毕业生档案机要转递与自带转递之比较
毕业生档案机要转递与自带转递之比较
航空服务专业王静;荆秀琴
【摘 要】随着全国普通高校毕业生人数的持续增多，毕业生由过去的国家计划培养、统筹分配方式转变为现在的学生与用人单位的双向选择就业机制，大学生自谋职业已成为普遍趋势。因此，原来的档案机要转递方式因程序复杂、时间长、费用多、准确性差、易丢失等弊端已经不能很好地适应快速发展的社会需要，而自带档案因手序简单、节省资源、时间短、效率高、准确率高、不容易丢失等优势，将成为档案转递的主要形式。
描写人的四字词语【期刊名称】《山西档案》
【年(卷),期】2015(000)002
【总页数】3页(P114-116)
【关键词】;转递;机要转递;自带档案
【作 者】王静;荆秀琴
【作者单位】山西工商学院档案馆;山西大学档案馆
【正文语种】中 文
【中图分类】G275.9
1991年中共中央组织部和国家档案局修订的《干档档案工作条例》，其中第八章档案的传递第三十四条“转递档案应遵循如下规定”第一款：“干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。”本着这一规定，机要转递干部档案这一规定已广泛用于干部档案管理中，高校毕业生作为国家的后备干部，在档案转递中也基本默认这种形式。但事实上中组部、教育部、国家档案局并没有出台过统一的大中专毕业生档案转递办法。随着大中专学生就业渠道的多元化，机要转递档案的方式已很难适应用人单位和毕业生的需求，这种单一的、相对滞后的转递方式，可能还会影响到人才的选拔和毕业生的发展。
一、机要转递的弊端
（一）机要转递程序复杂
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机要转递是指通过机要通信方式对档案进行转递的一种途径。机要通信是较普通邮政更为保密、安全、准确的文件转递渠道，其主要服务对象是县级以上党政军和国家企事业单位。机要转递方式是机要局通过“层级转递”的方式寄发档案的。当处在中间环节时，学生个人不便于查询，查询时需要持单位介绍信和机要号，且如果档案接收单位没有和机要局建立机要关系，档案还会被退回学校。机要局查询档案的有效期仅有一年，超过一年将更难查询。机要转递的程序如此繁杂，使得档案在转递中一旦出现问题，毕业生将必须面对多个环节进行查。而如此繁杂的转递程序与当今我们提倡的简化办事流程，方便服务对象是不相适应的。
（二）机要转递时间长
的机要转递途径是邮寄，而的邮寄是一项任务量大、复杂细致的工作。一般来说机要转递的时间为15天左右。在机要转递过程中，如果出现接收单位未收到档案或寄出单位未收到退回档案的情况时，机要局一般通过函查方式进行查询，函查需要持续15天甚至一个月的时间。[1]这么长的时间可能会影响用人单位对拟用毕业生情况的了解和录用，甚至会使用人单位对毕业生的印象和能力产生质疑，这会给刚刚步入社会的毕业生带来很多困扰。
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（三）机要转递费用多
从机要转递的费用来看，机要是通过称重来计费的，一份普通的一般都在12-15元，如果再有党员材料，费用将会达到25-30元，这对学校来说也是一笔不小的开支。
关于农业生产的谚语（四）机要转递准确性差，查询多，易丢失
乘风破浪的投票机要转递是单位对单位，不通过学生本人。一些毕业生在毕业的时候没有到固定的工作，也不知道档案的重要性，所以不及时查询档案的去向。学校根据国家大学生就业政策，对没有到工作的毕业生在校留档留户两年后都将其派回家庭所在地，家庭所在地接收档案渠道不一，有的在人才市场，有的在教育局，有的在人社厅等，加之机要转递档案后接收单位不寄回执，查询起来相当麻烦。又由于接收单位人员的变动，丢失档案的现象时有发生。
（五）机要转递不容易被学生接受
大学生就业由过去的国家计划培养、统筹分配方式转变为现在的学生与用人单位的双向选择就业机制，使得很多毕业生的单位没有人事档案管理权。[1]在校期间，学生不直接接触
档案，毕业前，或在外实习，或忙于求职，在就业指导中心要求填写档案邮寄地址时，直接填写的是实习单位，忽略了单位是否具有接收、保存档案的权利。毕业生档案的机要转递应该是具有人事管理权的用人单位或人才交流中心，没有人事管理权和没有机要接收权的单位不能接收，这对于从未接触过自己档案的毕业生来说，更是难以理解。
二、自带档案的优势
