请人可在线申请采购科研仪器设备或者软件产品，填写相关信息，相关领导和部门线上审批把关，可根据金额抄送相关负责人，决定是否过院长办公会议或三重一大会议。
4.6系统支持定制其他相关科研业务，在线填写材料，自动流转审核，打印申请表单。
科研报销（对接财务系统）
系统支持在线申请科研相关报销业务，填写报销内容及发票号，避免重复报销，并支持对接财务预算、入账系统，报销审批结束可打印申请单存档。
5.1设备费/材料费报销
申请人在线填写购置设备/材料信息以及汇款打款信息，在线上传发票文件及其他相关材料（如院长办公会会签等材料），选择支出方式，申请单自动流转审批，并支持对接总务系统入库流程。
5.2测试化验加工费报销
申请人在线填写测试化验加工材料内容，选择支持方式，并上传盖章委托协议及发票文件，申请单自动流转审批，申请单支持打印存档。
5.3差旅费/会议费/国际合作与交流费报销
申请人在线填写报销申请，并支持绑定业务申请（详见业务申请与审批），申请人需填写差旅明细，申请单自动流转审批，支持打印审批单。
5.4专家咨询费报销
申请人在线填写专家打款信息，并绑定业务申请单，打款信息包括但不限于专家身份信息、税前税后金额、抵扣个税金额等。申请单自动流转审批，支持打印审批单。
5.5出版、文献、信息传播、知识产权事务费
系统支持在线报销论文、专利、著作等费用，可根据医院制度设置报销比例及上限，报销金额自动核算，申请单自动流转审批，支持打印审批单。
5.6其他费用
系统支持报销上述开支名目外的其他费用，包括但不限于劳务费、激励费、通讯费等，根据不同业务设置审批流程，申请单自动流转审批，支持打印审批单。
成果管理
6.1论文管理
（1）期刊库
系统自带期刊库，期刊库包括但不限于中文期刊、外文期刊，并根据制度进行分级处理(如SCI、一级、二级等）与标签处理（预警期刊、中文核心等），期刊库每年更新，管理人员也可手动更新。
（2）论文投稿
申请人在线进行投稿登记，选择投稿期刊，填写文章信息及作者信息，并在线进行诚信承诺，系统自动生成投稿申请编号，申请自动流转审批，审批结束可打印论文投稿推荐信、论文诚信承诺备案。
（3）期刊预警
系统自动对预警期刊进行提醒，申请人在选择预警期刊及审核人审批的时候，系统自动提醒，规避风险。预警期刊系统默认为中科院版本，医院也可根据政策维护本院预警期刊库。
（4）论文发表登记
论文发表分为两种方式，两种方式并存，一种为论文认领，是通过本系统论文网推功能，抓取特定来源的论文信息（包括论文名称、论文来源、论文期刊名称、作者名称、论文发表时间等）或者导入论文数据包后，直接向论文作者本人推送论文信息，由作者登录系统后进行认领，在绑定论文投稿编号后，进行其他信息维护。
另一种为直接登记，可通过投稿申请直接进入或直接新增（需绑定论文投稿编号），系统检测刊物类别等级，并可上传封面/目录/论文正文文件/收录证明/影响因子报告等。
（5）版面费报销
系统支持在线版面费报销。
（6）统计与查询
管理人员可在线查看院内论文投稿及发表情况，系统支持多条件筛选，包括但不限于科室、时间、期刊级别、岗位、影响因子、中科院分区、JCR分区等，支持导出多种报表。并且可生成个人科研画像及科室科研档案。
6.2专利管理
（1）专利投稿登记
申请人在线登记专利投稿信息，包括专利名称、委托单位信息、发明人信息，并上传相关材料（如专利说明书、委托协议等）。
（2）专利发表登记
专利申报成功后，可以在发表登记页面填写专利信息，专利号、授权公告日、证书号、发明人等信息，并上传专利证书。
（3）专利代理费及年费报销
系统支持在线报销专利代理费及年费，年费可每年报销，并绑定往年报销记录。
