项目管理组织的基本原理——管理幅度
管理幅度⼜称管理跨度。是指上级管理者所直接领导下级⼈员的数量。⼀名管理者直接领导多少⼈才能保证管理是最有效,就是管理幅度的问题。
(1)管理幅度对管理的影响。管理幅度是组织设计中的⼀个重要问题,过⼤与过⼩都将对组织的运⾏产⽣不利影响。
扩⼤管理幅度对组织的影响主要有:可以减少管理的层次,缩减组织机构和管理⼈员,减少协调⽅⾯所付出的时间和费⽤;缩短信息传递渠道与层次,提⾼⼯作效率;但管理幅度过⼤可能使主管⼈员对下属的指导和监督的时间相对减少,容易导致管理失控,出现各⾃为政的状况。
减⼩管理幅度对组织的影响主要有:管理层次增加,相互之间的⼯作协调难度加⼤,为此所花费的时间与费⽤都会增加;由于层次增加,信息的传递容易发⽣丢失和失真;办事效率降低。
(2)确定管理幅度时应考虑的主要因素:
1)管理⼯作的性质。管理者的⼯作性质不同,其管理幅度的要求也会不同。⾼层领导⾯对的往往是事关全局的复杂问题,或未遇到过的新问题,决策所产⽣的后果也往往是影响全局的问题,因此,其管理幅度应⼩⼀些;基层管理者所进⾏的⼯作往往是⽇常的管理⼯作,其重复性与类似性都较强,因此其管理幅度可以⼤⼀些;如果⼯作作业⽅法与程序的标准化程度⾼管理幅度也可以⼤⼀些。⼀般情况下层管理⼈员的管理幅度4—8⼈较为适宜,基层管理⼈员的管理幅度以8—15⼈为宜。
2)管理者与被管理者的⼯作能⼒。如果管理者的⼯作能⼒(如决策能⼒、领导⽔平、业务经验等)很强,管理幅度可以⼤⼀些;反之,如果管理者的⼯作能⼒与领导能⼒都较弱,其管理幅度就应⼩些。如果下属的⼯作能⼒较强,知识与⼯作经验都⽐较丰富,管理技能与专业技能也较⾼,其上级主管的管理幅度就可以⼤⼀些;反之,如果下属⼯作能⼒较差,事事都需上级主管指导,则上级主管的管理幅度就应⼩些。
3)管理者的领导风格。有的管理者不希望分权,⽽是希望将所有的权⼒集中在⾃⼰⼿中,这样的管理者⾯临的管理幅度可能就⼤⼀些;⽽有的管理者希望通过授权,将⼯作分给⼏个得⼒的下属去完成,这样的管理者的管理幅度就会⽐较⼩;有的⾮常不喜欢处理具体管理事务,将⼯作全部交给常务副职去做,其管理幅度可能只有⼀、⼆个⼈。
4)层次内信息传递效率。如果同⼀层次内信息传递的⽅式与渠道适宜,传递速度快,关系容易协调,其管理幅度就可⼤⼀些;反之,管理幅度就应⼩⼀些。
5)管理的组织机构之间⼯作职能的相似性。如果管理者直接管理的各下属部门的⼯作性质有较⼤的相似,如各⽕电项⽬部、⽔电项⽬部、核电项⽬部、新能源项⽬部等,或监理⼀部、监理⼆部、监理三部等,管理者所⾯临的问题有许多类似性,则其管理幅度则可以⼤⼀些,反之则应⼩⼀点。
6)组织机构在空间上的分散程度。管理者所管理的各机构在空间上的远近,对管理者的管理效率将产⽣
⼀定的影响,如相互之间⽐较近,管理幅度就可⼤⼀些,反之则应⼩⼀些。
7)得到协助的有⼒程度。管理者如果有助⼿协助分担⼀部分⼯作,就能有更⼤的精⼒处理好重要⼯作。所以如果管理者能够得到助⼿的有⼒协助,其管理幅度就可以⼤⼀些,如果没有有⼒的协助,其管理幅度就应⼩⼀些。
8)经营形势和发展阶段。管理幅度与组织的经营和发展有相当的关联。在组织的初始阶段,管理者需处理的事务头绪较多,组织内协调性较差,管理幅度可能会⼩⼀点;随着业务的发展,组织经营⽇益成熟,⼯作效率较⾼,各下属组织的独⽴运⾏能⼒有所增强,这时的管理幅度就可适当扩⼤。但在组织经营遇到困难时,则要按问题所在区别对待,例如,为集中⼒量,减少管理层次,缩⼩组织运营成本,管理幅度可能加⼤⼀点;⽽如果经营困难的主要原因是管理者没有⾜够的精⼒进⾏管理,为提⾼⼯作效率,发挥个⼈专长,则可能增加管理层次,减⼩管理幅度。
(3)管理幅度的定量分析。以上关于管理幅度的分析,从原理上阐明了管理幅度对管理的作⽤和确定管理幅度的主要考虑因素,没有解决对管理幅度予以定量的问题。根据上述基本原理,美国洛克希德公司在20世纪70年代提出了⼀套定量分析⽅法。主要是确定影响管理幅度的因素,并将各因素进⾏分级并赋予⼀定的指数,如表5—1所⽰;针对某⼀职位的具体情况,计算其分值,然后根据助⼿配备情况对分值修正后,对照管理幅度建议表得出管理幅度,如表5—2所⽰。
表5.1 影响管理幅度因素分级表
影响因素各因素不同分级下的点值
地点相近性完全在⼀起在同⼀办公楼同单位的不同办公楼同地区的不同办公楼在不同的地区
1 2 3 4 5
职能相似性完全相同基本相同相似基本不同根本不同
1 2 3 4 5
职能复杂性简单重复例⾏性稍具复杂性复杂多变⾼度复杂多变
2 4 6 8 10
直接监督需
要程度监督训练轻松有限的监督定性的监督经常持续监督经常紧密监督
3 6 9 12 15
督导协调需
要程度与别⼈⼯作不关联与别⼈⼯作有
⼀定关联适宜、易控的关联相当密切的关联相互接触⾯⼴且情况多变
2 4 6 8 12
计划与决策
⼯作量范围与复杂性很⼩范围与复杂性
有限范围与复杂性较⼴在政策引导下需努⼒制订计划没有⽅向引导,需随机拟订计划
2 4 6 8 10
根据配备助⼿情况进⾏修正的系数为:
配有直接助⼿时:修正系数为0.7;
配有负责⾏政、计划助⼿时:修正系数为0.75—0.85;
配有四位助⼿时:修正系数为0.4。督导
表5-2 管理幅度建议数
监督与控制指数管理幅度建议数
40—42 4—5
37—30 4—6
34—36 4—7
31—33 5—8
28—30 6—9
25—27 7—10
22—24 8—11
洛克希德定量分析法给出了⼀个定量分析管理幅度的基本思路,在实际⼯作中可根据项⽬组织的具体情况对影响因素的划分、各级影响因素下的分值和修正系数予以调整。

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