xxxxxx公司
印信证照管理制度
二〇一九年八月
第1章 总 则
第一条 为加强公司印章、证照管理，保护公司合法权益确保印鉴及证照使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。人力行政部负责公司印鉴及证照管理工作，发放、回收印章及证照，监督印章及证照的保管和使用。
第2章 公司印章、证照类别说明
第二条 印鉴包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人章等。
第三条 证照包括公司营业执照（正、副本）、银行账户及公司开展经营活动所需的其他证照。
第3章 公司印章、证照保管
第四条 公司的公章、法人章、合同章由公司行政部管理；财务专用章由公司财务部管理。各管理部门必须设专人进行管理，特殊情况不能按以上岗位规定管理的，由公司负责人安排专人进行管理，各部门章由部门负责人管理。
第五条 公司的营业执照正、副本及其它证照由公司行政管理部负责统一管理，管理落实到个人。
第六条 公司各部门必须明确各印章、证照管理责任人。印鉴保管人须签订《印鉴保管责任书》
第3章 公司印章、证照管理
第七条 印章、证照使用前应填写《印鉴证照使用登记表》，并报行政部负责人审批。对于重要文件，如合同、协议、对外承诺等文件，必须填写《印鉴、证照使用申请单》，由部门负责人、总经理签字后，方可使用。
第八条 对公司的各种证照复印件要加强管理，各部门在使用复印件办理业务时必须在复印件上注明使用内容（此复印件仅限XXXX使用）。
第九条 证照的使用管理
1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政部门填写《印鉴证照使用申请表》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人及行政部负责人签字确认后，可以到行政部门办理相应手续。
2、行政部门证照保管人仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。
3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过3天。
4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。
5、公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款
6、电子档证件必须妥善保存，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。
7、公司各员工不得利用公司证照签订各种假经济合同，不得利用证照进行违法活动等。
第十条 印章的使用管理
1、印章的刻制、启用
（1） 公司各部门需刻制印章时，按要求填写《印章刻制申请表》，报部门经理审核，总经理审批。申请批准后，由行政部负责统一刻制，启用前颁布印鉴启用通知的红头文件，在启用日期前使用视为无效。
（2）公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后，根据工作需要方可申请刻制该部门印章。
（3）各种印鉴均由行政管理部颁发，颁发时应留下印模并登记备案。
（4）专人领取印鉴时，需要印鉴备案表上签字。
（5）印章丢失时应立即向公司负责人报告，并依法公告作废，重新刻制。
2、印章的使用、停用
（1）公司的印章未经公司负责人批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。
（2）公司各员工不得利用公司印章签订各种假经济合同，不得利用印章进行违法活动等。
（3）公章、合同专用章的使用决定权为总经理，其它各印章的使用决定权由总经理根据实际工作需要进行授权。
（4）公司员工因私一般不予用印（公章）确需用印时，必须报清用印目的，经部门负责人审核后，填写《印鉴证照使用申请表》，经行政部负责人、总经理签字后方可用印。重要合同及公司级文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报，确认后方可使用，事后补办手续。
（5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。
（6）因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用。
（7）公司因名称变更、部门撤销、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用，由行政管理部下发《关于停止xx印章使用的通知》。
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