（4）专利转化登记
专利发明人可在线登记专利转化信息，包括但不限于转化单位、合同签订时间、转化金额等信息，上传转化协议，申请自动流转审核。
6.3学术会议交流
系统支持主办会议、学术讲座、参加会议、合作研究等活动信息登记功能。
6.4著作成果登记
系统支持在线登记著作成果信息，著作名、出版社、类型、字数等信息，并上传佐证材料。
6.5学术任职登记
系统支持在线登记学术任职信息，包括但不限于任职名称、称谓、任职单位信息等，并上传任职聘书。
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6.6其他学术成果
系统支持在线登记软件著作权、药证、AHA证书等学术成果信息。
6.7查询与统计
系统支持对登记页面中的信息进行筛选查询，并支持EXCEL表格导出，满足管理人员的统计及表单数据上报需求。
科研伦理管理（对接医院伦理系统）
系统支持科研课题、论文、GCP项目等多种类型的伦理评审，可在线填报材料，由伦理管理部门遴选分配专家，系统自动提醒专家登录系统进行评审。
7.1专家库管理
支持维护专家基本信息，并标注是本院专家、外院专家，学术专家和伦理专家，管理员可对专家信息进行增删改查。普通用户可通过系统申请成为课题评审专家，填写相关申请信息，并由科教管理员进行审核是否通过。管理人员可在专家库查看所有专家的工作量及评审记录。
7.2伦理快审
系统内置标准版伦理快速审查预审表，专家可在线浏览审核材料，并在预审表上进行评价，评审表支持下载存档。
7.3伦理会审
系统内置会审投票单，专家可在线浏览审核材料，无需打印纸质材料评审，评审结束填写投票单。
7.4伦理批件生成
伦理审批结束，可生成电子伦理批件或者伦理表决通知单。
过程考核
8.1项目执行过程中，管理部门可对项目完成情况进行检查，管理部门可针对不同类型项目发起考核批次，每个批次可指定考核时间，考核时间内，系统向项目负责人发送中检提醒，项目负责人接收提醒后，准备材料，进行中检上报。
8.2中检上报
系统内置中检考核表，系统自动汇总经费使用情况、成果完成情况等，项目负责人填写项目进展情况、工作计划等，管理部门可对考核表进行评分。
8.3伦理与试验记录管理
中检过程中，负责人可上传伦理与实验记录本等材料交由管理部门统一保管。
验收管理
9.1管理部门可对项目结题情况进行管理，通过设置不同类型项目的可结题时间范围，系统可根据可结题时间范围提前向项目负责人及管理部门发送定制的结题验收提醒内容。
9.2管理部门可根据不同的项目类型上传不同的结题材料模板，方便项目负责人下载查看并准备结题材料，项目负责人上传之后由管理部门审核，管理员可对验收申请进行审核、选择通过、返回修改等并填写验收意见。
科研诚信档案及获奖管理
10.1学术不端行为记录管理部门可在线录入员工学术不端行为，包括但不限于论文一稿多投、论文数据、实验数据等，录入学术不端人员信息、学术不端类型、时间、具体情况及说明，并上传处理意见。
10.2科研诚信档案年度记录系统根据日常记录自动生成年度档案，方便管理部门查询汇总，档案支持导出。
10.3奖项登记
奖项信息在线登记，获奖证书上传，并提交审核，由科教部相关人员进行审核把关后，自动录入到成果库。系统支持以下类别奖项申报：课题获奖、论文获奖、科研获奖等。
统计与绩效
11.1个人科研画像
在系统首页和个人信息页面可以跳转到科研画像页面、能支持查询并导出个人的科研成果包含：课题、SCI论文、其他论文、专利、著作、学术任职、学术会议交流。并支持对接人事系统，辅助院内人力资源管理。
11.2项目档案
