厦工企业管理信息化DMS系统
厦工企业管理信息化DMS系统
摘要：介绍中国工程机械代理商的发展历程，分析探讨了厦工就代理商建设方面做出的努力，特别是从2008年全球金融危机暴发以来，
厦工如何借助信息化系统助力企业管理提升取得成效。
关键词：DMS系统；企业信息化；工程机械行业代理商管理；流程优化
0引言
我国工程机械行业代理制度发展历史不长，但在国际上绝对算不上新鲜事物。在国内代理制度发展的同时，国外的工程机械厂商携手进入中国，沃尔沃、卡特彼勒等国际知名品牌生产厂家纷纷在国内建立生产中心和组件自己的销售渠道。依托成熟的市场运作经验，其渠道建设基本达到了预期目标：代理商在整个销售过程中承担了最终销售、促销、谈判、收款、维修等几乎所有的渠道职能。代表民族装备制造业的中国工程机械行业在学习的同时，急需提高自己的渠道发展水平来面对更加激烈的市场竞争。
1厦工信息化建设
厦门厦工机械股份有限公司（简称厦工），创建于1951年，是国家重点生产装载机、挖掘机等工程机械产品的骨干大型一类企业，形成了完整的产品系列，广泛运用于矿山、工程、农林水利建设、港口码头等领域。厦工作为老牌国企，经过60年的发展建设，在全国建立了30多个以省会为中心的分公司或办事处，以及100多家长
期合作的代理商，形成了覆盖全国范围的销售与服务网络。
2007年以来，厦工投资了超过五千万人民币对IT基础架构建设和安全建设重点做了投入，同时对IT组织机构进行了调整。在平台建设方面进行机房建设、网络结构改造、企业LAN化，出口统一做了大量工作。并对各个信息系统进行了应用方面的一些整合，备份的完善，OA系统的开发，工厂ERP系统与业务ERP的整合，
包括门户建设，这些应用的整合现在还在进行中。
港口业务管理2厦工DMS系统建设愿景
随着公司的日益发展壮大，在日常销售与服务业务中，原有的业务处理模式的缺点日益显现。主要表现在如下几个方面：①业务处理周期长，用户需求不能得到及时满足；②业务数据准确性不能满足企业日益发展的需要；③业务流程管控点界定不明确，具体业务的上下游数据缺乏可追溯性；④业务数据格式多样，不便于统计汇总，传递周期过长，已导致信息到决策层时已失真等。为更好的支持企业发展，厦工开发了一套营销与服务协同平台（简称DMS系统）。这套软件的基本思路分为3个方面：①强化代理商营销网络管理，加强与经销商、办事处业务运作协同化办公，优化销售相关业务处理流程，从而达到提升客户满意度的目的；②帮助经销商提升业务管理能力，由于地域原因，各个经销商经营管理水平存在较大差异，帮助经销商提升自身管理水平的同时实现经销商与厦工的双赢目标；③实现整个公司的业务流、单证流、审批流、信息流、资金流，实现供应链条上的数据一体化、整合化、可透视化。为公司管理层提供真实、有效的
数据已供决策。
3厦工销售与服务核心业务
整机销售业务：（1）样机管理：①经销商样机申请，厦工经过审核后，进行样机发放；②经销商接收样机成为经销商寄售库存；（2）整机销售：①客户需求产生代理商的销售意向，销售意向经过审核形成销售合同；②经过代理商及本部审核后，办理销售业务，并通过系统进行业务操作；③营销公司的财务系统记录应收账款信息，并与本部SAP集成生产销售订单和发货单，本部打印出门证实现整机发运，并调整整机库存；④代理商进行运输委托，客户整机接机，销售确认，并将交机信息反馈厦工，由服务部门进行销售信息确认，包括（最终用户信息，三包服务起效日期等）；⑤开票申请，由经销商提出已由厦工确认的销售信息提出开票申请，由厦工本部审核无误后，创建SAP相关单据。包括：结算订单，财务凭证并形成应收账款；⑥销售回款核销，经销商通过DMS系统查询可应回款明细，并提交回款核
销信息，由厦工财务部核实后进行核销。
图1系统界面
整机售后服务业务：①样机维修业务，经销商寄售库存的样机如发生故障需要维修，需经厦工服务部审核同意后方可进行；②强制保养业务，服务商按照规则进行强制保养并录入信息，服务部随机抽取服务商的保养记录进行回访；③三包维修业务，服务商根据现场维修情况录入三包维修单，服务部审核提交质量信息单信息，进行授权或
批准处理，同时会进行打分考核。所有维修处理完成，服务商需要填写验收三包维修单记录。服务部随机抽取维修服务单进行回访考核；
④三包旧件出入库业务，服务商将维修的换件寄回旧件库，区分残值处理与维修费用部分，旧件库对收到的旧件进行审核后入库，旧件库将已入库的旧件按时出库给供应商，对于服务商当地残值处理的旧件，需要服务部批准处理；⑤服务费用结算业务，售出后确认信息的整机可以进行整机服务费结算，完成强制保养的服务部提出强保费用结算，服务部对旧件库出库的旧件及产生的维修费进行维修配件费结算。
报表查询：①销售周报、月报、年报；②按机型、客户、区域等指标查询销售情况；③查询整车状态；④查询整车维修历史；⑤查询经销商回款记录；⑥经销商欠款查询；⑦三包件故障统计与分析。
4DMS系统实现的管控点
(1)整车样机发货与经销商信用额度控制的集成，有效控制了财务风险；
(2)整车发货信息的共享，经销商可以方便、快捷的查询到整车
的物流信息；
(3)整车销售信息的及时反馈给本部，方便本部及时掌握市场信
息，调整营销策略；
(4)整车销售支持多种销售模式（全款、按揭、融资、分期），且各种销售模式下都可灵活调整参数，例如：分期期数可调整，分期金
额可调整等；
(5)整车销售客户信息及时反馈厦工，利于本部及时掌握客户资源；
(6)整车售后强保规则按不同产品组划分，强保结算实行按单结算，充分激发服务商主动服务意识，从而延长产品生命周期，为客户
创造价值的同时提升公司品牌；
(7)整车故障报修，及时获取机器故障发生时间和服务维修开展时间，已统计故障响应时间并考核服务商，督促经销服务商及时，快
速响应用户维修申请，以减少因故障停机对用户造成的损失；
(8)本部对于经销商的报修申请进行审核，已实现对维修业务的可控，同时设置审核标准，对于一定标准以下的服务，服务商可不需本部审核进行维修服务。从而规避系统外风险的同时满足快速响应客
户服务申请的需要；
(9)报修审核标准灵活，可配置。可按照公司经营计划，按零件价格，零件品类等设置审核标准。增强系统健壮性，已适应公司发展；
(10)按产品建立故障代码库，方便服务商进行维修服务的同时，
便于故障信息的分类汇总，为产品品质改善提供基础数据；
(11)服务产生的三包旧件返回本部旧件库时判断是否是原厂件，作为服务配件费结算依据；
(12)提供完整的服务基础数据，包括零件图册，服务BOM，装配档案，维修工时表。基础数据的统一，保证业务单据数据准确、有效；

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