（一）自带档案手序简单、节省资源
自带档案是毕业生根据自己的需要办理就业报到证和档案去向后，本人持身份证原件进行领取，并将其放在就业报到证上的报到单位。自带档案不需要专门的机要员去机要局送达，也不需要一些繁杂的手续，更不需要学校承担不菲的机要费用，[2]它既经济、便捷、安全，又能够准确实现的转递。既简化了转递的程序，又节约了邮递资源，同时还节省了机要转递所消耗的时间及费用，方便了毕业生，又能够使档案及时发挥作用。
（二）自带档案时间短、效率高
相比机要转递档案，自带档案方便快捷许多，大大节省了在时间上的浪费。对毕业生就业
以及用人单位考察都提供了很大的便利。
（三）自带档案可避免错发
各高校每年六、七月份毕业生离校时，如果与用人单位签订了就业协议，将会在离校时将就业报到证和档案一并办理。由于时间紧工作量大，稍不注意，学生中同名同姓、甚至同专业同籍贯的现象容易被忽略。如果机要转递，仅由档案管理人员把关，档案错发的现象不易被发现。让学生自带除档案人员把关外，本人可用核对就业报到证和毕业证编号的办法（就业报到证的编号与毕业证编号一致），核对就业报到证和档案，第一时间发现错误第一时间纠正，既节约了时间、费用，又能很好地避免错误的发生。
（四）自带档案准确率高、不容易丢失
学生毕业时可根据自己的择业需求，与学校和用人单位签订就业协议后，学校将密封好的档案交给学生，由学生亲自将就业报到证和档案送达用人单位或择业代理机构。学生本着对自己负责的态度，会将档案妥善保存并及时送达。因此自带档案的方式不仅不容易丢失，同时大大提高了档案转递的准确率。
（五）自带档案更容易被学生所接受
各高校在学生毕业时都会给学生讲一些毕业离校的注意事项，档案转递是必不可少的一项内容。根据本人从事管理工作多年的经验，机要转递档案程序复杂，查询手续繁多，虽然不是什么高深学问，但对于尚未踏入社会的学生来说他们不能完全听明白，档案一旦出现问题仍然不到解决的途径。自带档案手续简便，给学生讲起来通俗易懂。因此就“机要转递”和“自带档案”方式而言，学生更愿意接受后者。
三、自带档案的规范流程
毕业生在毕业时根据自己的需要办理就业报到证和档案去向时一般有三种途径：一是与用人单位签订就业协议，派往用人单位；二是选择择业代理，派往教育人才服务中心或人才市场；三是填写生源地申请表，派往生源所在地。而自带档案转递方式的实施，真正体现了“以人为本、与时俱进、开拓创新”的精神。
为了使自带档案能够很好的服务于毕业生，在自带时应做到规范、严密。结合自己在管理中的经验，只要有一套完善的、严密的、有序的自带档案规范流程，就能杜绝档
案的泄密和遗失，也才能将档案安全送达接收单位。通过大量自带的实践经验，笔者认为应做好以下几方面工作。
表1 领取就业报到证和档案登记表格式
（一）自带档案须专题培训
在毕业生档案收集、整理、登记、发放、转递过程中，档案管理者能做到档案的收集、整理、登记、发放不出差错，但保证不了转递环节中学生自带后的一些不正确的作法，如拆封、遗失、涂改档案。为了保证毕业生档案转递的安全有效，在毕业之际对毕业班辅导员应进行一次关于档案转递的专题培训。通过辅导员向学生讲解档案的重要性、自带程序及注意事项，以确保档案安全转递到用人单位或人才市场。
（二）自带档案须本人领取
是学生在校期间学习、生活、能力等各方面表现的综合记录，它为用人单位考察录用学生和学生走向社会后的发展提供可靠依据。具有唯一性，如果丢失了不能补办，如果代领后，不能将交给本人手中，导致丢失，将会给学生带来一系列的
麻烦，所以说自带档案时，要求必须本人持身份证原件领取，任何人不得代领。
（三）自带档案须认真登记
机要转递的毕业生档案可以通过机要途径查，而自带档案虽然由学生本人领出带走，但由于种种原因，若干年后在存档或用人单位查不到该生的档案。为了便于毕业生查个人档案去向，每一位毕业生在领取时必须认真如实填写领取就业报到证、档案信息登记表。在便于毕业生查档案的同时，学校也起到了制约学生的作用，通过这一环节可以证明毕业生档案和就业报到证已经转出（如表1）。
（四）自带档案须严格密封
为了避免档案内容的泄密和涂改，档案转递时必须严格密封，档案袋的开缝处必须粘贴密封条，并在密封条上加盖密封专用章。甚至可以在密封条上印制不允许拆封的警示语，防止学生随意拆封、随意涂改，并告知学生不得自行拆封等注意事项。

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