职业学校档案室星级建设问题及策略研究
工作研究
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职业学校档案室星级建设问题及策略研究
文/江苏省南通卫生高等职业技术学校  凌佳慧
【摘要】在职业学校中，档案室的建设非常重要，尤其是档案室的星级建设。但是在很多职业学校中，档案室的星级建设仍然存在很多问题，例如对星级档案室建设的重要意义等方面理解的不深等等。在新形势下，要加强星级档案室建设，采取有效的策略解决存在的问题。本文对职业学校在建设星级档案室过程中存在的问题及对策进行了专门探讨。
档案可以放在自己手里么【关键词】职业学校；档案室；策略
一、职业学校档案室星级建设存在的问题
（一）没有深刻认识到档案管理的重要意义。档案室建设中，对档案进行科学管理是其中的核心内容。但是在职业学校中，很多人没有意识到该项工作的重要性，误认为档案管理工作非常简单，没有什么技术含量，主要就是保管材料，对材料进行搜集和整理，不容易出成绩，只要按照上级的要求把资料搜集全就可以了。档案室的管理人员乃至职业学校的一些工作人员在这种思想误区下，不够重视档案管理工作，使得该项工作和档案室星级建设相脱节。
（二）档案室建设缺乏科学的管理人才。缺乏管理队伍是职业学校档案室建设中普遍存在的问题。要建立星级档案室，就需要有专业的档案管理人才，但是在很多职业学校中，档案室人员非常紧缺，有的是从其他部门临时借调的，有的没有经过专业训练就直接上岗，甚至有非专业的人员从事此项工作，这些人员中很多对档案工作的基础知识、档案室建设等内容不够了解，业务能力和水平比较低，只是从事一些简单的工作，没有就如何开展工作提出好的思路和想法，使得档案工作的水平有待提升。
（三）档案处理方式较为单一。在一些职业学校中，档案室的管理方式比较落后，有的甚至还沿用手工的方式，对档案进行归档和立卷，档案管理员在此基础上还要对其加工，例如对内容进行调整，重新编制目录。这种传统的手工管理档案方式，不仅耗费大量的人力，而且这种人工劳动的时间比较长，降低了处理档案的速度和效率。这种单一的档案处理方式，使得管理人员没有时间对这些材料中的价值进行
认真思考，忽视了对档案价值的呈现。除此之外，在查阅档案的时候，其方式也比较落后，产生了一些磨损，在这种人工模式下检索档案非常不方便，准确率不高。
（四）各部门对档案室的建设支持力度不够。档案室的建设不仅仅是档案部门的事，它需要各个部门之间的相互配合，例如各个部门要给档案室提供资料，使得档案室的内容更加丰富，但是就目前档案室的建设来看，有的职业学校工作部门由于主观和客观方面的原因，没有将文献资料交给档案室保管，而是放在本部门保管，有的重要资料在本部门没有得到有效的保管，以至于出现了丢失、损坏等现象，造成了不可估量的损失。
（五）对档案资料等资源的开发与利用不够。职业学校中档案部门还没有充分地挖掘档案室的作用，往往只是重视对资料的收集和保管，在工作思路上存在一定的误区，即将资料收集和保管好就可以，履行了相关的工作职能，但是没有对档案资料进行有效的开发和利用，仍然存在一定的空白。
二、职业学校档案室星级建设的对策
（一）建立科学的档案管理系统。在网络技术转型升级的背景下，要发展数字档案室的管理方式，是职业学校档案管理发展的必由之路。在建设数字化的档案系统的过程中，要有效地规划档案管理的各种数字资源，从而更加完善档案管理系统模式。建立数字化的档案系统管理方式，可以规范一些档案数据的业务流程，使档案信息更加标准化，提高档案资源的管理能力。在数字档案室的构建模式下，档案信息
要依靠网络技术，提高整合力度。要根据现代化的技术管理方式，规范档案资源的正确收集方式，妥善处理一些信息。这样，档案人员能了解更多的信息，信息反馈率也高，信息交流方式更加便捷。
（二）强化纸质档案的修复工作。在职业学校的档案管理中，要强化对纸质档案的保存和修复。通过对纸质档案的修复，档案人员可以及时获得准确的档案信息，建立纸质档案的管理机制。同时，强化有序的纸质档案的管理，可以规划档案室的建设布局，并且实行有效的保护策略，采用灵活多样的方式，妥善保存重要的档案信息。这为后期合理利用档案数据提供了重要条件，推进了档案工作的开展。纸质档案的修复，能够推进档案管理的现代化。
（三）建立完善数字化的档案管理。在技术转型升级过程中，要积极发展数字化的档案管理目标。在职业学校综合档案管理的过程中，要不断整合档案数据，利用先进的网络资源，提高档案信息的安全性。要利用有效的信息资源，建立有效的电子档案管理模式。这样，可以保证档案管理系统便捷化，提高档案管理效率，使数字化档案管理模式得到进一步地改善。要积极提高档案信息的完整性，加大数字化档案资源的管理力度，合理利用大数据等技术建立数字化的档案室，保证数字档案室的建设质量。
（四）加强档案室室内建设。首先，要实行有效的防气体的策略。在档案室的建设过程中，合理地控制室内的温度和湿度，一般情况下，室内温度控制在20℃左右，湿度控制在30%以内。而且要尽量减少阳光辐射效应，使室内的采光达到良好效果，减弱磁场的辐射强度。注重档案防尘埃的处理和管理，实行
有效的防尘埃方式。特别在一些风沙现象很严重的地区，要制定并完善防灰防风沙的相应举措，严格规范声像档案文件的管理形式，把文件信息合理地保存在档案库中，减少风沙和尘埃对声像档案的侵害作用。对于一些档案文件，要注重使用指定的工具。要把有刮痕的、有指纹的和有霉变的档案文件及时挑选出来，要实行有效的保护策略，使档案文件的重要信息不会丢失。
【参考文献】
[1]陈桂芬.中职学校档案信息化建设探究[J].科技与创新,2017(02).
[2]张玉军.实现中职学校档案管理规范创新及信息化建设的途径[J].档案天地,2014(11).
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