事业单位⽂秘基础知识
事业单位⽂秘基础知识
由于机关级别和类型不同，秘书⼯作内容也不尽相同。级别层次⾼的机关，秘书⼯作内容⼴泛，分⼯细致，各项⼯作的专门化特⾊⽐较明显;⽽在基层单位，秘书⼯作任务繁重，但是⼈员编制少，分⼯不细致，因此，秘书⼈员⼜具有“多⾯⼿”的特点。
本节将全⽅位介绍我国党政机关秘书⼯作的基本内容和作⽤。
⼀、秘书⼯作的内容
(⼀)秘书⼯作领导机关及其领导者的⼯作内容
1.机关办公厅(室)的基本任务
办公厅(室)属于秘书⼯作部门，是机关⼯作正常运转的枢纽。它的出现是秘书⼯作发展的必然结果。中外领导机构或⾼级领导⼈都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导⼯作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。
办公厅(室)的任务主要分为两⼤部分：⼀是政务服务，包括办⽂、办会、⽂档管理、代拟⽂稿、综合协调等，这就是⼈们通常所说的秘书⼯作;⼆是事务服务，主要是后勤服务保障⼯作。
2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务
秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书⼯作领导⼈和秘书⼈员的双重⾝份。根据1951年中央⼈民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的⼯作任务和秘书⼯作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第⼀，协助⾸长综合情况、研究政策、推⾏⼯作；第⼆，协助⾸长密切各⽅⾯的⼯作关系；第三，协助⾸长掌管机关内部的统⼀战线⼯作；第四，协助⾸长掌管保密⼯作；第五，协助⾸长掌管机要⼯作；第六，主持⽇常⾏政事务(包括公⽂处理、会议组织、检查和督促政府决议的执⾏等事项)；第七，掌管机关事务⼯作。
因此，秘书长和办公厅主任的⼯作任务，可以总结为“既要参与政务，⼜要掌管政务”两个⽅⾯。⽽其中第⼀⾄第五项⼯作是需要协助⾸长完成的，具有明显的参与政务性质;⽽第六、七项⼯作则主要是掌管机关⽇常事务，具有明显的事务性特⾊。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书⼯作⾼层领导者和领导机构⽽⾔的，但是却为全国秘书部门应当承担的主要⼯作内容确定了基本格局。
(⼆)秘书⼯作的主要内容
1.拟定、办理公⽂
拟定公⽂是指根据领导者意图和领导班⼦的决定精神起草公⽂或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。
拟定公⽂是秘书⼯作的传统职能。现代社会，拟定公⽂更成为秘书⼯作的⼀项极其重要的⽇常⼯作。因为公⽂具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公⽂是⼀项⾮常严肃的⼯作，秘书⼈员应该以⾼度的责任⼼对待。
办理公⽂简称办⽂，是围绕公⽂的形成、处理、管理所进⾏的全部⼯作，反映了公⽂在机关内部处理的全过程。
办理公⽂是秘书⼯作中⼀项最基本的⼯作内容，⼤致可以分为发⽂处理和收⽂处理两类。其中，发⽂
过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、⽴卷、归档等主要环节；收⽂过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、⽴卷、归档等主要环节。在⽇常⼯作的发⽂和收⽂过程中，秘书⼈员都要按照党和政府颁布的公⽂处理条例、法规和标准办理，做到分⼯合理、责任明确，确保公⽂处理过程的严谨、规范、优质、⾼效，为公⽂发挥应有的效能创造条件。
2.办理组织会务
