北京工商大学嘉华学院
各类档案归档制度及范围
一、党、行政类档案立卷归档制度
1、党、政档案是学院在党政管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表和载体材料。
2、归档的党、政文件材料必须是办理完毕的、能反映学院党政部门职能活动全过程，保证完整、准确、系统，对学院和社会当前与长期具有参考价值、凭证作用及研究价值的文件材料。
3、归档的重点以我院形成的文字材料为主，特别是全局性、综合性的文字材料，如会议记录、会议文件、简报、工作计划、总结、请示、批复、统计报表、规章制度、重要活动照片或录像带、与外单位签订的合同或协议书等。上级和其他单位发来的文、电及附件，应以针对我院的指令性、指导性文件为主。
4、兼职档案员应该把立卷工作和文件的登记、催办、清退等工作密切结合起来，收文、发
文要有登记和运转手续。依照案卷类目的条款准备好预立卷案夹，将阅办完毕的文件随时整理归卷。各种内部文件和会议文件（包括照片、录音、录像带等），也要注意及时收集归档，保证把应归档的文件收集齐全。
5、中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料；综合性的由党办、院办立卷归档；专业性的或具体业务性的，由各承办部门立卷归档。
6、以党委、学院名义的发文，由党办、院办分别立卷归档（一般应保存两份以上，原稿及发文稿纸由承办部门归档）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的也应保存两份以上。
7、党委和学院召开的代表大会、全委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、组织部、院办分别立卷归档；职能部门以党委和学院名义召开的全院性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。
8、院内各部门向党委、学院的请示、报告正文及相关的批复、批转的原件，由党办或院办立卷归档；报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。
9、两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。
10、各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学院档案部门保存，任何人不得带入其他部门。
11、不同年代的文件一般不在一起立卷；同一类文件材料按形成规律有条理地排列组卷；正文在前，附件在后；批复在前，指示在后；正件在前，定稿在后，不能分散。
12、文件材料分类清楚，组卷合理，卷内文件要排列有序。卷内文件目录各项按规定填写。
13、根据卷内文件内容拟写案卷标题，标题要力求结构完整、准确，全面概括卷内文件内容，按照党政档案保管期限表准确划分保管期限。
14、党类档案分类表及标号（见附表一）。
15、党类档案归档范围及保管期限表（见附表二）。
16、行政类档案分类表及标号（见附表三）。
17、行政类档案归档范围及保管期限表（见附表四）。
附件一：党工作类分类表及标号
* * * *—DQ 11—1～n 综合 （党委）
* * * *—DQ 12—1～n 宣传教育 （党委）
* * * *—DQ 13—1～n 组织 （党委）
* * * *—DQ 14—1～n 团委 （团委）
* * * *—DQ 15—1～n 工会 （工会）
* * * *—DQ 16—1～n 纪检 （党委）
党类档案档号=年度号+部门号+党档案分类号+案卷号
其模式如下：
* * * *—**—DQ * *— 1～n
案卷号
党类档案二级类目代号
党类档案一级类目代号
部门号
年度号
附件二：党类档案归档范围和保管期限
DQ11 党务综合 | ||
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 上级党组织有关党的建设文件材料（如文件是针对本校的，则是永久保存） | 长期 |
2 | 本院党代会材料：（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、重要照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等。 （2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录小组会议记录等。（3）参考文件，工作人员名单，工作证、代表证、列席证、选票式样。 | 永久 |
3 | 本院党委会、常委会、党委扩大会、书记院长碰头会、院党委（总支）书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及讨论的文件。 | 永久 |
4 | 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） | 永久 |
5 | 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 | 永久 |
6 | 以党委名义召开的工作会议材料 | 永久 工商查档 |
7 | 院党委和上级党委调研、检查巡视学院工作形成的重要文件材料。 | 永久 |
8 | 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 | 永久 |
9 | 党委工作简报等 | 永久 |
10 | 党委大事记 | 永久 |
11 | 党系统启用印章的文件和印模 | 永久 |
12 | 党系统重要统计材料 | 永久 |
13 | 党委保密、秘书工作的有关文件 | 长期 |
14 | 重要的众来信来访及处理材料 | 长期 |
15 | 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 | 长期 |
16 | 院党委、总支工作计划、总结、报告、请示与批复、经验介绍、调查材料、统计报表、会议记录等材料。 | 长期 |
17 | 院党委、总支建党工作及有关材料 | 长期 |
18 | 院党委、总支的表彰奖励及有关材料院各党支部人员奖励及有关材料 | 长期 |
DQ12 宣传教育 | ||
1 | 上级关于宣传工作的文件（针对本校的，为永久保存） | 长期 |
2 | 宣传工作计划、决定、报告、总结、请示及批复 | 永久 |
3 | 教职工政治思想工作动态及调查材料 | 长期 |
4 | 理论学习的决定、通知、计划、总结 | 长期 |
5 | 反映学院重大活动的简报、照片、材料和对外宣传的报道（报刊） | 永久 |
6 | 上级有关学生政治思想工作的文件 | 长期 |
7 | 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 | 永久 |
8 | 学生思想政治工作典型调查材料和统计 | 长期 |
9 | 学生工作部工作计划、报告、总结 | 永久 |
10 | 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 | 长期 |
11 | 各系学生政治工作人员名单 | 长期 |
DQ13 组 织 | ||
1 | 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报（针对本校的，为永久保存） | 长期 |
2 | 学院组织工作计划、总结、决定、报告、调研材料 | 永久 |
3 | 学院组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知 | 永久 |
4 | 落实政策的有关材料 | 长期 |
5 | 表彰先进的材料 | 长期 |
6 | 组织工作统计材料 | 永久 |
7 | 党费收、缴、开支情况统计、凭证 | 永久 |
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