公司员工入职管理制度
公司员工入职管理制度
第一节入职资料的搜集与管理
一、入职资料的搜集流程
1、员工面试或背景核查通过后，办理入职时应进行入职资料的收集与审核。
2、材料收集完整后，需对材料的合规性和完整性进行审核，并签字确认。
3、人事岗每周三将上周入职员工的完整入职资料电子版、劳动合同资料电子版上传HR系统备存。
二、入职资料的审核
在入职材料的收集和审核中，需要注意以下几个方面：
1、入职材料的完整性。完整的入职材料如下：
（1）应聘登记原件；
（2）面试评价及录用审批原件；
（3）有效期内身份证复印件，如有必要，进行网络核查；
（4）学历证书（毕业证书、学位证书）复印件，如有必要，进行网络核查；
（5）职称证书复印件；
（6）个人简历；
（7）原工作单位劳动合同终止证明复印件；
（8）体检报告或健康证复印件（二级以上医院或公司指定医疗机构出具）；
（9）经济担保书原件（出纳人员、司机及公司核定的其它特殊岗位需签订）。
2、入职材料的合规性。
（1）应聘登记：用黑水笔填写，关键项目必填（如：、住址、工作经历、健康状况，有无不良记录等）；内容完整，清晰可辨；需本人签字；需要贴上照片，应聘登记
照片与身份证照片及学历、学位、职称证书照片须与候选人本人一致。此件需人事岗签章。
（2）面试评价及录用审批：须面试官完全填写。
（3）身份证：查验原件（必须是有效期内），第二代身份证正反面复印。若身份证遗失补办中人员，需提供临时身份证（有效期内的）或提供户口本复印件
（首页及有本人信息的一页）。此件需人事岗签章。
（4）学历证：查验原件。如原件遗失或背景核查无法查询到学历的人员，需另提供学校开具的学历证明。此件需人事岗签章。
（5）职称证：查验原件。如原件遗失或背景核查无法查询到职称的人员，需另外由职称评定单位提供职称证明。此件需人事岗签章。
（6）个人简历：保留候选人投递的简历原件或电子版打印件。此件需人事岗签章。
（7）原工作单位劳动合同终止证明复印件：查验原件，需与简历填写一致。
（8）体检单或健康证复印件：查验原件，查核体检人系候选人本人，体检项目符合公司要求，体检单的时间必须是在入职时间的3个月内，且由公司指定医疗机构出具。若体检项目相关指标超标或医院建议复查的，必须复检合格后才能安排入职。体检不合格者不能安排入职。此件需人事岗签章。
（9）《经济担保书》原件：须被担保人亲笔签名、并附担保人、被担保人身份证复印件。
3、所有入职资料的原件及复印件必须清晰可辨，需人事岗签章的入职资料，必须签字确认后方可存档。
三、入职资料的保存
1、子公司人力主管部门保存本公司除中层管理岗以外的员工入职材料原件,集团人力资源部保存中层管理岗和总部员工入职资料原件。
2、所有员工的入职资料，均需在HR系统中存电子版备查。
3、中层管理人员入职由人力资源部经办，但授权子公司办公室协办的，子公司人事岗需在员工入职一周内，将入职资料原件寄到人力资源部。
4、入职资料需设专柜专夹管理，柜子应有锁并专人保管钥匙；电子文件夹应设密码。
5、入职资料作为人事档案的重要部分，设置查看权限，董事长拥有所有人员资料、档案的查看权限；人力主管部门拥有所有人员资料、档案的收集、整理、保管权限；其余职位人员仅拥有所管辖范围内人员资料、档案的查看权限。第二节录用审批
一、普通岗入职流程
人事岗在系统中发起入职流程,输入候选人相关入职信息,经人力主管部门、用人部门、子公司（集团总部员工由集团公司）进行入职审批。
二、中层管理岗入职流程
由人力资源部人事岗在系统中发起入职流程，经用人部门、用人部门所在公司、集团人力资源部、CEO进行入职审批。公司人事管理制度
三、退回处理
对于入职信息审批过程中被回退或不通过的，人事岗需及时修改信息并重新提报。
四、时效
人事岗应安排入职审批通过的候选人3个工作日内办理入职。
五、延期入职和取消入职
候选人在3个工作日内无法入职，需要延期入职的，人事岗在系统上进行延期入职的操作，并备注缘由；需要取消入职的，直接在系统上进行取消入职的操作，并备注缘由。
第三节入职手续
一、候选人经流程审批通过后，人事岗需做好入职安排工作。通知候选人在指定日期入职。
