学校评估资料归档的两个难点问题
学校评估资料归档的两个难点问题
作者：罗任新
来源：《科技创新导报》 2014年第11期
    罗任新
    （广州医科大学卫生职业技术学院  广东广州  510925）
    摘要：该文分析了学校教育评估资料归档工作中，维护资料的真实完整准确、处理资料的收藏利用关系等两个难点问题，提出了取得领导支持、协调好工作关系以及采取灵活措施等对策。
    关键词：学校工作  教育评估  资料  归档 
    中图分类号：G27    文献标识码：A    文章编号：1674-098X(2014)04（b）-0183-01
    学校评估的指导思想是“评估促建，以评促改，评建结合，重在建设”。通过评估，才能促进学院的发展和建设。从评估过程来看，其中大部分都要审阅相关的档案材料，对各项指标进行定量分析，从而对学校办学情况做出全面而客观的评价，作为学校改进工作的参考依据。
    在将学校评估资料归档的实践中，我们感觉到，以下两个难点问题的处理，值得探讨。
    1 切实维护评估资料的真实、完整、准确。
    教育评估直接关系到学校的荣誉与利益，评估资料是上级领导和专家到学校复评时的主要依据材料。在教学工作中，每个学校都有自己独到之处，往往缺少原始的纪录过程，缺乏真实的证明材料，评估出现无据可查。到了评估时，不得不搞突击，补充完善残缺的档案内容，违背了档案的属性，使材料的真实性、原始性大打折扣，而且也浪费了人力、物力和财力。可以想见，作为一种为了特定意图而“有意制作”的资料，主观上或客观上造成的有意掩饰、虚假不实、欠缺完整和准确的材料，往往掺杂其中，令人真假难辨、虚实难分。由于学校档案工作者一般并不参与日常管理与评估资料整理，对资料的体系和内容也不太熟悉，独立进行资料归档价值鉴定的困难很大。可是，维护归档材料的真实、完整和准确，是档案工作永远不变的宗旨。如果没有把好归档鉴定关，将虚假不失材料纳入档案，就是我们工作的重大失误。这是归档工作中一个难点问题，处理不好，必将给工作造成损失。我们的体会是，要处理好这个问题，要踏实做好三件事。
档案可以放在自己手里么
    1.1 要取得单位领导层的理解和支持
    其实，评估当中出现的资料失实问题，领导们也是心知肚明甚至是身不由己的。只要评估过去了，要恢复或者保持归档材料的真实、完整、准确，领导们一般都会理解和支持。他们的态度端正了，对全体
工作人员的影响很大，将十分有利于资料归档工作。
    1.2 要与资料整理人员协调沟通好工作关系
    只有他们才最清楚资料的真实底细。如果争取到他们的理解与协助，维护资料归档质量就有了可靠的基础。
    1.3 要发挥手中入藏档案的对照、参考作用
    评估资料往往要借鉴和利用过去档案资料的数据和信息，有的要在入藏档案数据的基础上延续，这就使得我们有机会借助手中的档案信息，帮助鉴别评估资料中的内容或其他信息。这也是有助于维护评估资料真实完整性的重要途径。
    2 处理好评估资料的归档与利用关系。
    评估资料是对日常积累的文件资料的大汇集，整理之后内容集中、层次清楚、体系完整，既是日常工作中可以方便查的参考资料，也是下次评估的借鉴或依据的重要材料。因此，为收集整理这些资料付出了大量精力的管理和业务部门，大多以不便查利用为由，不愿意将它们按时移交给档案室收藏。然而，如果不及时将评估资料归档收藏，就有可能造成资料的散乱、流失。这就出现了档案资料的收藏与利用的矛盾关系。
    2.1 要尊重和理解管理部门人员的惜别心理
    单纯从表面上观察，他们对亲手采集整理的资料难以割舍，是只为贪图自己工作方便。但从本质上分析，他们是在争取充分发挥档案资料的“第一价值”（原始价值）作用。档案工作是为学校现实工作提供服务的，对于任何有利于发挥档案作用的措施，我们都要理解和尊重。同时，我们也可以向他们说明，收藏档案的目的正是为了更好地保护和利用档案。这样才能与人有共同语言，有了共同语言，才好真正解决问题。
    2.2 要采取适当灵活的归档措施
    将应当归档的文件资料收集归档，是我们的原则目标。但是，实现目标的手段却可以适当灵活。比如，对于小批量的评估资料，我们可以提前安排归档移交、提前整理入档，以便尽快提供管理部门利用。对于批量较大、整理任务较重的资料，我们可以先行“逻辑归档”，即先指导并协助部门管理人员尽快将评估资料初步分类清理，编辑打印出资料目录，双方清点核对无误签收后，视同该批资料的控制权已经转移到档案室，部门无权随意处置资料。但是，资料实体一定时期内仍然存放在管理部门手中，边利用边继续整理，完毕后，再实施“实体归档”，将全部资料正式移交档案室收藏。实践证明，这样做的效果是可以令人满意的。
    2.3 要建立校园网络，提高信息化管理
    随着教育改革的深化及学校各项评估工作的经常性，建立各部门之间的档案管理是十分必要的。目前越来越多的学校已经利用计算机承担各类档案的查询检索、立卷、编制目录、各类数据统计等业务。归档管理由传统的“人工化”向现代管理发展。通过应用现代化办公技术和设备，依托计算机和网络技术，对档案信息资源从各个角度和层次进行整理和开发，实现档案的电子化、网络化管理，是传统的纸质管理和现代计算机管理的有机结合，减轻了档案员的劳动强度，减少了人力查询的繁琐。这样做不但提高了工作效率，也促进了档案现代化、规范化管理，进一步实现资源共享，保证学校各项工作的需要。
    学校评估资料归档工作的种种问题，值得我们继续探索和实践。
    参考文献
    [1]    运志强,崔春华,张英民.浅谈如何加强农村中小学校的财务管理[J].财税与会计，2003（8）.

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