系统自动生成项目档案，内容包含项目立项信息、项目合同、经费信息、伦理评审记录、中期检查、项目验收记录、项目成果汇总。项目档案支持word导出。
11.3科室档案
系统自动生成科室科研档案，支持查询科室基本情况、科室成员科研成果（课题、SCI论文、其他论文、专利、著作、学术任职、学术会议交流）及科室人员档案。
11.4经费账本
系统支持查询并生成各种报表，包括但不限于科室年/月度经费账本、岗位年/月度经费账本、不同类型项目经费支出年/月度账本、各经费来源支出年/月度账本。
11.5绩效考核
提供考核方案设置、绩效核算标准管理、人员/科室目标设置、考核流程管理、考核分值确认及申述处理以及考核结果统计等功能。
（1）考核方案设置
考核开始前，管理部门需设置考核批次名称、考试截止时间、考核对象并确认绩效核算标准。
（2）绩效核算标准管理
管理部门可设置包括基准分值、权重分值、分配方式、计算方式以及显示属性等，作为各类科研业务数据得分计算的依据。不同类型项目、成果数据可依据其不同属性字段建立相应的计分标准。
（3）人员/科室目标设置
管理部门可为重点考核对象设置考核目标，实施查看考核对象完成情况并加以督促。
（4）考核流程管理
考核方案确认后，管理部门按照时间安排启动考核工作，系统依照考核方案，自动计算科研绩效分值，无法自动统计的分值，可由管理部门手工导入，由被考核人确认无误后，生成考核结果。
（5）考核分值确认及申诉处理
被考核人在收到考核结果确认通知后，可登陆系统查看，如有异议，可在线提出申诉并提交佐证材料，管理部门审核通过后可对考核结果进行修改。如未发起申诉，则默认同意考核结果。
（6）考核结果统计
考核结束后，被考核人无异议，则考核结束，管理部门可以查询、统计所有的考核结果，并支持导出，系统可生成绩效考核排名表。
个人申请管理
13.1项目负责人和项目组成员可通过系统，按照已经设置好的项目具体开支名目，可申请使用的经费额度进行申请报销。
13.2.可查看个人信息（个人信息与医院人事系统同步），显示现有账户余额以及承担各个项目经费使用占比。
13.3.系统对各个经费使用审批的流转到相应人员，直接在待办信息中显示，并展示已经处理过的申请单。
13.4.提交过的个人申请，可查看申请审批的具体情况，包括审批结束，退回修改等。
13.5.直接通过系统提交经费使用的申请单，未完成的申请单支持保存在草稿箱进行修改再提交。
审核管理
14.1.为满足主管部门对经费使用的政策上的变化，系统要能灵活的根据医院具体审核流程进行审核流程配置，设置审核条件，和审核权限人员分组。
14.2.系统支持短信通知给对应审核人员，在手机上进行申请信息查看并完成审核，填写审核意见。
14.3.审核人员可查看待处理的事项，查看项目明细，申请明细；普通用户可在查看被驳回修改的申请。
14.4.可查阅所有已经本人处理的申请单明细以及处理状态。
14.5.可查阅个人所有的申请单状态以及撤销申请，流程结束后可打印申请单到财务领款。
14.6.平台能对所有报销，审批，调整，到账信息进行印记追溯，做到变化有迹可循，方便事后追溯。
14.7.审核流程配置：
系统根据具体业务，配置不同的审核流程和审核组成员，保证各个单据自动流转到相关审核人进行审核，并支持在线打印纸质单据。
对接服务及移动办公
15.1系统支持学校科研管理系统、院内OA办公平台、钉钉、人事系统、财务系统、短信等平台对接服务。
15.2对接OA办公平台、钉钉、短信服务平台后，重要通知公告，及审核流转均可通过邮件、钉钉提醒、短信等形式告知对应人员，提供工作效率。
15.3对接OA办公平台、钉钉、短信服务平台后，用户可通过移动端进行业务申请、报销、审核、删除、查询、查看等操作，实现移动办公。
