怎样做好研发部的文档管理的工作
1 需要先把文档分门归类
2 需要把文档集中存储起来
3 需要制定适合研发部的权限级别
4 需要有相应的制度来配合管理工作
变身奥义5 需要一个文档管理软件配合使用，可以快速地实现文档管理的工作。推荐一下易度，因为它比较简单易用。
6 需要研发部人员把相关重要的核心的资料，都存储到服务器中。
7 做好安全保密工作，特别是核心源代码。建议使用一下安全防护的软件系统进行加密。
参考资料：《产品研发管理》
如何做好日常办公的文档管理工作
2010-1-19 15:43
提问者：yld2001 |悬赏分：10|浏览次数：1307次
大家是如何做文档管理工作的啊？我经历过的公司里，没有一个我感觉做得很到位的。常见的有：大量纸质文档分类整理好放入专用文件柜，贴好标签；有的用一台windows服务器把磁盘共享让大家存取文件；有的用windows域控制；有的用FTP的形式进入服务器存取。
但我用下来，感觉都有很多很多问题，都为文档相关的工作带来不小的麻烦。
推荐答案2010-2-3 12:51
多可免费企业文档管理软件系统简介：
【办公中经常遇到的问题】
> 有过由于硬盘损坏或感染病毒而丢失大量重要文档的经历吗？
> 想看一年前的文档，可不知道在哪个目录下，也不记得文档名是什么？
> 员工要离职啦，做了大量的交接工作，可还是有许多重要文档不见了！
> 如何能在1秒内公司全部文档中到您想要的文档和数据？
> 这样把多年的简报、设计文档、工程文档一次上传到公司的服务器上？
> 部门工作文档如何才能很方便的查和交流！
> 分公司员工访问总公司的文档非常的不方便！
> 如何才能让客户很方便安全的访问公司的文档！
【多可文档管理系统：软件特点】
1、低成本的企业级软件，提供永久免费版
2、快速安装和实施，三分钟完成系统安装和实施
3、海量文档管理，毫秒级搜索
4、安全高效的权限管理，分个人，工作组模式，工作组成员按权限管理组文档
【多可文档管理系统：功能简介】安全、可靠、好用、强大、可集成、开放
>海量文档的集中管理
>文档内容的全文检索
>高速的批量文档上传、下载
>工作文档的自动同步
>安全的文档权限管理
>按部门实现工作组文档协同管理
>工作组、用户快速文档浏览查询
【多可文档管理系统：行业应用】
广告咨询业文档管理
政府部门文档管理
媒体出版业文档管理
制造业文档管理
建筑设计业文档管理
律师事务所文档管理
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（或点回答者名字查看下载地址）
您好~想要些文档管理的管理制度和相关的工作流程图以及一些表格~~谢谢了 我wjrcherry@163
2011-3-24 14:48
提问者：杰如Cherry |浏览次数：449次
2011-3-24 14:55
最佳答案
最好是给文档编号，能不能详细点你是什么行业的公司具体什么部门的？流程图最好用VISO画了，把流程梳理清楚，复杂问题简单化就ok了。可以有交流本人最近一直在整这些，公司要上市，要整流程。
追问
汽车部件类公司 研发部门 的 图纸 技术说明 设计冻结等文件的管理工作 有SAP系统的公司 主要是 我是学习理工科的 刚刚接手这样的工作 不知道如何下手 还希望做好 只能尽可能的 去学些东西 还希望前辈给以指点 谢谢
回答
ZB/T J01035 产品图样及设计文件编号法则
JB/DQ Z 0133.9 产品图样及技术文件分类编号法 ……
你去查查相关的规范，汽车部件我不是很了解，他但应该有它的通用性，比方说可以进行分类， 一类产品它的开发流程都是一样的，每个阶段出什么产品也是相似的，时行编号。管理文档看似一个简单的工作实则要对整个开发过程相当了解，出规律性的东西，把它抽象出来，就像软件开发一样，调研、需求、计划、设计、实现、测试、验收，不管什么软件都分这几个阶段，每个阶段固定的出什么成果，什么文档。编号统一起来，不看文档标题就从编号就能看出这是对应什么产品的，是那个阶段的文档，是那个版本。希望对你有帮助。
研发类企业文档管理方案
113.65.143.*鹄怎么读 | 1楼 来源：www.g2soft 对于知识密集型的行业和企业来说，文档是产品研发的重要成果，甚至其重要性远远超过产品样机等有形成果。文档管理是新产品开发过程中非常重要的一类活动，它可以使产品开发过程变得可追溯，避免产品开发过程和生产制造不会因为人员的流失而受到大的冲击。 