OA系统管理办法
公司OA办公自动化系统管理办法
总 则
公司办公自动化系统（以下简称OA系统）网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/浏览器结构，建立起全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本办法。
组织职责
OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：
一、办公自动化OA系统的管理部门。主要职责为：
1.1、负责OA系统正常运行；
1.2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；
1.3、负责OA系统各部门工作流程设计的审核；
1.4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；
1.5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；
1.6、操作培训；
1.7、搜集、整理优化系统的需求；
1.8、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；
1.9、负责OA系统的数据备份；
1.10、负责文件柜书写权限的设置。
二、总经办、信息部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：
2.1、负责现有用户、及新增用户的审核；
2.2、负责审核用户（变更或注销）信息；
2.3、负责处理OA系统流转审批及文件夹属性和内容的变更工作审核；
2.4、负责根据工作需要，提出优化需求；
2.5、负责系统数据的追踪、跟进。
三、OA系统的使用必须遵守以下规定
3.1、办公（OA）系统正常运行期间，上班时间必须开启办公系统（OA精灵），及时查阅公告和处理各类流程数据；
3.2、应保证文件及协同处理的响应时间。所有流程处理时间应不超过24个小时（三个工作日）特别情况下应采取“挂起”操作。如因出差等原因较长时间不在单位，应将权限委拖本部门其他人员（如请假时间超过两天的，请当事人要及时办好委托办理），回单位上班后应及时收回权限；
注：
(1)、员工应熟悉掌握自己所负责的业务内容、工作流程，熟悉与自己工作相关的制度规定，熟悉OA系统相关操作；
(2)、管理部根据制度规定进行授权、审核、发布等操作，并对操作负责，不滥用权限；
(3)、各员工应及时处理自己所负责的业务，不拖延贻误，基本工作流处理时间不超过4小时；每个环节停留时间不超过12小时（节假日可顺延），超过24小时仍未处理导致流程停滞的视为不及时处理；
(4)、管理部每日检查、监督各项流程的进度情况，及时督促停滞流程的处理。不定期对延迟处理流程责任人、处理时间进行汇总，月底根据管理简报予以处罚，处罚标准为每条滞压流程50元；
(5)、所有工作流审批需(签章)处理；
办公自动化管理(6)、日后工作流审批需签章审批，而无签章给予处理通过的处敷衍了事；
(7)、对敷衍了事的行为进行处罚，处罚标准为每条流程50元。
3.3、操作人员必须按照文件、流程说明进行操作；
3.4、相关权限需要变更时，应该及时提出申请并由主管及公司相关部门审核；
3.5、所有员工不得盲目新建无用的工作流程；
3.6、所有员工应对自己创建的工作流程负监督执行责任；
3.7、已建创的工作流程确认无作用应立即删除（未转交）；
3.8、任何人不得随意删除与自已无关的数据、文件；
3.9、操作人员要妥善保管好自己的密码并时常更新，不得将用户名和密码提供给外部人员；
3.10、外来人员未经同意不得操作有办公系统的电脑，以免有关内容泄密；
3.11、员工要熟练掌握OA系统的使用方法，OA系统为公司的日常办公程序。员工要保证通过OA系统发布的流转、信息、文件内容完整准确，并对所发布的内容负责；
3.12、OA系统将自动对员工的使用情况进行记录，并对每个员工文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录；
3.13、机密文件应按原有的手工处理模式及进行处理，不得通过OA系统进行办理；
3.14、系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己每月定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。
四、公共文件柜权限标准
公共文件柜为公司共享、共用平台，主要存储公司部分办公文档。方便广大用户实时在线使用。使用权限可以明解分配到部门、人员。操作权限具体可以明细为查看、新建、编辑、下载打印、删除。权限的分配直接关系到人员使用状况，一个完善的权限分配标准会给文件、文件的存储、查看、安全带来很大的帮忙。
目前“公共文件柜”的一级文件夹已经有二十有余，具体的内容也经包含了公司各部门。文件柜的使用定义为部门、人员开放，以流程申请办理开放。所有开通相关权限的同志要对自
己的操作负责，不得随意修改、变更文件、文件夹名称、内容、位置。相关权限统一开放。

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