公司OA办公自动化系统管理制度
公司OA办公自动化系统管理制度
第一章总则
第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统），是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。实现网上办公和信息资源共享的办公自动化系统。
第二条为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效减少和节约成本，加快办公自动化建设，保障文献和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本制度。
第二章计算机管理
第三条计算机是指公司给员工配置办公用计算机，涉及台式机、笔记本及移动平板电脑。不得将计算机或打印机外设私自互换或带离指定使用部位。严禁私自将个人电脑或外部人员电脑接入公司网络。
第四条计算机须爱惜使用，分类存放文献，定期杀毒，不得安装与工作无关的软件，严禁安装PPTV、PPS等在线视频软件，下班后及时切断电源。出现故障及时填写IT协作申请表申请维护。
第五条计算机须设立密码，长时间离开电脑要保存正在解决的文献并锁定电脑，重要文献须定期整理备份。
第六条传递电子文献须使用OA系统发送，严禁使用QQ等软件发送文献(必须与政府有关部门联系除外)。在OA系统上发送带有公司秘密的文献，须压设立密码后发送，口头传递密码。
第三章OA的使用
第七条上班后及时登录OA系统电脑端，并检查需办理的流程，查看邮件、公告告知及日程安排，并保持OA系统处在在线状态，保证信息通畅。
第八条重要工作流程和流程表单须在OA上流转，严禁线下流转。财务流程须线上流程审批和线下纸质版审核同步进行。
第九条接到工作流程须在24小时内办结完毕，对于暂时不办理的流程须挂起，否则将会计入超时流程。
第十条流程表单认真填写必填字段，认真检查上传的附件方可转交下一步，下一步未接受可收回再修改。审批、审核过程中发现问题可退回到问题环节。如需终止或者删除错误流程，须退回到申请人环节后告知本公司管理员解决，严禁删除在审批过程中的流程。
第十一条下班前养成办结当天待办流程的习惯，并在及时书写当天工作日记。
第十二条外出或者出差培训时，使用手机登录OA系
统解决重要流程。外出时间较长的流程须委托给部门其别人员办理，不得出现人员外出导致主办流程无法流转的情况出现。
第十三条OA登录密码须每三个月更换一次，严禁使用空密码。在非自己专用电脑上不得点选记住密码。
第十四条本部会议室申请须在OA行政办公下会议室申请里申请：大型（超过三十人）会议和学习须提前三个工作日，中型（超过十人不到三十人的）会议和学习须提前一天申请，小型会议和学习须提前一小时申请，非工作日使用会议室须向综合办公室单独申请。申请成功后须在会议开始前一小时到综合办领取钥匙，自行组织会议，如须使用会议室器材告知会议室管理员负责器材准备调试工作。会议结束后设备桌椅及时归位，归还钥匙。
第十五条办公用品申领（仅限国投本部）须在OA系统行政办公下办公用品申领：每月15日和25日申请，申请通过后到办公用品管理员处领取，假如申请数量超过库存，须填写OA上使用《办公用品采购申请单》申请购买。
第十六条告知公告须使用行政办公下公告告知管理发布公告告知，每个部门和子公司应拟定专人负责发布本部门、子公司的公告告知，严禁超范围发布公告告知，告知公告内容须写明公告告知正文，公告告知的文献及附件作为附件形式上传。
第十七条小范围的重要事项告知、商洽和督办以及文献发送等不需要发布公告告知的，须使用功能，严禁使用微讯或者组消息商谈督办工作和传输文献。收到邮件须及时回复接受状态，并及时办理。
第十八条严禁运用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情涉及下载游戏和视频、在线视频、在线淘宝等等。严禁在OA系统上流转保密文献。
第四章OA系统用户的开通和注销
第十九条由各公司人力资源部负责新增员工资料的审核，并把须要开通的人员名单、基本信息和使用权限，交由本公司管理员办理开通，开通后由人力资源部及时完善人员其他信息。
第二十条由人力资源部提供须注销OA系统的人员名单，由本公司管理员及时办理注销，注销需检查是否有未完毕的流程表单，将其主办的流程及时分派其别人员。办公自动化管理
第五章系统流程功能管理
第二十一条各部门按照职能管理相应的流程表单、知识管理下公共文献柜相应资料文献夹以及相应的功能模块管理。
第二十二条如需修改、增长流程表单，须下载公共文
献柜中OA资料文献下工作流程确认单，按模板制作修改后或新增的表单，部门领导及分管领导签字确认后交由管理员制作流程表单。
第二十三条需要删除流程须流程管理部门领导、分管领导及总经理签字批准后方可删除。
第六章管理员职责
第二十四条管理员须做好新入职工工的计算机培训及OA系统使用培训工作。
第二十五条管理员须维护好本公司流程表单，及时解决OA使用过程中的问题，优化解决表单流程。
第二十六条每周五由本公司管理员记录超时及工作日记书写情况，督促工作日记书写和限时办理流程，并将结果反馈给各部门负责人，作为绩效考核重要依据。
第六章处罚规定
第二十八条保证OA系统流畅，严禁上班时间使用办公网络做与工作无关的事项，例如在线视频、音频、游戏和购物等行为。每周将对在公司本部各部门及子公司进行流量行为监控，有以下行为将予以通报批评，并将结果交由人力资源部扣除5分，连续发现翻倍：
（一）WEB流媒体和P2P流媒体一周之和超过500MB

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