办公室事务管理——小额现金管理
办公室事务管理——小额现金管理
教 案,课时数: 2 ,
章节标题:常规办公室工作——小额现金管理
教学目的:使学生理解、掌握小额现金管理的相关知识与技能。
教学重点:零用现金管理与商务费用报销。
教学难点:现金管理中的会计知识。
授课方法:讲授法
教案类别:?新授课 ?实验课 ?习题课
授课授课
复 习 提 问
复 问 内 容 学生姓名 成绩
处理突发事件和临时任务的一般程序,
作 业 及 预 习 要 求
熟悉零用现金管理及商务报销知识。
预习
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常规办公室工作——小额现金管理
教学目的:使学生理解、掌握小额现金管理的相关知识与技能。 教学重点:零用现金管理与商务费用报销。
教学难点:现金管理中的会计知识。
教学时数:2
教学内容与过程:
一、现金管理中的会计知识
(一)现金的收入和支出
一般地，具体的现金收支程序要根据每个单位业务的性质来制定，但是，在不同的现金管理活动中仍然有一些共同点基本规则。
1、现金的种类
大多数人认为现金仅仅指硬币和钞票。然而，从会计的观点来看，现金还包括支票、汇票和银行存款等。
支票是银行的存款人签发给收款人办理结算或委托开户银行将款项支付给收款人的票据，分为现金支票和转账支票两种。现金支票可以从银行提取现金，也可以转账;转账支票只能转账，不能提取现金。
支票结算具有方便、灵活的特点，是同城结算中使用较多的一种结算方式，适用于单位、个体经济户和个人在同一城市或一定的区域范围内的商品交易和劳务供应及其他款项的结算。
采用支票结算方式，签发人必须在银行账户余额内按照规定向收款人签发支票，已经签发的现金支票遗失后，银行不受理挂失，可帮助收款人协助防范。支票一律记名，金额起点为100元，有效期为5天。对签发空头支票或印章与预留印鉴不符的支票，银行除退票外并按票面金额处以5%但不低于1000元的。
2、现金收入和支出
如今，收银机已经得到了普遍的使用。有些收银机用纸带记录销售和销售税金的资料。有些收银机和电子计算机连在一起，自动地提供现金总额和销货类别。为此，应当训练出纳人员正确使用收银机和正确地零钱。必须设计每天从收银机收取现金的程序。通过信件收取的现金通常采用支票或者汇票的方式，偶尔也
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包括现钞和硬币。负责启封这些信件的人员要编制收款清单，用作存入银行存款和登记会计分录的依据。不管现金是放进收银机还是通过信件收到，所有经管现金的人员都应该记在现金收入日记账上，这种收入日记账可以是手写的账本，也可以是用于会计计算机的表格，或者电子计算机上的磁带或者磁盘。
除了很小的金额外，支出都是使用支票的。和现金收入一样，那些有权批准支出业务的人不应该在支票上签字。任何支票都应当具有说明支付原因的发票或者其他凭证。现金支出的记录反映在支出日记账上。这种日记账还可以称为“现金支出分录簿”或者“支票登记簿”。
3、现金超缺
收银机的繁忙工作，经常会使出纳员在零时出错。每天活动终了时，经过与收银机纸带上的进款相比而发生的现金短缺数，就作为费用处理。如果发生超出，则列作收益。
4、现金制和应计制
许多小单位采用现金制来作为会计记录，也就是说，只有支付现金或者收到现金时，才作为费用和收益入账。大中型单位则采用应计制。也就是说，凡是在某一时期内发生的，都应该作为该期的费用和收益，而不管现金何时支付或者收到。
5、零用现金
由于用支票来支付小额费用难以实行，单位设立了零用现金来支付这种小额费用，诸入车费，
邮资和少量的办公用品。为了设立零用现金，要开出一张支票并取得现金。这笔现金应当存放在上锁的办公室抽屉或保险柜中，由指定的人员(如秘书)保管和支出。
零用现金的金额根据单位的规模和小额支出发生的次数多少来确定。
零用现金的支出要在注明日期，收据编号，金额和支出用途的零用现金收据上登记。它还包括收款人的签字。收据要保存在零用现金保险箱内，在这样就史现金的金额加上收据的金额总是与最初的款项相当。当收到一张账单(发票)时，就要把它附在零用现金收据的后面。
此时，如果零用现金金额支付不足时，可以开出一张支票取得现金，使零用现金保持最初的数额。
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现金支票的用途零用现金收据应当交给会计部门，据以登入会计记录。
(二)旅行现金
秘书必须明确，要使上司们有足够的资金用于国内外旅行。所以事先要做好准备工作，访问
银行和办事机关，取得代替现金的收据(如果去国外旅行，就应该是各种面额的外币)和各种文件。
信用卡和旅行支票
信用卡可以从银行取得，上面开列支款人的姓名和最高支款金额数。这笔金额要从单位存在银行的存款账户中扣除。当旅行者在国外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取，所支金额要记在信用卡上。一张信用卡通常包括一笔很大的金额。此外，旅行者可以在各家银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。支票使用者必须在购买时在支票上签字，支取旅行支票时必须由使用者在支票上再次签字。
快汇和外币
快汇汇票由秘书购入，可以交给或寄给指定的旅行者。与持有普通支票一样，旅行者可以凭借这种汇票收取现金，或者转让给他人。此外，银行还出售外币，供旅行者作为到达外国时的最初现款。
费用记录和付款凭单制
为了计算所得税，单位要从营业收入中减去营业费用，因此，旅行者应当保存好费用记录。会计部门备有合适的费用记录表格，要求旅行者仔细填写，至返回时交给会计部门据以在账本中做成适当的记录。尽管所有单位都需要现金会计制度，但在大单位中，舞弊的机会还很多。付款凭单制就是用来消灭未经批准擅自支出的可能性的。按照付款凭单，只要负债一发生，就要编制付款凭单。所有支票都要由编号的付款凭单作为依据。这种编号的付款凭单上列有负债的详细情况和以后的支出情况。
(三)现金管理方法
现金管理方法如下:
现金库存限额由公司财会部门向基本存款户开设银行申请获批的限额执行。
必须按规定手续填写，付款凭证经审批后收付款项，严禁白条抵库。
每日记账，日清月结，账面余额要与库存金额相符。
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现金收入不得坐支，应该及时送存银行，当现金不足时，再另行提取。
现金使用范围:发放工资及劳动报酬，支付备用金，差旅费等费用，1000元以下的零星开支。
出纳员负责现金保管，执行现金管理办法。

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