公文处理相关知识要点
公文处理相关知识要点
公文（公务文书）写作是一门学科。
公文是否规范、质量高低体现一个单位的形象。那么，制发的公文怎样才能更加规范呢？首先，要懂得公文格式；其次，要有高度的责任感，有严格认真、一丝不苟的工作态度。如果抱着不拘小节、无所谓的态度，可以肯定，从你手中出来的公文永远都无法规范。因为公文是很讲究格式的，有板有眼，甚至一个标点、一个空格都有规定，不得随意改变；再次，至少都要双重把关，一是办公室主任要把好文字关，二是打字员要把好格式关；第四，盖章前必须再行审核。
市局举办公文处理知识讲座，目的是要使我市安监系统的公文处理更加规范、文秘质量更高，提高文秘队伍的整体素质。
公文处理的内容很多，今天着重介绍常用文秘的格式和公文的运转等内容，至于如何拟写公文等方面不作介绍。
一、公文的有关问题和常用文种及处理方法
（一）什么叫公文？公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书；是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（二）公文处理的依据。国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），2001年1月1日起施行。
（三）什么叫公文处理？公文处理包括公文的办理（发文、收文）、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（四）拟制公文的原则和要求。坚持实事求是、精简、高效的原则。一是程序正当，职权明确；二是文种正确，格式规范；三是确有必要，合法有效；四是依据充分，意见齐全；五是合乎逻辑，符合语法；六是按时办结，及时回报；七是重视保密，妥善保管。
发文流程：1.由业务科室拟文，打出初稿——2.科长（主任）审核签名——3.交办公室审核签名后，交回拟文科室——4.呈分管领导或主要领导签发——5.送办公室编文号、打印——6.用印、分发。县区发文，对应办理。
（五）公文种类
1．行政机关公文13种（国发〔2000〕23号）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（党委系统另有规定，大同小异）
2．常用公文5种（通知、通报、报告、请示、函）：
（1）通知（行文方向：下行文、平行文）。通知的功能：批转下级公文，转发上级公文，传达要求下级办理和周知事项，任免人员等。特点：广泛性、指导性、行文方向的不确定性。
发文方式和文件标题
——发布、颁布、转发、批转、印发的通知
标题拟写公式：发文方式+被发公文机关名称和标题+文种
转发通知，可以是上级的，也可以是不相隶属机关的。注意：被转发公文是转发文件时的主体文件，不得以附件标注。
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—传达意见、部署工作的通知
标题拟写公式：机关名称+关于+事由+文种
文秘常识——会议通知
标题拟写公式：关于+会议名称+文种
多级转发的文件标题怎么写？转发文件是发文最多的一种方式，存在（二级、三级）多级转发问题，若按公式拟写标题，不但占了大半页纸张，让人看得眼花缭乱，而且存在多个“转发”和多个“通知”等非常别扭的问题。因此，许多老文秘对这个不够科学的公式进行了改革。
改为：发文方式+被发公文主体标题+文种。但在正文中必须将被转发公文的标题只字不漏地写进去。若此，标题既简明扼要，又无疏漏。（附例文）
（2）通报（下行文）。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
特点：广泛性（没有机关、级别的限制）、真实性、典型性、及时性。
（3）报告（上行文）。报告三大功能：向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。注意：人们常用的“汇报”，不是文种，应采用“报告”方式。
报告与请示不同，（报告）领导只阅不批。在报告中不能夹带请示事项。
（4）请示（上行文）。一文一事，不得越级请示，不得多头主送，不要直接送领导个人，千万不要抄送下级。
具有定向性（上行文）、祈复性、单一性、超前性的特点。
主要有三种类型：
——求示性。在工作中遇到难题，没法规可依等。结束语：以上请示，请指示。
——求准性。引言、理由要充分，使人信服。结束语：以上请示，请批复或以上请示，当否，请批复。（附例文）
——求批转性。把目的、措施条列式写清楚。结束语：如无不妥，请转有关部门执行。
注意：在请示的标题中不得出现“请求”二字，请示本身就有请求的意思。
（5）函。函是功能最多、最灵活、应用广泛的一种多面手公文。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。既有通知的功能，又有请示的功能，还有批复的功能。
主要类型：商洽函、问答函、请批函、批复函。
3．函与请示、批复、通知的关系
（1）函与请示。两者功能基本相同，请求批复。
不同点在于适用范围：请示，只适用于对上级机关，如对市政府、省安监局等单位发文；函，适用于不相隶属机关，如对财政局、编委等单位发文。
（2）函与批复。两者都有答复审批事项的功能。不同点在于：批复，适用于答复下级机关；函，适用于不相隶属机关。
（3）函与通知。两者都有告知的功能。不同点：通知、主要是下行文，也可为平行文（告知式），行文时的主送单位，若有隶属（即行政辖属关系，如市政府对市直各部门。另外，
业务上的上下级关系，可以参照行文，如省安监局对各市安监局）机关在前，非隶属机关可随其后。但是，主送单位中没有隶属机关的，这样的公文不得用通知，必须改用函，如对省属单位、党单位、部队等。
二、公文的运转
（一）公文盖章。规定不用盖章的公文有2种：电报形式的文件，会议纪要。
盖章原则：端正居中，骑年压月，上不压正文。
1．单一发文盖章：盖在成文日期（右空4字）上。
2．联合发文盖章：
（1）盖2个印章的：成文日期居中拉开，左右各空7字，主办单位在前，均压日期。
（2）盖3个印章的：每排3个印位，打上单位简称，印章之间不得相交或相切，成文日期在最后一排印章之下右空2字。
（3）盖4个以上印章的：每排3个印位，打上单位简称，印章间不交、不切；最后剩2个或1个单位时，居中排布，成文日期在最后一排印章之下右空2字。
（二）密级。绝密，机密，秘密。
要确定保密时限。一般在页面顶格右上角加中括号标明，同时标注时限，之间用五角星隔开。如[秘密]☆1年。
（三）紧急程度

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