如何按照评审准则做好防雷检测文件控制工作
如何按照评审准则做好防雷检测文件控制工作
【摘要】本文从实际防雷工作出发，简明阐述了《实验室资质认定评审准则》中文件控制这一要素在防雷检测中具体对应了哪些方面的工作，为防雷检测在文件控制方面的规范化操作做出初步引导。
【关键词】《实验室资质认定评审准则》；文件控制；防雷检测
1、文件控制的目的、适用范围和职责
本程序是对与管理体系运行有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本并便于获取。适用于管理体系文件的编制、审核、批准、发放、修改、归档和销毁等环节，包括对外来文件的控制。 质量负责人负责《质量手册》、《程序文件》的现行有效，技术负责人负责技术标准的现行有效，综合科负责申诉、投诉、外审文件的控制管理，技术科负责各类技术标准、规范等技术资料的控制管理，综合科是全中心文件档案的归口管理部门，负责上级及其它管理部门文件管理和管理体系文件的登记、归档、分发、回收、销毁等管理；负责各类人员技术档案、检测仪器设备档案等文件控制管理；负责外购物品文件的控制；负责环境设施等方面的文件控制管理，负责检测报告的管理。
2、文件控制的程序
管理体系文件应建立唯一性标识系统，同时，还应建立识别管理体系文件当前的修订状态的标识，其标识应包括分类编号、发布日期或修订标识、页码、总页数和发布部门、各级责任人等内容。其分类、编号规则如下：管理体系文件包括《质量手册》、《程序文件》、外来文件、档案类文件（包括检测报告、仪器设备档案、人员技术业绩档案等）、计划类文件（包括仪器设备校准/检定计划、人员培训计划、质量监控计划、内部审核计划、管理评审计划等）。管理体系文件包括四个层次：第一层次：描述质量方针、质量目标和管理体系的《质量手册》；第二层次：描述实施管理体系、控制各要素所涉及到的各责任部门的活动，各质量活动环节的《程序文件》；第三层次：供检测人员使用的检测规范；第四层次：质量活动的见证材料和记录。
3、管理体系文件的编号规则
质量体系文件的类型：1）质量手册 — QM；2）程序文件 — PD；3）质量记录 — QR
管理体系文件的编制、审核：《质量手册》、《程序文件》及《质量记录》格式由质量负责
人组织编制，技术负责人审核。管理体系文件的审批：《质量手册》、《程序文件》及《质量记录》格式由中心主任批准。
4、管理体系文件的发放和修改
管理体系文件的发放由综合科负责。文件的发放范围，由综合科根据管理体系运行中起重要作用的场所需要确定，报分管主任批准。需要向上级有关部门、认可机构或客户提供文件时，经主任批准。发放受控文件时，要注明分发号，按照“文件控制目录”确定文件受控状态和发放范围，并在“文件发放回收登记表”上登记，由领用人签收。文件修改的申请、编制一般由原编制部门（人员）提出“文件修改申请”，经原编制部门（人员）审核，报中心主任批准，方可编制修改文件。修改后的文件的审核、批准文件，与原文件的程序相同。并做好修改文件标识。如：××××年××月××日修改。修改后的文件发放，由综合科按“修改文件通知单”发放到相关部门、相关场所，并收回作废的文件。对非受控文本可不予发放修改文件。质量负责人应定期对管理体系文件进行审查，对不适宜的文件，应及时进行修订，以保证其持续适用和满足使用的要求。
5、管理体系文件的保存
管理体系文件必须妥善保管，内审时应对各部门文件保管情况进行检查。综合科应编制全中心的“文件控制目录”，以便于进行控制和发放。任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借或复制，确保文件的清晰、易于识别。文件编制、批准、发放、修改等形成的记录，由相应责任部门收集整理，交综合科归档。存入磁盘的管理体系文件均应有备份，备份的文件也应标识归档。作废文件由综合科负责收回，并盖“作废”章，对于因档案等特殊需要而保留的作废文件，应盖“作废保留”的标记，以防止误用。对要销毁的文件，由综合科填写“文件销毁记录”，经质量负责人批准后，统一销毁。借阅质量体系文件，应向综合科提出申请，经综合科科长同意后，办理借阅手续；严格控制外借质量体系文件，确需外借，应经中心主任批准，办理外借手续，并确保归还。
6、外来文件的有效性管理
外来文件包括检测标准、规范、检测方法标准、客户提供技术资料等。客户提供的技术资料，包括企业标准、技术条件、图纸等，由检测站统一管理。本中心授权的检测标准、检测方法标准是开展检测工作的依据，因此，在外来文件中必须对此进行严格的有效管理，以免误用过期、失效或作废的标准、规范，而使检测结果无效。本中心授权的检测标准（包括国
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家、行业标准）以及引用标准，均应列出总目录，检测标准、引用标准由技术科进行有效性管理。本中心授权的检测标准应保存陆套以上，并加盖“受控”章，进行有效性管理，检测站存一套，供检测人员使用。检测标准如确因工作需要复印，应由综合科加盖“受控”章后，才为有效标准。技术科应定期上网或通过标准化部门查询授权标准的废止信息，及时对有关标准进行清理，已作废的标准应加盖“作废”章。新标准公布后，应及时对相关的技术文件进行清理，同时技术科还应组织对该标准有关技术文件的修改工作。
7、文件的评审
质量负责人、技术负责人应定期组织对现有管理体系文件的有效性、适用性进行评审，各部门可结合平时使用情况适时进行评审，必要时予以修改，具体修改可按上面相关规定进行。
8、结束语
文件控制工作在防雷检测中至关重要，对保证防理体系的正常运行和检测工作的质量起到举足轻重的作用，是防雷工作从规范化向标准化迈进的关键一环，通过本文的具体介绍希望可以对各地防雷检测机构起到一个指导作用。

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