检验检测机构记录管理程序
检验检测机构记录管理程序
1.目的
通过实施本程序，对质量/技术记录实施有效的控制，向政府部门、客户及公司管理者提供工作质量达到要求、质量管理体系正在有效运行的证据；为有追溯要求的场合和采取纠正预防措施提供证据。
2.范围
本程序适用于本公司与质量管理体系运行有关的公司有质量/技术记录的标识、收集、贮存、保护、检索、保存期限和到期处置等活动进行控制。
3.职责
3.1质管部负责本公司质量管理体系管理性活动产生记录及与设备相关记录的管理和监督。
3.2业务部负责本公司具体检验业务、技术活动产生及与物资相关记录的管理和监督。
3.3各部门负责本部门质量/技术记录的管理，按照质量/技术记录的控制职责的分工，对各职责范围内的质量/技术记录的正确性、有效性和完整性负责。
3.4业务部公司属档案室负责检验记录、设备使用记录等检验活动中产生的记录保管。
4.5质管部负责内审、管理评审、纠正/预防措施、报告审批记录及报告质量统计等记录的管理。
4.工作程序
4.1记录分类及形式
4.1.1本公司将与质量体系有关的记录分为质量记录与技术记录两类：
a）质量记录：质量管理体系运行时产生的记录，如内审记录、管理评审记录、人员培训
记录、纠正/预防措施记录、分包实验室评价记录、上报的工作总结及分析材料、审批记录等。
b）技术记录：开展具体检测的过程及结果记录，如检测原始记录、导出数据、检测环境记录、设备使用记录、归档检验报告等。
4.1.2记录保存形式可以为书面的，或磁盘、照片、胶片、光盘等载体。
4.1.3质管部将全公司质量管理各过程活动产生的、应予控制的记录编制成“控制记录清单”，作为全公司进行各种记录管理的基础，并随时进行动态调整，内容包括记录名称、编号、管理部门、记录部门、归档周期、保存形式、保存期限等，其中保存期应符合法规要求，以此对质量、技术记录进行控制。
4.2记录的产生
4.1.1质量/技术记录在各程序文件以及相关作业文件、管理制度运行时产生。在这些文件编制的同时，文件编制者应根据执行文件公司要反映的信息和信息接收者对信息的要求策划质量/技术记录的格式、记录传递程序、数量、归档部门、保存期限，在文件报批时一并审批。对检测原始记录，要求记录的信息充分，能够根据公司记录的信息可以在接近原来的情况下复现检测活动，并能识别出产生不确定度的影响因素。具体要求按《报告编制规范》执行。
4.1.2质量/技术记录的标识编号执行《文件控制程序》。
4.1.3部门内质量/技术记录格式，由部门组织编制，部门负责人审批，向质管部申请记录编号，并予以备案。
4.2.4相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改,执行《文件控制程序》。
4.3质量/技术记录的印发
经编号的质量/技术记录，由编制部门根据数量情况，到业务部联系复印或委外制作。编制部门根据该质量/技术记录的使用情况，分发有关部门使用。
4.4质量/技术记录的填写
1.1.14.1各项工作的执行部门在实施该项工作时应形成相应的记录。质量/技术记录填写要真实、齐全、及时、清晰、明了，不得提前记录或事后补记，更不能漏记或错记。全过程要统一，以便于查阅和追溯。
1.1.2质量/技术记录要注明记录时间，并有责任人签字或盖章，必要时还要加盖部门公章。
1.1.3若因某种原因不能填写的项目，应能说明原因，并将该项用单杠划去。
4.4.4相关栏目负责人签名不允许空白。
4.4.5全球三大检测机构若因笔误或计算错误要修改原始数据，应采用双杠划去原始数据，在其周围合适位置写上更改后数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及更改日期。
4.4.6质量/技术记录在形成时的更改，应符合上述更改要求。记录归档后，一律不得更改。
4.5质量/技术记录的贮存与防护
4.5.1产生的质量/技术记录根据归档周期要求，由记录产生部门将记录分类、按日期顺序或其它便于检索的形式、装订或捆扎后，交记录管理部门保存，保存条件应在干燥、洁净、保密、无虫害的环境中，并有防止丢失、损坏的措施。电子媒体还应注意防磁化和防静电、微机加密等。
4.5.2当年度内产生的质量/技术记录，归档部门必须在第二年三月底之前分类、按日期顺序或其它便于检索的形式归档保存于适宜的环境。
4.5.3质量/技术记录的管理部门按“质量/技术记录控制目录”的规定，对记录在保存期限内进行保管。
4.6质量/技术记录使用和管理检查
质管部每季度最后一个月的5个工作日内检查各部门质量/技术记录的使用、管理情况。
4.7质量/技术记录的借阅
4.7.1需查阅、复制质量/技术记录时，当事人应填写“文件记录归档/借阅/复印申请记录表”，经技术副董事长批准后方可查阅，借阅者要按期归还。
4.7.2检验原始记录一般不得对外查阅或复制，政府安全监察部门、司法部门、产（商）品质量稽查部门等需要时，可在手续、证件齐全时，报技术副董事长批准后，方可查阅、复制。
4.7.3当检验协议要求时，质量/技术记录可提供给顾客，作为评价本公司检验结果准确性、公正性的依据，以表明本公司有满足检验协议的能力。
4.8质量/技术记录的销毁
归档的质量/技术记录保存到期后，由该记录管理部门填写“文件销毁审批记录”，报技术副董事长批准后在办公室派员监督下集中销毁，并填写销毁数量等销毁情况。该记录管理部门负责保存销毁记录。
5.相关文件和质量/技术记录
《管理体系文件管理程序》
文件更改单
文件记录归档/借阅/复印申请记录表
文件销毁审批记录表

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