企业档案查询管理规定
企业档案查询管理规定
【企业档案查询管理规定】
第一章 总则
第一条 目的和依据
为规范企业档案的查询管理，保护企业信息安全，维护企业利益和社会公共利益，制定本规定。
第二条 适用范围
本规定适用于所有企业档案的查询管理工作。
第三条 定义
1-企业档案：指企业产生并保存用于记录、证明和研究企业活动的一切信息载体和文件。
2-查询人员：指有查询企业档案需求，并经过授权的人员。
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3-档案管理部门：指企业内负责档案管理工作的部门或人员。
第二章 查询申请与审批
第四条 查询申请
1-查询人员应提交查询申请，包括查询目的、查询档案范围、查询时间等信息。
2-查询申请应由查询人员所在部门负责人审批，并提交给档案管理部门备案。
第五条 查询权限
1-查询权限分为常规权限和特殊权限两类。
2-常规权限由档案管理部门授权给查询人员，特殊权限需要相关领导审批后方可使用。
第六条 查询审核
1-档案管理部门应严格审核查询申请的合法性和合规性。
2-查询审核结果应及时告知查询人员所在部门。
第三章 查询操作和管理
第七条 查询方式
1-查询可以通过企业内部电子档案系统进行，也可以通过书面申请方式进行。
2-查询人员使用电子档案系统进行查询时，应按照系统操作规范进行操作，确保信息安全。
第八条 查询记录
1-查询人员应按照规定的查询方式进行查询，并在查询记录中填写查询目的、查询时间等信息。
2-查询记录应及时归档保存，备案审核。
第九条 查询范围限制
1-查询人员只能查询与其工作相关的档案，不得越权查询他人档案。
2-在特殊情况下，可以根据需要临时调取相关档案，但必须经过相关审批程序和记录。
第四章 档案保密和安全管理
第十条 保密措施
1-档案管理部门应加强档案保密意识教育，确保查询人员理解并履行保密义务。
2-涉及商业秘密等敏感信息的档案，应按照保密级别进行管理，并限制部分查询权限。
第十一条 安全措施
1-企业档案应定期进行备份和存档，确保信息安全。
2-电子档案系统应设有访问权限控制，记录查询、修改等操作，确保操作的可追溯性。
第五章 违规处理和责任追究
第十二条 违规查询
1-查询人员未经授权或超越权限进行查询的，将受到违规处理。
2-对于涉嫌违法违规行为的查询，应及时上报相关部门。
第十三条 责任追究
1-档案管理部门应对查询操作进行监督和检查，发现违规行为及时处理并追究责任。
2-查询人员应严格按照规定操作，如有违规行为，将依法追究相关责任。
附件：查询申请表格
附录：
1-本文所涉及的法律名词及注释：
    ●企业档案：指企业产生并保存用于记录、证明和研究企业活动的一切信息载体和文件。
    ●查询人员：指有查询企业档案需求，并经过授权的人员。
    ●档案管理部门：指企业内负责档案管理工作的部门或人员。

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