秘书国家职业资格（三级）核心讲义
第3章办公室事务管理
考点梳理
1．了解办公布局的种类和设计不同办公布局的程序，了解改进日常办公事务工作程序和处理突发事件的原则和工作流程，了解办公资源管理的基本方法。
2．掌握各种办公模式的概念、管理方法和优缺点以及设计办公结构和布局需要考虑的因素。
3．掌握督察工作的程序和办公室工作目标管理的内容，能够制订工作计划和承办周期，掌握突发事件的预防和应对措施。
4．掌握办公用品与设备的采购程序和编制采购预算方案的程序。
一、办公室环境管理
（一）选择办公模式
1．类型
（1）在家工作模式
在家工作模式是采取在家工作模式，可解决办公场所的拥挤，交通上的耗时等问题。适用于科研人员、无需与其他员工或客户接触的人员。
（2）弹性时间工作模式
弹性时间工作模式是在征得领导同意的情况下，选择上下班时间，其工作时间累计计算，达到法定工时标准即可。适用于不经常与外界和客户接触的部门。
（3）兼职工作模式
兼职工作模式指一人与多家单位以合同的形式确认兼职期限、任务和报酬，担任多项工作任务。
（4）定期合同制工作模式
定期合同制工作模式，指为完成某项任务与专门技术人员签订合同，明确其权利义务直到完成任务，可采用承包形式。适用于有一定专业技术或有承担某项特定任务能力的人员。
（5）交叉工作模式
交叉工作模式指，两人共同承担一项工作，要求有一段重叠的工作时间用以交换工作。通常每人工作半周，也可夜、白班交替。
（6）远程工作模式
远程工作模式指通过电话、计算机等现代工具向工作人员发布工作指令。适用于与客户不经常打交道的人员。
（7）虚拟办公模式
虚拟办公模式指，管理者和工作人员通过电话和计算机等现代工具监督、完成任务的工作模式。只要有计算机即可进行操作。
（8）临时办公桌模式
一些无需正常上班的人员由于无固定办公桌而使用手推车放置文件，这种模拟办公桌的办公模式即临时办公桌模式。
（9）项目团队工作模式
项目团队工作模式指，一定工作人员组成一个团队完成一个项目，任务结束，团队解散。
常用于项目的承包或临时性的工作。
2．不同类型工作模式的优缺点
工作模式优点缺点
在家工作1．节省办公空间和资金
2．节省往返的时间
3．较大灵活性
4．减少交通拥挤和费用
1．需配备电话和计算机
2．受家庭环境干扰，难以集中精力
3．组织难以监控
4．与外界、同事交流减少
弹性时间工作1．较大灵活性
2．避开交通高峰，减少迟到和缺勤
3．激发工作动力
1．某些时间段难以监督员工
2．难以满足所有时间选择，有些岗位不能实施
3．须花费时间妥善安排工作时间
兼职工作1．发挥兼职人员特长，动力、效益好
2．节省组织人工和设备费用
3．有针对性地聘请专业技术人员
1．不属正式员工，难以监督和控制
2．人员不稳定，难以保证连续性
3．收入不稳定
定期合同制工
作1．利于聘用优秀技术人员，只支付完
成任务费用，不包含其他福利和加班费
2．节省办公空间
3．工作动力、效率高
1．难以控制、监督和保密
2．人员不稳定，难以保证连续性
3．合同制人员缺乏长期工作保障
交叉工作1．交替双方可相互替补
2．组织能够留住人才
3．灵活的模式利于激励员工
1．交接不好或双方有矛盾，影响工作
2．难以保证工作的连续性
远程工作1．减少办公空间和费用开支
2．减少交通费用和往返时问
3．工作人员工作灵活
1．难以监督和控制工作情况
2．需加强管理和联系，明确工作任务
3．缺乏沟通
虚拟办公
1．减少办公空间、用品的耗费
2．即时的国内、国际间交流1．计算机等设备需投入一定资金2．难以控制任务和信息质量3．难以管理网络
临时办公桌1．节省办公空间和费用
2．不必履行报到手续，可直接办事
3．形式灵活，不固定
1．工作人员缺乏归属感和团队意识
2．组织难以管理
3．需做细致安排，保证工作位置
项目团队1．可选择优秀人员完成重要工作
2．便于管理
3．可集中精力完成一项任务
1．项目结束团队解散，有临时性观念
2．工作人员需要时间互相了解
3．选择不同办公模式的方法
（1）分析现有工作模式问题；
（2）综合分析不同模式优缺点；
（3）确定新的办公模式；
（4）根据新模式制定规章制度；
（5）确定新的分配制度。
4．办公模式变化原因
（1）信息技术的发展使人们不受地理位置的限制；（2）企业经营需要在少量支出费用的同时吸纳优秀人才；（3）办公场地费用过高；
（4）大中城市的交通拥挤；
（5）人们思想观念的变化；
（6）人们需要时间上的自主性和灵活性；
（7）人们希望最大限度地发挥才干；
（8）人事制度的改革。
5．选择不同办公模式的程序
（1）出现有问题；
（2）确定新型模式；
（3）制定管理办法；
（4）实施新模式
（5）检查结果；
（6）完善新模式。
（二）合理进行办公布局
1．办公室布局的类型
（1）开放式布局
开放式布局，将一个大房间分为多个相对独立的工作单元，把工作人员按工作程序安排在各单元中工作。其优点是便于沟通、节省办公空间、共享办公设备；但也有难保机密、干扰较大、缺乏私人空间的缺点。
（2）封闭式布局
封闭式布局，将各部门分割在相对独立的房间内，是一种传统的办公室布局。其优点是安全、保密，利于集中注意力，保护隐私；但也有难以交流和沟通，费用较高的缺点。
（3）混合式布局
混合式布局，是在开放式的大办公室内，将各部门用组合式办公用具或其他材料分为若
干工作区域。这是较为合理的布局模式，它结合开放式和封闭式布局的优、缺点，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了干扰。但需要投入相当的资金。
2．布局方式的选择依据
（1）组织的工作性质；
（2）员工的人数；秘书资格
（3）工作和保密的需要；
（4）工作的相关度；
（5）符合安全要求；
（6）方便灵活。
二、办公室事务和管理
（一）办公程序管理
办公程序，也称办公流程，通过对某项工作流程的科学化管理，形成完成该工作的相对固定的方法和模式。
1．必要性
办公室工作涉及面广，琐碎繁多。
2．特征
（1）合理性；
（2）择优性；
（3）可操作性；
（4）稳定性。
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