办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设⽴的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，⽬的是为领导⼈开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下⼯作：⼀是会议议题的协调与安排，应与各⽅⾯协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成⽂件形式后，再将其中已经⽴题的成熟⽂件交给主管领导，决定是否提交会议讨论;⼆是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项⽅⾯事宜，如会议时间、地点、议程、参加⼈员、会场布置等；三是会议⽂件材料的印发、传递、清退、⽴卷、归档等；四是会议期间的各项服务；五是会议善后⼯作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。
3.调查研究⼯作
调查研究⼯作是指围绕中⼼⼯作，针对当前领导关⼼和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进⾏分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导⼈。这是发挥秘书⼯作的参谋、助⼿职能，直接为
领导决策服务的⼀项重要⼯作。
每⼀项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的⼯作。其中，准备阶段应根据领导⼯作的需求确定调查题⽬，拟制提纲；实施阶段要注意选准调查研究对象，采⽤多种⽅式，⼴泛搜集、认真整理、深⼊研究调查得来的材料；总结收尾阶段就是对调查研究⼯作进⾏整体分析，在以前阶段⼯作的基础上，写出调查报告。
4.信息处理⼯作
秘书信息处理⼯作是指按照党政领导机关⼯作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的⼀项⼯作。凡是领导⼯作中要掌握的各种动态、情况以及实际⼯作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。
开展信息处理⼯作⾸先要建⽴和健全信息⽹络，这是搞好信息处理⼯作的基础；其次要建⽴⼀⽀德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能⼒的信息员队伍；最后要实现信息处理⼯作⼿段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理⼯作应确保信息的收集、加⼯、存储、输出、反馈等基本环节的⼯作质量。
5.沟通协调⼯作
对秘书⼯作⽽⾔，沟通协调⼯作的内容极为⼴泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双⽅的协调、同属部门的协调、业务⼯作的协调等，⽽其中最常见的是业务⼯作的协调，如会议协调、公⽂活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导⼯作有关事项的协调，均属于秘书⼯作的业务范围。开展秘书协调⼯作时，可以利⽤的⽅式有电话协调、送⽂上门协调、请⼈进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。
6.信访接待⼯作
信访接待⼯作是处理众来信和接待众来访⼯作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书⼯作的⼀项经常性的`重要⼯作。收到众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归⼝办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。
7.监督检查⼯作
监督检查⼯作的主要内容分为三个⽅⾯，即对党的路线、⽅针、政策和党政机关⼯作部署落实情况的督促检查；对领导⼈批办事件承办情况的督促检查；对⽂件和会议事项的督促办理。监督检查⼯作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、⽇常查办、综合反馈等⼯作形式，其⼯作的最基本的⽅式就是向下了解情况，向上反映情况。
8.公务接洽⼯作
