前台行政专员岗位说明书
前台行政专员岗位说明书
一、基本信息
职位名称
前台行政专员
所属单位
人资行政部
职位编号
直接上级
人资行政主管
直接下级
岗位编制
1人
职务代理
编制时间
2016.9.1
工作概述
建立明确前台行政专员岗位职责，改进并完善前台、行政、仓管工作流程及各项工作实施方案的制定、运作、管理；完善执行物资管理机构，做好办公室正常运行工作，负责公司员工反馈工作，协助后期专员部分后期管理工作，完成上级领导交代的所有事务,协助文创协会执行秘书长的工作。
二、岗位职责
项目模块
具体内容
前台部分
1、在上班时间 ，前台要有人值班。
2、公司领导和客户经过前台，应起立，热情、主动致意；
3、熟悉公司组织结构、经营理念、主要业务内容；
4、保持前台工作区清洁、整齐，维持前台区域秩序。
5、谢绝推销。对陌生访客要提高警觉性，注意公司及员工财物安全。
6、负责接听电话，接听电话要口齿清楚、语气和蔼、耐心细心解答对方提出的问题，如遇到不能解答的咨询或业务问题，尽可能转接相关部门有关人员接听，切忌态度生硬、死板。
7、负责前台接待，前台接待方面需做到：有客户来访需问清谁、客户姓名、公司名称、是否有约，通知被访人员是否有约，引导客户到指定的办公室就坐。如暂时不能接待时，请客人稍等，并向客人说明情况，请客人到贵宾室稍坐、倒水。
送杜少府之任蜀州8、负责快递的统一收发工作；发件：公司员工在前台领取并填写快递单后，把要寄的公司文件资料、公司物品交至前台，并注明交寄时间，收件人等及其他特别要求，由前台统一寄出，寄件人所填写的二联单由前台统一保管。收件：前台收件后的公司文件、物品须进行登记、归类并及时发放。每月应准确做好快递月结报销。
物资管理
1、负责办公用品管理，要不定时核对办公用品库存 ，补充办公用品，做好办公室用品的保管、领取、 分发和登记，做好台账记录，保证账物相符。
2、负责备用钥匙管理，要借用钥匙均应登记《备用钥匙领用登记表》，未收集全的钥匙要补上。
3、负责名片的印制与管理，根据公司员工的变动，及时制作名片；登记制作名片的员工名单及名片数量，定期与名片制作公司结帐。
4、负责增置固定资产，增置固定资产时，应首先填写《固定资产领用申请单》 ，部门经理向行政部申请填写《申购单》，报总经理审批再进行购买。负责公司固定资产使用维护、更换，保持正常功能使用。
5、负责固定资产盘点，固定资产每季度进行一次盘点，制作《固定资产盘点表》并存档。
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行政日常管理
1、负责日常考勤管理，严格遵循公司考勤制度管理。新员工指纹录入，部门分类及登记。外出登记：凡上班时间外出人员均应登记完《公司人员外出登记表》才可外出，回岗后要签字确认，部门主管应确认外出事由并签字。员工外出漏打卡需领用并填写《未打开补签申请单》；员工调休需填写《请假条》及《加班登记表》；每月初统计公司员工上个月的考勤情况 。打印考勤表、制作请假表和未打卡补签汇总表提交财务部，考勤资料存档一份。每月安排本月每周末值班人员，保证周末要有员工值班。　
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2、负责后勤管理，协助后勤管理公共卫生，保持公司清洁卫生，展示公司良好形象。 负责用电和用水管理，公司固定资产日常使用维护管理。下班后除办公区域所需照明，其他区域照明关闭，本着开源节流的原则督促改进用水用电浪费现象。负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。
3、负责各个公司通讯录汇总并管理更新，更新后发到共享。
4、负责公司发布并组织公司各类通知。
5、组织安排会议，会议纪要并会后督办。
6、拟出餐具采购方案以及使用保管制度，并贯彻落实。
7、负责公司宴请事宜，根据宴请标准与规格及时通知并协助阿姨菜肴的选择与采购，并提供相应后勤服务支持，如餐前准备工作，酒水安排等。狄仁杰第四部演员表
8、积极配合公司各个所需项目活动。
仓库管理
1、负责公司酒水、茶叶、伴手礼仓库进出库登记，做好统计及采购工作。定期检查仓库酒水、茶叶、伴手礼保质期及存放环境。维护与相关供应商关系。
2、接收各部门因项目所发生的物料对接入库存放，并做好出入库、物料报废使用登记台账。
3、定期整理、归类、清理仓库，保持仓库整洁。做到存放合理，排列有序，查方便。
行政专员的工作内容
直接责任
间接责任/连带责任
1、前台行政接待工作
1、仓库物资管理
2、员工考勤管理
3、负责员工反馈工作
4、岗位说明书与实际工作情况的匹配度
5、前台物资管理
三、岗位责任
四、权责范围
工作权限
1、前台行政的管理权
2、物资发放的管理权
3、员工考勤的监督权
4、仓库物资管理权
五、任职资格
基础要求
工作细心、稳定性好，学习能力强、熟练运用Office电脑软件；
教育培训
行政管理、人力资源相关专业，大专以上学历；
工作经验
具有广告业或工程业一年以上大中型企业人力资源工作经验；
专业技能
熟悉国家相关劳动法律、法规，熟悉人力资源管理工作流程和社会统筹保障业务操作；
能力要求
有较强组织、沟通、协调能力，亲和力强，擅长写作；
六、组织关系与职业路径
组织关系
职业路径
七、审批与任职人签字
本人谨此签订公司本岗位责任制，经阅已清楚本人所应履行的岗位职责。本人承诺遵守岗位责任制，并保证依此切实做好本职工作，达到公司岗位任职标准，如在工作不尽职造成以上负责项目未达标，本人愿意按照公司的相关规定予以调整岗位、降薪降职处理，并承担由此而产生的一切后果和责任。
任 职 人
部门主管
分管领导
人资行政部

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