人事档案管理规范
人事档案管理规范
第一条规范公司人事档案管理，完整记录员工应聘时提供的基本信息及入职后的考核、奖惩、职位调整、薪资变动、培训等情况，是为了提高人事管理工作效率，便于公司追溯，为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。
第二条人事档案管理适用于签订《劳动合同》的正式员工、离职员工、外聘的离、退休高级技术人才，有特殊规定的除外。
第三条 管理职责：
人力资源部应认真做好人事档案数据库的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥人事档案数据信息的作用。
第四条 人事档案的范围：
（一）员工职位申请表、人事档案登记表及其他入职资料。
（二）员工各种重要证件的复印件。如身份证、学历证、职称职务证、资格证、特殊工种特
种执业证等证件查验原件后的复印件。
（三）近期体检表。新员工进入公司应提供最近三个月的有效体检表。
（四）新员工转正工作总结及试用期转正审批表。
（五）员工工作岗位变动记录及个人功过、奖惩的相关文件或复印件，或档案记录。
（六）与本公司签订的《劳动合同》以及其他补充合同、协议等。
（七）其他有必要纳入档案管理的资料。
第五条事业编制考试人事管理档案的建立
（一）新员工入职前应向公司人力资源部门提交个人的相关的人事档案资料。
（二）人力资源部门应根据新员工提交的人事档案进行审核和调查，发现人事资料不完整的应要求本人在一周内及时提交。
（三）员工公司签订《劳动合同》后应将相关档案资料装入专用档案袋或用专门档案封面
进行装订归档，填写员工姓名及档案资料清单内容。
（四）档案管理人员应对人事档案材料按规定次序及要求进行整理，并按在职人员档案、离职人事档案进行分类、编号、排放。
（五）档案应建立登记和统计制度，建立人事档案花名册，并制定电子版方便查阅。每半年检查核对一次档案，发现问题及时解决。
（六）档案应指定专人负责，档案管理员应将档案资料有序存放、妥善保管。严格执行保密制度，确保档案的安全和准确无误。
第六条 人事档案的健全、更新
（一）公司员工考核、任免、奖罚、教育培训、薪资调整、岗位调动等人事资料一经形成，及时整理相关资料进行归档。
（二）员工通过自学、职称评定、外派培训后所取得的相关资质证书应及时进行复印存档。
（三）身份证过期、转户口等需及时进行更新。
（四）其他需要存档的资料随时归档。
第七条人事档案信息化
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（一）公司将逐步建立人事电子档案数据库。人事电子档案数据库必须建立严谨、安全可靠的密码设置。
（二）人事电子档案数据库为公司商业机密，公司任何人员不得私自窃取、拷贝。
（三）必须根据人事变动情况随时更新人事电子档案数据库信息。
（四）人事电子档案建档规范：
中国好声音歌单一级文件夹：命名（**公司电子档案库）
二级文件夹：命名江户怪谈（在职员工电子档案库/离职员工电子档案库/调出员工电子档案库）
三级文件夹：命名（用员工工号及姓名命名，如A0001506李四）
四级文件夹：牙膏洗脸好吗命名（序号+资料名称+姓名，如：1.1人事档案登记表-张三）
序号请查阅《档案归档清单及次序》
如同一名称资料有多份，比如劳动合同、劳动关系终结协议等，可自行新增子编码，并加注区别信息
示例：第一份劳动合同命名：1.19.1劳动合同-张三（风之集市攻略2014/03/03-2017/03/02）
第二份劳动合同命名：1.19.2劳动合同-张三（2017/03/03-2020/03/02））
第八条人事档案查阅、借阅及复印管理
人事档案为公司密件，也是员工个人的私隐资料，人力资源部必须合理存放，严格执行程序。员工档案资料是保密的，原则上只有公司领导及人事档案保管人员方可查阅，员工不能查阅其他人员的档案，各级管理人员只可查阅其部门下属员工的人事档案。
（一）有下列情况之一时，可查阅、借阅人事档案：
1．了解下属员工基本情况。
2．员工晋升、降职。
3．员工奖惩。
4．员工岗位调动。
（二）查阅、借阅及复印人事档案的程序
1．须查阅/借阅/复印人员档案时，查/借阅人需填写《档案查阅/借阅/复印申请表》经所属部门负责人及人力资源管理部门负责人签核后，可到档案管理员处查/借阅/复印所需要的人事资料。
2.查/借阅人员在使用档案时注意保密、安全，不得擅自拆卷、抽取或转借他人，不得在档案资料上乱写乱画。
3.档案借阅需在《档案借阅登记表》进行实名登记，并在规定时间内归还。
第九条 档案的调出、封存、保管
（一）员工在集团范畴跨公司调动，调出方需将档案移交给调入公司人力资源部门，并做好登记。
（二）员工与公司解除、终止劳动关系后，将员工所有离职资料一并存入离职人事档案中，同时在档案袋外标注离职员工离职时间，对离职人事档案进行编号封存。
（三）员工退休后，人事档案随之进行封存，编号按序归入公司永久性档案进行保存。
（四）档案管理员要定期检查档案的保存状况，并对破损变质的档案及时进行修补和复制。
（五）无论在职员工或离职员工，已建立的人事档案任何资料不得退回员工本人。
第十条 人事档案应注意防潮、防火、防蛀。因管理不善造成的损失由档案管理员承担责任。
第十一条 档案管理员发生调整时，必须办理档案移交并签字确认，移交清理前应及时催还借阅的档案。
第十二条附表
（一）《档案归档清单及次序》
（二）《花名册模板》
（三）《档案查阅/借阅/复印申请表》
（四）《档案借阅登记表》

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