RBA-SP-065 文件管理程序
管理状态I
受控
J
修订记录表
发放范围
□NO
■YES
发放分数
版本/修订状态
生效日期
修改内容
总经办
□
A/0
2023.5.19
新版编制
行政部
□
生产部
■
采购部
□
销售部
□
sp文
物流部
■
质保部
■
工程部
■
财务部
■
1
签署栏
       
用7
*
执行范围，本公司各部门
RBA行为守则,对与其有关的文件进行控制,确保公司使用文件为现行有效版本。
.适用范围
适用于与管理体系有关的所有文件。
.职责
.内容
4.3.4与其他管理体系（如质量、环境等）以及产品有关的支持性文件、技术资料、图纸的编号由主管部门根据实际需要自行编号。
4.3.5记录的编号按《RBA记录管理程序》执行。
4.3.6外来文件编号按外来文件须发部门规定编号管理。
4.4文件的管理
4.4.1行政部建立全公司RBA关联文件《文件一览表》，明确文件名称、编号、分发部门、版本号并经管理者代表审批。
4.4.2行政部依据公司运行的需要发放管理体系文件,并在《文件发放/回收记录表》上登记
4.4.3与进行中的业务有关的文件,由业务主管部门管理,工作完成后由主管部门整理、立卷并归档。
4.4.4本公司与管理体系有关的文件和资料均处于受控状态,行政部负责将体系文件的有效版
本加盖''受控"印章,并登记在《文件一览表》上。
4.4.5文件类别说明,方便文件的检索,文件类别可按照RBA行为守则要求分类:
类别
代码
类别
代码
类别
代码
A
劳工
B
职业安全
C
环境
D
道德标准
E
管理体系
4.4.6当员工调离工作岗位时,所持有文件不得私自带走,应按原发放记录交回。4.5文件的修改和更新
1.1.1管理体系文件需要更改时,由申请部门/人以《文件更改申请单》的形式报行政部,由其组织统一更改。
1.1.2行政部应确保文件的更改应由原审批部门评审和批准,若指定部门审批时,该指定部门应能获取用于做出决定的相关背景资料。
1.1.3文件的更改采用换页的形式,标注更改修订状态（0,1、2）并在修订记录上记录更改情况
1.1.4当文件更改次数较多或进行重大更改时,应进行换版（A、B、C）,原版次文件收回,发放新版文件。4.5.5管理者代表根据需要组织有关部门对体系文件的适宜性、充分性与有效性进行评审,必要时可予更新。
1.6文件作废和留用
1.6.1当文件不适应体系需要时,应进行换版与作废,作废的管理体系文件由文件发放部门按发放记录统一从使用现场收回。
1.6.2为法律或积累知识的目的保留的已作废文件应加盖''作废〃标识,或经管理者代表批准统一销毁
1.7外来文件的控制
1.7.1本公司外来文件包括法律法规、管理或技术标准以及供方或顾客提供的文件。
1.7.2公司的各类外来文件由主管领导确认后,按文件类别列入公司《外来文件一览表》中,并加盖''外来文件〃章。
1.7.3国家及行业标准、国家法规等外来文件要及时随其版本的更新进行换版。外来文件的有效性由行政部会同业务主管部门定期确认,并做好确认记录。
1.8电子文档的管理
1.8.1ERP管理人员负责公司信息系统管理,通过设置密码和规定访问权限,对电子文件进行管理。482各部门采用、'专用文件夹〃存放经批准的电子文档最新的有效版本,并确保相关人员能够随时访问到最新文件。
1.8.3各部门负责定期将公司与产品有关的技术资料的电子文档定期备份另存或刻盘保存,便于查阅并防止电子文档的丢失。
5.相关文件
5.1《RBA记录管理程序》
6.相关记录
6.1《文件一览表》
6.2《文件发放/回收登记表》
6.3《文件更改申请单》
6.4《外来文件一览表》
外来文件一览表

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