国内大部分研发类企业由于不重视文档管理及文档管理手段的落后，造成: ⑴海量文档存储，管理困难 产品设计和研发部经过日积月累，文档的数量和容量都很庞大，并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能; ⑵文档版本管理混乱 由于设计文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理，获取“权威、正确”的文档非常困难； ⑶文档安全缺乏保障 大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障; ⑷知识管理举步维艰 大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量知识资产的流失;企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围; 力智软件结合多年的软件产品研发经验及电信行业管理软件开发实施经验，研发出适合知识密集型企业的文档管理软件,能够全方位、全过程地管理产品研发过程中的研发过程管理文档及研发成果的生产文档(交付物,如广告公司的设计稿)。 力智软件产品研发文档管理软件方案主要功能： ⑴流程化的文档管理，支持文档发布的审批流程; ⑵协作编辑,支持Office，AutoCAD等系列文档的在线编辑，减少文件先下载修改再上传的繁琐程序; ⑶文档版本管理：版本自动更新、历史版本查询、版本对比，版本回滚； ⑷文档签进、签出，防止多人同时对同一文档进行编辑; ⑸基于RBAC送qq币模型的权限控制，对文档的安全性、访问进行管控; ⑹操作日志及审计追踪功能,对文档的创建、修改、阅读、下载等过程进行全程监控; ⑺全面支持远程审批，可随时随地通过网上处理，减少延误; ⑻全文检索，基于中文分词技术的全文检索功能可实现对文档的标题、正文附件的具体内容等进行全文的检索，快速到目标文档； ⑼无限级别、层次的文档分类管理，适应教育行业文档种类繁多的特点; ⑽今年元旦放假放哪几天PDF在线转换功能，可以将WORD,EXCEL,PPT,WPS系列，文本类型文件，图片等各种格式的文件转换成PDF格式，以防止文件内容的非法篡改; ⑾提供永久免费的离线文件批量转PDF工具软件，下载地址:www.g2soft/Download/View/pdf-convert.html ⑿个人空间管理，每个用户都可以拥有个人私有的网上空间，用于管理个人私有或暂不公开的资料文件，无授权用户无法访问其它人员的个人空间; ⒀文档异动通知,当文档的状态变化时可通过邮件、短信等各种方式通知文档的干系人。 本方案适用于所有知识密集型的企业如汽车、造船、航空、通用机械、电子、建筑、设计院等行业的设计研发部门。更多内容请到www.g2soft申请免费试用体验。 |
有人有关于文件文档管理的条约细则吗？
2010-11-4 09:32
提问者：wxyrxq |浏览次数：566次
有关于文档管理的条约细则吗？能否给我一份，这应该不涉及商业秘密吧。我想参考一下，我正在整理一些文档，整理好后需要发布一个需要大家一起维护文档管理的条约。
2010-11-4 14:40
最佳答案
上海开始软件有限公司
电子档案管理规定
为规范、加强公司的电子档案管理，包括电子档案的形成、积累、归档、保管、使用、及销毁等各项工作，特制定本规定。其中，电子档案是指电子化的、以word、excel、ppt、pdf、bmp、jpg等格式存在的档案资料。
一、总 则
1.1 对电子档案的形成、积累、归档及电子档案的保管使用实行全过程管理，应当由档案主管部门统一协调，指定档案专员负责，保证管理工作的连续性。
1.2 电子档案的形成部门负责电子档案的形成、及积累工作，档案主管部门要进行指导与监督。
1.3 电子档案的管理由档案主管部门负责，具体由档案专员进行日常的管理和维护工作，电子档案形成部门要提供必要协助和支持。
1.4 由档案主管部门，明确归档范围、数据类型、格式、归档时间等并统一发布到形成部门，以保证电子档案的质量。
二、电子档案管理的适用范围
所有因公司业务或管理等活动产生的归公司所有的文档都需要进行标准与严格的管理。原本就是电子化格式（如word,excel,ppt,pdf格式等）的档案文件直接进行归档管理，对需归档的纸质化档案，配置专用的扫描仪进行电子化处理后进行归档管理。
2.1 技术研发文档，包括研发过程中借鉴的资料、研发过程的记录、最后形成的结果文档等。
2.2 管理文档，包括公司制度文档，相关政策文档，通知公告，来往公函等。
2.3 业务文档，包括与客户的来往文件，合同，市场与营销策划等。
2.4 其他文档，包括需要扫描的凭证、图纸等各类档案。
三、电子档案的管理
公司局域网内搭建专用的电子档案管理系统，采取B/S(浏览器/服务器)架构，承担对电子的管理职责，构建公司的电子化档案库。
3.1 电子档案的主管部门、及专员等根据档案管理的规定，负责对电子档案进行整体管理。
定期对档案分类进行规划与整理。
根据公司规划、业务需求以及人员流动情况对电子档案进行权限维护，设置公司用户的访问权限，以供档案使用部门的使用与查阅等。
定期针对电子档案的使用情况提供使用报表，检查是否有异常使用情况。
定期对各部门到期的电子档案进行逻辑归档操作。
需要物理归档的电子档案，需要制定保存明细清单，在申请通过后，将档案备份保管。
对于需要进行销毁的电子档案，需制定销毁的明细清单、发起申请、审批通过后方可销毁。
3.2 电子档案的使用部门，登录系统后，根据业务需要对电子档案进行访问与使用。