二、新员工入职当天，应及时签署《劳动合同书》（附件八）、《录用条件确认书》及《入职声明书》，并告知其培训安排，要求其办理工资卡。
三、员工入职当天需录入指纹，并开始记录考勤，未签劳动合同的人员，可暂缓录入指纹，待合同签订后再录入。
四、人事岗安排员工进行入职培训，并在员工通过培训的当天下班前，在系统上进行确认入职操作。
五、人事岗每周三下班前完成HR系统中上周入职人员的入职信息修改、资料备存。
六、人力资源部每周四下班前，根据当周的入职信息，更新人事信息，编制并下发上周入职员工的工号到子公司办公室，完成入职手续。
七、任何未正式入职的人员严禁安排任何工作，也不得录入指纹、发放考勤卡、名片等可能作为“事实劳动关系依据”的物品。
第四节劳动合同相关
一、工作事项
1、集团公司人力资源部负责拟订集团公司《劳动合同书》标准文本；制订与劳动合同相配套的各项规章制度；办理集团公司本部员工和子公司中层管理人员的劳动合同订立（含续签）、变更、解除和终止手续；检查指导子公司劳动合同管理，协助子公司处理劳动合同
争议；保管集团公司本部员工及子公司中层管理人员的劳动合同文本及与签订（含续签）、履行、变更、解除和终止合同有关的文件。
2、子公司办公室负责办理本公司普通员工劳动合同订立（含续签）、变更、解除和终止手续；负责本公司劳动合同管理，处理劳动合同争议；遇重大劳动争议，及时上报集团公司人力资源部并提出解决问题的建议；保管本公司普通员工劳动合同文本及与签订（含续签）、履行、变更、解除和终止合同有关的文件。二、劳动合同文本
1、劳动合同资料包括主件及附件二部分。主件为双方签订的《劳动合同书》；附件包括但不限于公司颁布的依法制订的各项规章制度的签阅、《入职声明书》《录用条件确认书》，因培训学习而签订的《培训服务期协议》，《竞业限制协议》及其它基于岗位不同而签订的各类协议或承诺书、责任书、《劳动合同签收回执》等。
2、与员工签订劳动合同必须统一使用集团公司正式颁布的《劳动合同书》标准文本。任何人不得擅自拟订或使用已废止的劳动合同文本。如需使用新的劳动合同文本或对合同文本进行修改，须报请集团公司人力资源部批准后方可执行。三、劳动合同作业规范
1、合同订立前，人力主管部门和员工应就劳动合同期限、试用期长短、工作内容和工作地点、工作条件、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件和职业危害防护、法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项进行充分协商。
2、人力主管部门应向拟签约员工告知公司的规章制度等和与其工作有关的情况。特别是录用条件、入职程序、录用条件确认书等内容。
3、合同订立前人力主管部门应对员工的身份、有效身份证件（身份证、户口等）、年龄、住址、健康状况、学历证书、专业知识和工作技能相关资格证书、与原单位解约证明等与应聘工作有关的情况及相关资料进行初步审查。对提供资料不真实者不予签订劳动合同。
4、根据公司实际和岗位要求，协商约定服务期和保守商业秘密和竞业限制等其他条款，并约定，违约所应当承担的违约责任。
（①服务期是指公司对享受本公司提供特殊待遇的员工，如出资招聘、出资培训或提供出国考察、住房补贴等特殊待遇的，约定三至五年的服务期。员工应遵循诚实信用的原则，严格遵守服务期限约定，否则将承担违约责任。②保守秘密或竞业限制是指公司对必须保密的技术信息和经营信息，约定保密责任。）
5、人事岗对员工提出的各类人事相关问题应进行解答。
四、劳动合同签署流程规范
1、人事岗应仔细确认劳动合同关键信息，尤其要注意对劳动合同的关键条款进行核查与填写（如劳动合同期限，试用期，工作内容，工作地点，工时制度，劳动报酬，发薪周期等），保证合同准确无误。
2、合同中空白之处内容的填写应符合双方协商一致的原则，达成一致后再填入相关内容。所填内容不得涂改，不得隐瞒或欺骗。
3、《劳动合同书》相关内容的填写必须字迹清晰，用词准确，对不用之处或空格应写无或用粗实线划去。

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