采购发票管理办法
采购发票管理办法
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采购发票管理办法
第1章总则
第1条目的。为加强公司采购发票的规范管理和财务监督，确保公司经济利益不受损失，制定本办法。
第2条适用范围。本办法适用于公司对采购商品或物资时取得的所有发票的管理。
第3条术语解释。采购发票是由供应商开出，购货单位据以付款、记账、纳税的依据。公司购买供应商的商品或接受其劳务服务时，都应向供应商取得采购发票。
第4条管理职责
1.采购员负责催收取得采购商品的发票，及登记移交给财务部。
2.财务部负责接收采购人员及关联单位移交的采购发票，并进行认证、人账处理及核对。
第2章采购发票标准要求
第5条采购部对所有材料物资（含固定资产）的采购业务，原则上必须全部取得由供应商出具的增值税专用发票，并审核发票如下内容：
1.购货单位、供应商的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号填写完整、正确。
2.发票上的购货单位与我方付款单位名称、账号一致。
3.发票与实际采购商品品名、规格等一致。
4.发票填写内容打印清晰。
5.包括发票联和抵扣联。
6.附有清单，所附清单有两份，清单上的销售额与发票上的不含税销售额相符。
7.盖有供应商的发票专用章，盖章清晰。
发票未盖章打一成语
签收发票时有不符合以上任一条的，应立即将问题发票退回给供应商，并要求供应商限期重新开具发票。
第6条采购员取得专用发票后，需与实际采购及所收货物清单进行核对确认无误。
第7条对于特殊情况下与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、总经理特批可接收。此时需供应商出具加盖财务公章的情况说明书，说明发票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后方可接收对方的业务发票。
第3章采购发票处理规定
第8条采购员在确认无误后将采购发票交由采购文员按时间顺序填写“购进商品发票移交登记表”，一式三联，并在收到发票的第二个工作日内移交给财务部主管会计签收。登记表经移交双方签字确认后，采购部留存一份、财务留存两份。登记表必须包括但不限于以下内容：
1.购货单位。
2.顺序编号。
3.供应商名称、发票号码、开票日期、价税合计金额。
4.发票合计份数、合计总金额。
5.财务认证日期。
第9条主管会计将采购发票和登记表进行核对，核对无误后签字确认，并退一份登记表给采购文员。采购文员应将收回的登记表按年度、月度及其顺序装订保管。
第10条主管会计收到发票后，应按周统计期未所有的进项发票的份数、金额和税额，填报进项管理和销项管理报表，并报财务经理，财务经理审核后呈报财务总监。
第11条主管会计应在发票移交登记表上注明增值税发票的认证和人账情况，并在每月后10日内定期将接交发票与财务人账发票份数、金额进行核对，确保所有的增值税进项发票均在规定时间内予以认证，并按规定时间入账，确保人账总份数、金额与购进商品发票移交登记表合计数相符。
第12条主管会计应在每月后10日内，将核对一致的上月“购进商品发票移交登记表”报送给财务经理，财务经理应在一周内审核确认主管会计对进项发票的认证和入账情况，并对异常情况进行跟踪落实解决。
第13条财务经理审核无误后，将“购进商品发票移交登记表”交由主管会计按顺序编号进行装订保管。
第4章附则
第14条本制度由公司财务部负责制定，财务部对其保留一切修订权和解释权。
第15条本制度自颁发之日起生效并实施，并应根据实际工作情况每年修订一次。

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