不得将专用帐号与密码信息泄露给他人使用。
因业务需要撰写完毕后的档案，需要及时上传到公司指定分类，并按照公司相关规定编写规范的档案名称与档案说明。
档案因业务需要修订时，需要提供必要的修订说明。
可在分配的权限范围内对需要查阅的电子档案进行预览、下载、及在线打印等操作。在使用时需要严格遵守公司档案保密的原则，禁止外流、泄密。
3.3 IT专员负责确保“电子档案管理系统”的正常运营与提供需要的IT支持。
定期维护服务器，确保服务器设备的无故障运行。
定期维护系统，确保系统的正常使用。
定期备份数据，确保电子档案数据的安全。
对需要物理归档的历史电子档案，配合档案主管部门进行归档档案的病毒扫描、备份刻录等保管工作。
四、附则
4.1本规定由上海开始软件有限公司负责解释和修改，公司各部门和各项目机构遵照执行。
4.2本规定自二○一○年 月 江州是什么地方日起试行。
上海开始软件有限公司
二○一亮相是什么意思○年十月二十九日
办公室文档管理工作心得
2010-01-30 22:52
办公室作为一个单位的枢纽部门，头绪多，任务杂，许多人是在非常忙乱中渡过自己的一天的，工作同仁对此一定深有体会。我本人从事办公室工作多年，感觉合适的工具、良好的工作方法和工作习惯对办公室工作非常重要。 上传下达是办公室的基本职能，各类文件的收发、传阅、入档、查询等工作自然成为本部门的一项核心工作，下面我就如何做好公文管理工作谈几点体会与大家分享。 一、 选择适合本单位使用的软件产品 在计算机普及的今天，利用合适的计算机软件对公文进行信息化管理，无疑会大副度提高工作效率、减轻工作强度。目前可在网络上查到多款公文处理类软件，如：世纪科怡档案管理系统、京通档案管理系统、飞龙办公-收发文及档案管理一体化系统等等，这些系统各有所长，关键是要选择适合本单位使用的产品，我们经过试用比较，选择的是飞龙办公-收发文及档案管理一体化系统，飞龙办公最主要的特点是在进行收文、行文登记的时候，无需考虑文件的归档情况（如是否要入档及入档的类别等），在文件集中归档时，只需输入相应收文或行文序号，即将相应文件调出入档，这种操作流程使得公文处理更简易。同时，飞龙办公在打印方面也进行了独特的设计，几乎可以对打印格式进行任意修改，收（行）文登记簿可以连续打印，每页最终能打印满页。 二、 日常文件的保管一定要有规则 秩序是天国的第一法则，良好的秩序才会产生效率。美国一项研究机构曾对200家大公司职员作过调查，他们发现公司职员每年都要把6周时间浪费在寻乱放的东西上面。在实际工作中，我们也常会看到有的工作人员把文件柜的资料全部翻出来，前后翻过多少遍，也不一定能到所需文件，即浪费时间也耗费精力。我认为，做办公室工作尤其更容易把时间浪费在寻东西上面。能迅速到所需文件，体现了一个人良好的工作素质。各种文件按一定规则存放，预先支出的是一小点时间，却最终为我们赢得大量时间和精力，这就需要我们能够养成这种良好的工作习惯。 我单位在未使用档案管理软件时，未入档的文件是分门别类装盒入柜存放的，这样查文件时自然就缩小了范围。使用档案管理软件后，我们对入档前文件的保管进行了改革，所有文件按收（行）文序号统一排序，不再进行分类，在查文件时，首先通过计算机软件按条件查到所需文件，通过该文件的收（行）文序号查看收（行）文登记簿，通过签字查看该文件是否存放在本部门。如果存放在本部门，再根据收（行）文序号即能迅速查到纸质文件。 三、 文件的传递一定要分清责任 如果领导要我们一份文件，而我们即不出又不能说明这份文件由那个部门保管，这是一件很尴尬的事。大部门单位日常文件的传递是以签字为依据的，但我在实际工作中发现，有些单位由于工作很忙，把一些必要的环节给省略了，造成责任不清，久而久之，后患无穷。例如：年度终了，各部门将一年来的文件统一交给办公室进行归档整理，许多单位没有精力去逐件核对文件是否还有遗漏，或者对上交上来的文件进行再次签收。这样的话，如果日后我们无法在档案中查到某份文件，也就无法说清这份文件丢失的原因。那么如何解决这一问题呢？在公文手工处理的条件下，这的确是一个棘手的问题，但在计算机管理的情况下，就变得容易多了。下面介绍一下我们对这一问题的处理方法，这里还是以使用飞龙办公为例说明。 1、 收集各部门文件，将没有保存价值的文件剔除，然后按档案整理规范对文件进行整理装盒。 2、 以装盒的档案为依据，在飞龙办公中进行录入操作（在录入时，只需录入文件的收、行文序号即可将相应文件调出）。 3、 所有文件录入完毕后，将剔除的文件也录入到档案中，但要为其单独设立一档案盒（为以后删除方便）。 4、 在飞龙办公中对收（行）文数据分别进行查询，查询条件选择某年度未入档案文件，此类文件即为各部门未上交的文件，打印出查询到的此类文件，并通过查阅收（行）文登记簿上的签字以确认这些文件分别存放在那个部门。 5、 向各部门收集未上交文件，并将这类文件以补充卷形式归入档案。 |
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