文秘笔记(5篇材料)
文秘笔记（5篇材料）
第一篇：文秘笔记
拟订会议议程、日程
(一)会议议程和会议日程的含义及作用
1.会议议程的内容
会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论：大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。
2.会议日程的内容
会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
3.会议议程和日程的作用
通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划，获得有效信息。
(二)会议议程的制定程序
会议议程的制定程序是：明确目标和参加者一安排各议程事项的时间一确定每一项议程一决定会议讨论形式一决定会议决策的方式。
(三)会议日程的编制方法
(1)制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。
(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、餐饮安排。
(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。
(5)保密性较强的议题一般放在后面。
(四)注意事项
1.会议议程和会议日程的区别
会议议程和会议日程的功能不同，议程的编制应在前，且一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。
2.会议临时动议
如果有特殊原因需要研究临时动议，要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。
提供会议地点的备选方案
(一)会议地点选择的要求
会议地点的选择，要综合考虑多种因素，主要应考虑下列因素：
(1)交通便利;
(2)会场的大小应与会议规模相符;
(3)场地要有良好的设备配置;
(4)场地应不受外界干扰;
(5)选择会议地点应考虑有无停车场所;
(6)场地租借的成本必须合理。
(二)会议场地选择的工作程序
会议场地选择的工作程序是：确定会议目的与形态→了解会议的实质需求和与会者的期望→确定会议场地→对会议地点进行确认→签订书面合同。
(三)注意事项
1.广泛收集会议地点的信息
文秘常识2.实地考察会议地点的注意事项
实地考察会议地点的注意事项有：
(1)会见能作决策的人，有利于解决以后可能出现的问题;
(2)只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观;
(3)不要出于个人原因再次参观酒店;
(4)不要带家属同行参观;
(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况;
(6)要考虑是否以另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。
布置会场和安排座次
(一)会场整体布局安排
1.会场整体布局的要求会议整体布局的要求是：
(1)庄重、美观、舒适;
(2)会场的整体格局要根据会议的 性质和形式，营造出和谐的氛围;
(3)中大型会议要保证一个绝对的中心;
(4)小型会场要注意集中和方便。
2.会场整体布局安排
会场整体布局的方法：
(1)确定会场形式;
(2)合理摆放桌椅;
(3)布置附属性设备。
(二)主席台的座次和场内座次安排
1.主席台座次和场内座次的要求
主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免主持人同与会人员背向的现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。
2.主席台的座次和场内座次安排
(1)安排主席台的座次
会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：
1)依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。
2)为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3)主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。
4)在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。
(2)安排场内其他人员的座次
1)小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。
2)中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：
①横排法。是以参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。
②竖排法。是以各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。
③左右排列法。是以参会人员的姓氏笔画或单位名称笔画为序、以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。
发布会议信息
(一)会议信息的内容和分类
1.会议信息的内容
会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法;会务与联系人;会议报到及会议议程、日程;与会者的信息;会议报送的交流信息;会议记录和纪要的内容;会议宣传报道的内容;会议决议的内容。
2.会议信息的分类
会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查，提高信息利用的效率。
(二)发布会议信息的工作程序
发布会议信息的工作程序是：传递会议通知信息→分发传递会议文件→沟通传递会议有关情况。
安排会议食宿
1.会议餐饮的常识
(1)餐饮安排的原则是让出席者吃好而又不浪费。
(2)就餐大体上是一个标准，确定好伙食标准和进餐方式，但必须照顾少数民族代表和年老体弱者，还要照顾南北不同出席者的口味。
(3)秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。
(4)座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。
2.安排会议餐饮
(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

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