公务接洽⼯作是指办理领导机关、平⾏单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽⼯作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的⼀项⼯作，是作为机关“窗⼝”的秘书⼯作经常性的重要⼯作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派⼈或通过电话形式来本机关商洽或联系的公⽂事宜，有协助联络公务，安排领导⼈接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者⾷宿、交通等事项。为确保公务接洽⼯作的顺利进⾏，秘书⼈员应做到忠于职守、认真执⾏交接班制度和请⽰报告制度，做好值班⽇记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理⼈际关系。
除上述之外，秘书⼯作还包括管理⽇常事务、机要保密、⽂书⽴卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在⽇常⼯作中，秘书⼯作⼈员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项⼯作和任务。
⼆、秘书⼯作的作⽤
秘书⼯作在领导机关和机关⼯作中，只有负责管理⽇常事务的责任和义务，没有决定权和指挥权。但是，由于其所处的特殊地位及其所承担的重要⼯作，决定了其具有下述作⽤：
(⼀)建议参谋作⽤
这⽅⾯的作⽤主要表现在领导决策的过程中。⾸先，秘书⼯作⼈员需要在决策的准备阶段做好调查研究⼯作，整理相关信息和资料，为领导决策提供科学可靠的依据；其次，在进⾏实施⽅案的选择过程中，秘书⼈员可以根据所掌握的信息和资料进
⾏分析研究，并凭借⾃⼰的经验，为领导者提供有参考价值的材料、建议或⽅案；最后，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中产⽣的⼀系列新情况、新问题应如何处理，秘书⼈员也可提供参考意见或反馈信息。除了为领导者的决策发挥建议参谋的作⽤之外，秘书⼈员在拟写⽂件、提供办事和办会预案、提供办事的建议、综合处理信息等⼯作中，也需要充分运⽤⾃⼰的聪明才智，努⼒发挥为领导者提供建议和参谋的作⽤。
(⼆)事务助⼿作⽤
秘书⼈员所起的事务助⼿作⽤更多的是指秘书⼈员辅助领导做好决策⼯作以外的具体事务性⼯作，使领导者有更多的时间和精⼒主抓⼤政⽅针问题，做好科学决策事项。秘书⼯作的助⼿作⽤主要体现在下列各⽅⾯的⼯作：⼀是做好⽇常的⽂书处理、会务和档案管理⼯作;⼆是做好⽂件信息的加⼯筛选⼯作；三是做好领导临时交办的⼯作；四是做好公务接洽、信访接待和领导活动安排⼯作；五是做好领导⼈某些必要的⽣活服务⼯作等。此外，秘书⼈员还应当充分发挥主动性，积极做好各⽅⾯的服务⼯作，争取成为领导的得⼒助⼿。
(三)中⼼枢纽作⽤
每⼀个机关、团体、企事业单位都拥有⼀套指挥管理系统。⽽秘书⼯作部门则正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中⼼枢纽作⽤。领导集体或者领导者个⼈的决策、指⽰，都要通过秘书⼯作传递给实施单位。因此，秘书⼯作是否健全完善，其⼯作是否运转⾃如，直接关系到机关⼯作能否正常运转。因此，必须充分发挥好秘书⼯作部门的中⼼枢纽作⽤，真正做到“上情下达，下情上达”。
(四)统筹协调作⽤
统筹协调⼯作是秘书⼯作中的⼀项重要内容，也是秘书⼯作的⼀项重要职能，主要体现在三个⽅⾯：第⼀，在领导决策中发挥协调作⽤。决策前，领导者⼤都责成秘书⼈员对于要决策的问题组织或协同有关部门进⾏调研论证；决策后，秘书⼈员还要协同相关部门做好信息反馈⼯作，调查各有关实施单位对于决策的具体落实情况，保持⼯作运⾏的畅通。第⼆，对于⽇常⼯作中难以解决的重要问题，秘书⼈员还要秉承领导思想同时协调各⽅⼒量，抓紧解决和落实。第三，在⽇常办⽂、办会、办事过程中，哪些环节出现⽭盾，⼀般均需要秘书⼈员按照领导的指⽰同各⽅协调关系，促进决策的落实。
(五)形象窗⼝作⽤
在⽇常⼯作和各种交往中，秘书⼈员需要经常代表机关或领导⼈出⾯，例如内外联系、洽商公务、众信访、迎来送往等事宜均需要由秘书出⾯完成。⽽对外⾏⽂、组织会议、安排领导⼈的公务活动，更是秘书形象窗⼝作⽤在⼯作上的反映。因此，⼀个机关的形象及其⼯作⾯貌、⼯作作风、领导者的形象等都与秘书⼯作的形象窗⼝作⽤有着⾮常密切的联系，秘书⼈员在⽇常⼯作和⽣活中要坚决抵制“门难进、脸难看、话难听、事难办”的官x主义作风和习⽓。
