文秘必备基础专业技能说明
文秘必备基础专业技能说明
秘书与上级之间交谈技巧
一般说来，人们在与自己同等级､同层次的人讲话时，表现比较正常，行为举止都会比较自然､大方。但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能感到紧张；表现比较拘谨，并且自卑感强；相反，在与社会地位低于自己的人讲话时，就会表现得比较自如､自信，甚至比较放肆。
比如，有的人在自己的上级面前从不敢妄言，在同一科室的也不多说话，可是在自己的下级或所管班组面前讲话时，则落落大方，侃侃而谈。有的则在一般人面前总是摆出一副能者的架势，可是一见到权威就显得十分驯服和虔诚。
因此，上下级之间的讲话，上级要力求避免采取自鸣得意､命令､训斥､使役下级的口吻说话，而是要放下架子，以平易近人的方式对待下级。这样，下级才会向你敞开心扉。谈话是双边活动，只有感情上的贯通，才谈得上信息的交流。
平等的态度，除说话本身的内容外，还通过语气､语调､表情､动作等体现出来。所以，不要以为是小节，纯属个人的习惯，不会影响上下级的谈话。实际上，这往往关系到下级是否敢向你接近。此外，上级同下级谈话时，要重视开场白的作用。不妨与下级先扯几句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。
上级同下级说话时，不宜作否定的表态：你们这是怎么搞的有你们这样做工作的吗
在必要发表评论时，应当善于掌握分寸。点个头，摇个头都会被人看作是上级的指示而贯彻下去，所以，轻易的表态或过于绝对的评价都容易失误。
例如一位下级汇报某改革试验的情况，作为领导，只宜提一些问题，或作一些一般性的鼓励：这种试验很好，可以多请一些人发表意见。你们将来有了结果，希望及时告诉我们。这种评论不涉及具体问题，留有余地。
如上级认为下级的汇报中有什么不妥，表达更要谨慎，尽可能采用劝告或建议性的措词：这个问题能不能有别的看法，例如不过，这是我个人的意见，你们可
以参考。建议你们看看最近到的一份材料，看看有什么启发这些话，起了一种启发作用，主动权仍在下级手中，对方容易接受。
下级对上级说话，则要避免采用过分胆小､拘谨､谦恭､服从，甚至唯唯诺诺的态度讲话，改变诚惶诚恐的心理状态，而要活泼､大胆和自信。
下级跟上级说话，成功与否，不只影响上级对你的观感，有时甚至会影响你的工作和前途。
跟上级说话，要尊重，要慎重，但不能一味附和。抬轿子､吹喇叭等等，只能有损失自己的人格，却得不到重视与尊敬，倒很可能引起上级的反感和轻视。
在保持独立人格的前提下，你应采取不卑不亢的态度。在必要的场合，你也不必害怕表示自己的不同观点，只要你从工作出发，摆事实，讲道理，领导一般是予以考虑的。
还应该了解上级的个性。上级固然是领导，但他首先是一个人。作为一个人，他有他的性格､爱好，也有他的语言习惯等。如有些领导性格爽快､干脆，有些领导则沉默寡言，事事多加思考，你必须了解清楚，不要认为这是迎合，这正是运用心理学的一种学问。此外，与上级谈话还要选择有利时机。
上级一天到晚要考虑的问题很多。所以，假若是个人琐事，就不要在他埋头处理大事时去打扰他。你应该根据自己的问题重要与否，去选择适当时机反映。
文秘必备基础专业知识
一､基础知识
秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。
1.科学文化知识
基础知识的基础，包括语文､数学､历史､地理､逻辑､英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓
住内在的规律和本质的东西。
2.马.列.主.义理论知识
哲学､政治经济学､党.的建设､有实践中不断地学习，才能提高理论修养。
3.政策法规知识
这是作为秘书工作者必备的知识，包括党.的路线､方针､政策和国家的宪法､法律法规､法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。
二､专业知识
专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。
1.理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。
分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。
2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。
3.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。
三､相关知识
秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。
1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学､系统论､控制论､信息论。
2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
3.社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。
4.心理学知识。
四､社会知识
国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。国内知识，国情，民情，民俗，民风等。
文秘专业内容:
一个称职的秘书，必须具有运筹能力､办事能力､调查研究能力､组织协调能力､交际能力､文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要､最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是看家的本领。
那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢具体说来，主要应注意以下几点:
首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。
不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂､精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举､一蹴而就的事情。
美国著名的未来学家约翰奈斯比特在《大趋势改变我们生活的十个新方向》一书中指出：在工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的读写技能，首先就是足以应付日常工作和
生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。
与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到忘我､痴迷的程度，衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴，每有会意，便欣然忘我，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。
其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。
写作有没有规律可循､方法可求呢我们的回答是肯定的。古人说：写作无秘雇作文有要道，定体则无，大体须有，这种认识是符合辩证法的。
我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律､引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。
要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些模板，以作借鉴。鲁迅说过：凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着应该怎样写。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。
我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，依葫芦画瓢。
最后，要勇于实践，坚持多练习､多修改。
写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。
天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深､由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。
文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感,，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑刺的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。
文秘必须掌握的电脑技巧
文秘知识
一､红头文件的制作及标准
1､进行页面设置
选择文件页面设置选择页边距附签，上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米

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