15.4电子签名
对接钉钉平台后，审核人可通过钉钉进行在线电子签名，审批结束后，电子签名将自动出现到打印单签名处。
系统基础配置
16.1通知公告
区分通知公告、规章制度、相关下载等通知类型，方便通知信息查看和存储。
16.2用户信息管理
（1）个人资料管理：普通用户可对个人基础资料（非人事系统抽取数据）进行修改调整，密码修改等。
（2）员工管理：管理员对本院员工资料进行维护和修改，包括姓名、职务、职位、职称等级、学历、等。
15.3角管理
可根据管理部门不同岗位分配不同的角权限，角可根据需要进行自定义。
嘉成县主
16.4字典管理
管理部门可对系统内的关键字段进行字典维护，包括但不限于项目级别、计划名称、岗位类型、开支名目、论文类型等信息进行维护。
16.5系统可对院内继教账户进行维护，根据职工职称等级，分配不同的继教费用，每年更新，可用于继续教育、培训、学术年费等学术活动。
（1）继教账户
每个用户有多个继教账户，每个继教账户以两年为一个单位，管理员可以年度为条件批量创建、关闭继教账户。
（2）职称等级维护
可自定义职称等级名称和相应继教经费标准。
经费结转：支持同一用户的上一个继教账户的经费结转到下一个继教账户，可批量结转。
（3）继教经费报销
用户在报销时，可自行选择本用户下某个继教账户进行报销。
会计专业实习周记学分管理与科研培训管理（对接钉钉、人事系统）
该模块可录入、审核、统计Ⅰ类学分、Ⅱ类学分、总分及免修相关学分，以及发布培训课程信息。
17.1学分录入
（1）Ⅰ类学分
包括项目内容、时间、学分证编号、学时数、类别、主办单位、学分，并上传相关材料（如学分证）。
（2）Ⅱ类学分
包括学分类型（发表论文或综述、著作、课题、成果、学术报告、其他）、名称、开始时间、结束时间、获奖等级、排序、课题级别、学分，并上传相关材料（如立项文件、专著复印件等）。
（3）免修学分
若参加援助西部、农村、海岛、援外等医疗服务活动，一年中累计6个月及以上者；或经单位批准，到外单位进修（含出国培训）6个月及以上者；或参加在职学历教育者，视为完成当年规定的25学分，并上传相关材料。
17.2学分审核
由各科室主任或科室学分管理员审核，审核通过才能显示到管理员端口。
17.3学分统计
Ⅰ类学分不低于5学分，Ⅱ类学分不低于15学分，总分不低于25学分。其中，初级专业技术职务和其他未受聘专业技术职务的专业技术人员，每年至少应取得Ⅰ类学分5学分；中、高级专业技术职务的专业技术人员，每年至少应取得Ⅰ类学分10学分。五年内获得国家级继续医学教育学分数不得低于10学分。
（1）用户可查看个人年度学分是否合格。
（2）科室主任或科室学分管理员可查看本科室成员学分合格情况。
（3）管理员可查看全院学分合格情况，并可导出明细表，包括Ⅰ类学分、Ⅱ类学分及总分。
①可按人员性质筛选，包括医疗卫生技术人员（医、药、技）和中医药专业技术人员。
②可将合格人员和不合格人员单独导出。
③年中可自动提醒还未合格人员主动参加医学教育活动。
17.4科研培训管理
该模块可发布科研培训信息，以及链接科研培训课程，设置培训学分，可与钉钉学习强院对接。
国考数据统计
18.1该模块可统计科研项目立项经费、中医药科研项目经费、重点学科经费投入、中医药科研成果转化金额。
（1）科研项目经费以当年立项批复或签订合同的项目金额为准，包括纵向（国家、部（委）、省、直辖市等政府或者上级主管部门下达的课题项目）和横向（非政府机构或者上级单位，含GCP临床试验）的科研项目。不含院内课题和院内匹配经费，不含适宜技术推广、新技术引进、学科建设、平台建设、工作室建设、科普宣传、科研相关奖励等经费。