秘书⼯作的性质和地位决定了秘书⼯作是机关⼯作中各种信息的主要集散地，因此，秘书⼯作成为⽅便领导⼯作和机关⼯作的“信息库”和“资料库”，随时向领导者提供信息咨询和服务。因此，秘书⼈员常常需要主动进⾏调查研究⼯作，及时地采集和收录各种有⽤信息，向领导提供需要了解和掌握的各种动态信息，做好领导的各项辅助和服务⼯作。
文秘知识 三、秘书⼯作的性质
秘书⼯作是因领导⼯作的需要⽽存在的，属于机关⼯作的⼀部分。要想准确理解秘书⼯作的性质，需要将其放在领导⼯作和机关⼯作的领域来观察和认识。
(⼀)秘书⼯作的辅助性
秘书⼯作的辅助性是指秘书⼯作在领导⼯作中所具有的辅助性。秘书⼯作的产⽣具有必然性，它是由
于统治阶级和领导体为了满⾜其⾃⾝⼯作运转需求⽽产⽣的。这就决定了秘书⼈员在处理解决任何问题的时候，都需要根据领导者的意图和需求来做，⽽不是代替领导者作出决定。即使秘书⼈员对某些问题提出了解决⽅案，这些⽅案也需要经过领导机关权衡确定后才能执⾏。秘书⼯作机构或秘书⼈员只能站在辅助的位置上⾏使职能，既不能缺位，也不能错位，更不能越位。秘书⼯作⼈员需要对⾃⾝进⾏准确定位，努⼒发挥好秘书⼯作在领导⼯作中的参谋辅助作⽤。
(⼆)秘书⼯作的枢纽性
秘书⼯作的枢纽性是指秘书⼯作在机关⼯作中具有枢纽性作⽤。由于秘书⼯作部门是整个机关⼯作正常运转的必要条件和组织保障，因此只有秘书⼯作井然有序，⾼质量、⾼效率地运转，才能够实现整个机关⼯作的各项职能，做到上情下达、下情上达、左右协调、步调统⼀，并带动职能部门同步运转。这种枢纽与核⼼地位决定了秘书⼯作的重要性。
(三)秘书⼯作的机要性
秘书⼯作是⼀项机要性很强的⼯作，这点主要是针对秘书⼯作的具体内容⽽⾔的。汉语中“秘书”⼀词，包含有“秘密”的意思，⽽英语中的“secretary”(秘书)⼀词中的词⼲“secret”，意思也是“秘密”。因此，单从“秘书”⼀词的字⾯意思就可以反映出秘书⼯作的机要性。由于秘书⼯作是辅助领导⼯作的，⽽各级领导中枢都是机密核⼼。秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书⼈员在领导⾝边⼯作，必然要接
触到各种机密。特别是重要部门领导⼈的秘书，由于掌握更多的重要情况，其机要性更强。
(四)秘书⼯作的政治性
秘书⼯作的政治性是针对秘书⼯作⼈员本⾝⽽格外强调的。这是因为秘书部门处于核⼼要害部门，秘书⼈员在领导⾝边⼯作，接触到⼯作中的机密核⼼⽂件也会很多。这就需要在对秘书⼯作⼈员的选拔和任⽤上要格外慎重，要求其能够做到政治上绝对忠实可靠，有⾼度的保密观念，严格遵守保密纪律，严守各种机密。此外，我们党和国家对秘书⼈员的选⽤条件还专门制定颁发了机要秘书⼯作的规定，其中，任⽤前要进⾏政治审查，任⽤后要经常进⾏保密教育，都是出于秘书⼯作的客观现实需要。
四、秘书⼯作的职能
(⼀)事务性助⼿职能——协助领导处理各种事务
秘书部门的⼀个重要职责就是协助领导处理各种⽇常事务，保证领导机关与领导活动能够⾼效运转。事务性⼯作是任何机关都⽆法回避的。⽐如公务往来或会议上使⽤的⼤量⽂稿需要有⼈撰写和处理;⼯作中的许多问题需要通过采集信息和调查研究才能解决；推进⼯作的过程中有许多环节出现⽭盾，需要有⼈进⾏协调处理；还有接待信访、机要、交通、接听电话、值班等⼯作，这些⼯作均需要耗⽤⼤量的时间和精⼒，但是这⼜属于秘书部门的基础性⼯作，也是秘书部门最频繁的⼯作内容，因此，秘书部门要
为领导办好这些⼯作，使其可以从琐碎的⽇常办公事务中脱⾝，集中更多的时间和精⼒处理全局⼯作或者研究解决重⼤政策性问题。
(⼆)智能性参谋职能——帮助领导制定正确决策
在新时期下，秘书⼯作除了要做好⽇常各项事务性⼯作外，更要⼤⼒加强和发挥好参谋作⽤，加强信息调研和监督检查⼯作的⼒度，为领导决策的科学化提供有效的服务。秘书⼯作的参谋职能是在办理包括各类事务性⼯作的过程中体现出来的，尤其是在调查研究、信息处理、公务督查、综合协调等⼯作过程中，秘书⼈员需要根据了解和掌握的有关情况，及时向领导提出⼯作建议，提供决策的参考信息和依据，或者回答领导提出的相关问题，为领导机关的决策活动提供信息服务。
秘书⼯作的参谋和助⼿职能是从秘书⼯作的整体性⽽⾔的，渗透并体现在秘书⼈员为领导办⽂、办会、办事这“三办”的⼤量具体事务性的⼯作过程中。脱离具体的⼯作，秘书⼯作的参谋和助⼿职能也就成为“空中楼阁”。因此，秘书⼯作需要切实当好领导的参谋助⼿，脚踏实地地做好为领导服务的⼯作。
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