M-files基本功能介绍
                              M-files基本功能介绍
您好，非常抱歉耽误您一分钟的时间，请您查阅以下的内容。当您看完后，您可能会发现您梦寐以求的东西是存在的~！
    您知道吗？
    根据Jupiter Research的报告，现代企业组织在生产经营过种中产生的文件每6~8个月便以双倍或更快的速率急增。
    在您日常办公中，随着大量文档在多用户间的存取、更新、流转。您将耗费多少的时间精力来管理您的文档？？而由于重要文档的丢失、泄密，版本的混乱，将给您及公司的发展带来多大的损失？？
    目前全球使用最为广泛的文档管理软件--M-Files，已经进入中国，它会节约您在文档管理上浪费的大量时间。
    目前在全球80多个国家，超过15，000个客户依赖M-Files帮助其管理文档以获得成功。M-F
iles在把世界最先进的文档管理技术带给您的同时，也乐于和您分享同行业的优秀企业如何实施文档管理的成功经验。
    根据不同的行业的使用需求，我们在不断的学习和开发不同行业的应用模版，来适应不同行业的需求。目前，我们感觉到管理认证机构在对众多客户大量的资料、信息的管理上，应该迫切需要一款功能强大，高效高质的的工具来帮助我们的工作提高效率和准确度。以下是相关简介。
M-Files文档管理软件使用简介
一、进入M-Files文档管理系统客户端
成功安装M-Files文档管理软件后，您会在您的电脑中看到一个“M：”的磁盘分区，这个分区是虚拟磁盘，不占用您的电脑存储空间。M-files 是采用熟悉的windows资源管理器界面，文档库以本地硬盘的形式显示，符合了大家以往在windows系统下的操作习惯，每个人都能很快熟悉并使用。
进入M-Files文档管理系统有有三个途径，
一是，双击鼠标打开桌面上的“浏览M-Files”的快捷方程式，如图：
二是，打开我的电脑，双击鼠标左键打开“M-Files（M：）”磁盘，如图：
三是，用鼠标单击桌面底部的任务栏右侧的蓝方框包围的M，在弹出的菜单中点击“查看M-Files”，如图：
二、M-Files文档管理系统使用界面简介
当您进入系统后，你可以看到如图的使用界面：
如图所示：操作界面分为“新建”模块、“搜索”模块、“前往”模块、“视图”模块。
在“新建”模块中，您可以新建“雇员”、“客户”、“联络记录”、“联系人”、“文档”等等您想管理的内容（添加新建条目需在“M-Files服务器管理员”的界面下进行设置）。
在“前往”模块中，“根”的作用是可以使您回到操作界面首页；“收藏夹”的作用是可以将您经常用的视图存放在其中，方便您下次快速进入查看视图；“我最近访问过的”是指您近期访问过的视图、信息、文档等的集合；“签出给我”是指您所修改未完成的文档等对象的集合；“指派给我”是指由上级分派给您的任务的集合。
在“搜索”模块中，您可以在搜索栏中输入关键字来搜索您想要的信息。
在“视图”模块中，您可以根据您的不同需求双击进入任何一个视图中查阅信息。而且您可以根据您的工作的需要新建多个视图。
三、简单介绍一些M-Files文档管理系统功能
1、M-Files的主要特性之一，在于它有灵活多变的“文件夹”和其管理的“长了腿”的文档，它抛弃了传统windows文件夹模式，根据您的不同需求，可以给文档添加自定义的属性来管理优化文档系统。也就是说可以按年份、客户、项目、审核员或其它任意自定义属性建立视图来管理文档，同一文档会出现在其所有符合属性的视图中。而不用在不同的视图中多次存储。
2、M-Files的主要特性之二，在于它有强大且灵活的搜索功能。
第一，M-Files提供强大的快速搜索功能，通过简单输入关键字就使您能迅速锁定相关文件，比如说是您要的文件是关于某个客户的或者是关于某个项目的，那么您只需要在搜索栏中输入客户或项目名字中的关键字，便可快速到与之想关联的文件。而不是杂乱无序的文件夹或者文件。
第二，您也可以在M-Files的高级搜索功能中设定多个条件进行精细搜索。这样您能更加准确的到您想要的文件。
第三，您也可以在M-Files的动态视图的树形结构下查或浏览文件，比如说您可以在项目分类或者客户分类的视图树形结构下查您所要的文件。
第四，您也可以用M-files的全文预览功能对文件进行内容查，我们只要将鼠标指针放到我们到的疑似文件上单击一下，屏幕上会自动预览并显示所选文件的内容，不用您再打开每一个疑似文件去查阅内容来确定其是否是您想要的文件。