（2）中医药科研项目经费以当年立项批复或签订合同的中医药科研项目金额为准，包括纵向〔国家、部（委）、省、直辖市等政府或者上级主管部门下达的课题项目〕和横向（非政府机构或者上级单位，含GCP临床试验）中医药科研项目。不含院内课题和院内匹配经费。不含适宜技术推广、新技术引进、学科建设、平台建设、工作室建设、科普宣传、中医药科研相关奖励等费用。
（3）重点学科经费投入总金额是指各级中医药主管部门及医院按要求匹配的专项经费。重点学科经费以医院财务报表能体现的项目为准，以实际支出为统一口径。
（4）中医药科技成果转化总金额是指考核年度医院中医药科研成果转化合同、协议成交金额总数（以实际到账金额统计）。
18.2科研项目经费可导出明细表，包括项目负责人、手机号、项目编号、项目类别、项目名称、项目来源、立项单位、立项经费、批复时间（签订时间）、课题级别、是否中医药科研项目。
（1）项目类别只能填写三种：纵向课题、横向课题（非临床试验）、临床试验。
（2）批复时间(签订时间)精确到月（如，2021年2月，签订时间以任务书/合同签字盖章的最后时间为准）。
（3）课题级别只能填写四种：国家级、省部级、厅局级、其他。
（4）是否中医药科研项目只能填写：是、否。
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学科管理
19.1学科画像
院级学科管理，在系统首页和信息页面可以跳转到学科画像页面、能支持查询并导出该学科成员的科研成果包含：课题、SCI论文、其他论文、专利、著作、学术任职、学术会议交流。并支持对接人事系统，辅助院内人力资源管理。
19.2学科项目档案
系统自动生成项目档案，内容包含项目立项信息、项目合同、经费信息、伦理评审记录、中期检查、项目验收记录、项目成果汇总。项目档案支持word导出。
19.3学科档案
系统自动生成科室科研档案，支持查询科室基本情况、科室成员科研成果（课题、SCI论文、其他论文、专利、著作、学术任职、学术会议交流）及学科成员档案。
19.4经费账本
系统支持查询并生成院级学科经费报表，包括但不限于科室年/月度经费账本、岗位年/月度经费账本、不同类型项目经费支出年/月度账本、各经费来源支出年/月度账本。
19.5绩效考核
提供考核方案设置、绩效核算标准管理、人员/科室目标设置、考核流程管理、考核分值确认及申述处理以及考核结果统计等功能。
（1）考核方案设置考核开始前，管理部门需设置考核批次名称、考试截止时间、考核对象并确认绩效核算标准。
（2）绩效核算标准管理管理部门可设置包括基准分值、权重分值、分配方式、计算方式以及显示属性等，作为各类科研业务数据得分计算的依据。不同类型项目、成果数据可依据其不同属性字段建立相应的计分标准。
（3）人员/科室目标设置管理部门可为重点考核对象设置考核目标，实施查看考核对象完成情况并加以督促。
（4）考核流程管理考核方案确认后，管理部门按照时间安排启动考核工作，系统依照考核方案，自动计算科研绩效分值，无法自动统计的分值，可由管理部门手工导入，由被考核人确认无误后，生成考核结果。
（5）考核分值确认及申诉处理被考核人在收到考核结果确认通知后，可登陆系统查看，如有异议，可在线提出申诉并提交佐证材料，管理部门审核通过后可对考核结果进行修改。如未发起申诉，则默认同意考核结果。
（6）考核结果统计考核结束后，被考核人无异议，则考核结束，管理部门可以查询、统计所有的考核结果，并支持导出，系统可生成绩效考核排名表。

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