办公自动化系统管理规定
办公自动化系统管理办法
1 总则
为确保公司办公自动化系统（以下简称OA系统）的顺利运行，规范OA系统的使用和操作，提高办公效率。
2适用范围
OA系统的适应范围为安装本系统的我公司各基层、机关部室。
3组织与职责
3.1综合办公室、技术工程部是OA系统的日常管理和维护机构，负责处理和协调有关OA运行事宜。
3.2 公司综合办公室（以下简称综合办）在OA系统中的主要职责：
（1）负责检查、督促公司各部室操作人员在OA系统中的执行运行情况。
（2）负责修改公文流程、归档程序和变更操作人员的权限等。
（3）负责公司政务收文的签批意见。
（4）负责对以公司名义发布的各种信息的审批。
（5）负责各种政务发文的核稿。
（6）负责“周工作安排”的发布。
（7）负责“”和“互联网账号”的申报和管理。
（8）负责“港口信息”的报送。
（9）负责公司的合同审查与归档。
3.3 综合办副主任、党工作部部长在OA系统中的主要职责：
（1）负责审核各部、室以公司名义发文的文稿。
（2）对不符合公文处理规定，需做较大修改的公文，应说明理由，退回拟稿人，待其修改合格后，再发送领导签发。3.4公司综合办文书人员在OA系统中的主要职责：
（1）负责接收发送我公司的所有公文。根据流程的要求，正确登记和分发各类收文。
（2）负责公司发文（政务发文、党务发文）的编号盖章及存档文件的打印。
（3）做好公文的催办工作。每日查看流程中的公文，对超期、未阅办的文件，及时通知有关部门。
3.5 秘书人员在OA系统中的主要职责：
办公自动化管理（1）负责对各部室发布公司性的各种会议通知。
（2）负责所发布的“会议通知”反馈的督促、检查。
（3）负责信息的收集、整理和发布。
（4）负责“月度工作安排与简结”的发布。
3.6打字员在OA系统中的主要职责：
（1）对公司领导已签发的文件按照规定的公文格式进行排
版，及时发送拟稿人校对。
（2）经拟稿人校对公文，如发现仍有错误，应通知拟稿人重新校对，根据拟稿人意见进行修改。
3.7合同管理员在OA系统中的主要职责：
（1）负责对OA系统中公司合同的合法性、公平性、真实性和条款的完备性进行审查，报送单位领导审批。公司重大合同报送股份公司审查。
（2）负责OA系统中的公司合同编号登记、统计、归档、向股份公司法律部门报送《年度合同统计报表》、合同印花税上报等日常管理工作。
3.8合同承办员在OA系统中的主要职责：
（1）负责OA系统中合同审批表的填写，合同正文条款的拟订，在OA系统中提交部门领导审批、其他部门会签、公司合同管理员审查；
（2）根据OA系统中审批合格的合同文本及与签订、履行、验收、变更、解除合同有关的文件，并及时交合同管理员归档。
3.9系统管理员在OA系统中的主要职责：
（1）经常检查系统运行情况，确保正常运转；及时帮助各单位解决OA系统应用中出现的各种问题，防止事故发生。
（2）经综合办主任同意，负责修改公文流程、归档程序、增删OA用户和变更操作人员的权限等。
（3）做好数据的备份工作，防止数据丢失。
（4）收集各部门对OA系统提出的意见和建议，及时改进完善。
3.10各部室负责人在OA系统中的主要职责：
（1）负责接收公司综合办文书分发的各类传阅文件。
（2）根据公文流程、批办意见和部门意见合理、有序地发进发出本单位的公文。
（3）根据公文的重要性及使用保存价值，自行另存至本地硬盘并打印纸制文件。
3.11其他人员在OA系统中的主要职责：
（1）根据系统的操作要求，能够熟练、正确使用OA系统。
（2）根据流程和公文格式要求，正确起草和处理各类公文。
4 公文流程
4.1 在OA系统中，根据公文流转的需要，将公文划分为收文（政务收文、党务收文）、发文（政务发文、党务发文）、通知、信息上报。
4.2在OA系统的公文，除按照有关规定禁止录入本系统的公文和其他特殊公文外，所有文件均须进入OA系统进行流转。4.3 收文流转。
（1）收文是指股份公司、集团公司及有关单位发来的文件。
（2）公司文书将文件存入公司OA系统登记后，发送给综
合办主任（或党工作部部长）拟写批办意见。
（3）综合办文书根据主任（党工作部部长）批办意见进行文件传阅。传阅顺序为：公司领导、部（室）。
（4）收文单位要及时处理所收公文。对于需办理的文件，主办单位应抓紧办理，不得延误、推诿。特急文件应随到随办，急件当日内办毕，一般性文件两天内办完，文件阅办完毕后要拟写办理意。
（5）部门领导认为所收到的文件不应由本部门主办或对批办意见有异议时，应写明理由，将文件退回综合办重新分发。
（6）综合办文书收到已传阅完毕的文件，可结束流转，并及时归档。
4.4 发文流转。
（1）发文是指由各部、室起草，以公司名义向外（指股份公司或集团公司）向内所发出的所有公文，包括政务发文和党务发文。
（2）填写发文笺，不得漏项、空项。
（3）编辑正文。
拟稿人应在“正文”中编辑正文。“附件”只允许excel文档或图片文档。
（4）部门负责人签字及会签。
正文编辑完成后，拟稿人将文稿发送至部室领导，部室领导

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