第五，您也可以用M-files的多文件关联功能，将某个文件与其相关的子文档、图纸及附件进行关联管理，比如研究报告和参考文献之间建立连接或者视图，从而方便我们可以到相关性文件的全部信息。
3、M-Files任务栏变宽的主要特性之三，它具有的自由拖拽与智能记忆的功能，不仅可以将您修改后的文档直接拖拽存放到它原来的存放位置。而且可以支持将windows系统下现有的文档或文件夹直接拖拽到M-Files系统中进行管理。演示更不需要专门的IT维护专员来每天维护。通过简单的安装和便捷的操作方式就能够实现您自行实施文件管理的愿望。
4、M-Files的主要特性之四，它具有的协同作业功能，可以简单的进行指派协同任务，避免了任务冲突；并通过标签式管理来提醒我们文档所处的状态。同时签入与签出功能完全消除了同时变更一个文件，谁先保存谁倒霉的弊端；而且内置的工作流模块可以实现工作流程的自动化控制。
5、M-Files的主要特性之五，它M-Files具有自动保存和跟踪所有先前版本或历史的功能。您在M-files中看到的文档或者关于某个案件的所有信息永远是最新的版本，通过右键点击历史记录就可以清楚的看到版本变更所有的记录，而且保存的只是修改的内容部分并非全文重复备份，这就为修改内容庞大的案件文档节省了存储空间。另外除了对所修改文档的任一版本提供简单且直接的存取功能之外，M-Files还能自动生成文档变更日志，也就是说能够自动记录修改者名称、注解以及时间等相关变更信息。
6、M-Files的主要特性之六，它的使用不受任何地点位置的限制，具有离线使用功能，无论您在家、出差旅途或在接受认证的公司中均可用离线模式对文件进行查阅、编辑、新建、更新、存储等工作，也就是说，我们在离开办公室之前只要对某个视图或者整个文档库选择“标记离线可用”，您便可以在无网络情况下随时、随地、随意使用M-files调阅任何文档及信息，在您的个人电脑与公司服务器获得连接后，您的数据便可自动同步于服务器。同样当您在公司之外有网络的地方也可以体验M-files的处理速度，因为它不受带宽因素的限制，远端连线速度非常迅捷，独特缓存技术加速了地理上独立设备的处理速度，性能类似您使用本地硬盘。
7、M-Files的主要特性之七，M-files一方面具有值得信赖的安全性：因为用M-files管理的各种类型文件（如WORD， EXCEL， PPT， PDF ，CAD等格式的文件）都以再编码的方式存储在M-files文档库中，目前任何病毒都识别不出M-files文档库中的文件类型，从而防止了病毒的感染和文件的任意复制传播。同时，有非常灵活和方便的权限控制功能，能够轻松控制敏感文档的共享程度和范围。另外，M-Files自动备份所有资料的功能，拒绝了因硬盘损坏或感染病毒而丢失文件的意外发生。M-files另一方面还具有值得骄傲的可靠性：因为M-Files是所有文档管理系统里唯一利用虚拟磁盘技术的，虚盘在集中存储的服务器和个人电脑间开通了一条高速公路。从而使我们在使用M-files时能够获得类似本地磁盘的高速性和可靠性。同时独特的缓存技术保证了与服务器的数据透明同步。不再像以往通过手动上传下载进行网络存取的方式来达到数据同步的目的，而且M-Files 即使是在网络和服务器堵塞、崩溃，也能获得快速的“本地”性能。并且一旦网络连接恢复，能快速使本地数据自动与服务器同步。
8、M-Files的主要特性一览表
9、M-Files除了能够满足您对文档管理的需求以外，还可以根据您的需求完全客制化，来符合您日常工作时的任何需求，比如上述没有提到的员工考勤的管理，绩效考核的管理，人员招聘的管理，人员培训的管理等等。
10、灵活的授权类型：
       命名用户许可证：是独立使用的专属许可证。每个命名可独立使用而不与其他用户冲突，即购买x个命名就允许注册x个用户。命名控制的是用户数量。
      并发用户许可证：是大家共享的公用许可证，即多个用户可共享一个并发。当一个并发
被占用时，别人就不能再使用，直到此并发被重新释放。并发的用户没有注册个数的限制，并发控制的是在线数量。
      只读用户许可证：是指用户只可查询、阅读但不可创建或修改文件的许可类型。
      无限只读许可证：是只针对只读用户许可证的，表现为对只读用户没有数量的限制。例如购买一个无限只读许可证即可享受无限数量的只读用户许可

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