文档格式规范
文档格式规范
本规范目的，使文档格式标准化，便利读者查阅，提高作者办公效率。
一、范围与原则
（一）范围
供他人查阅以传达信息的文档。
（二）原则
1、作者应该抱持对读者负责的觉悟，从输入的源头入手，让读者看到的每一个字符（含空格、间距）都值得。宗旨由3条总原则构成和落实。
（1）读者查阅便利。对读者，以尽量少的阅读负担，提供尽量多的信息。
（2）作者编辑便利。对作者，以尽量少的编辑负担，提高办公效率。
（3）冲突规范。读者、作者两便利若有冲突，应适度均衡。在读者便利显著大于作者负担
时，作者便利让位于读者便利（如长字串中的空格）。
2、未规定的，围绕行文目的依宗旨取舍。增减任一符号或格式，均思考：
（1）为什么。增减该符号或格式，是否有利于实现行文目的？
（2）怎么做。有没有其他方式？
（3）怎么做好。哪个更好？
3、由上述3条总原则可衍生出若干一般原则。如：
（1）删除一切多余的空格、表格线、字符、颜、下划线等。内容待定的，不使用空格，以“【编纂】”代替。
（2）克制地增加必要的间隔、符号等。如页脚中斜杠前后的空格。
注：
境内外美观的文书，多采断舍离极简风，力求符号最少、含义最丰。如，段落前或“合计”
两字间的空格等，均属多余。文档若有“依赖空格的语言”（如英文），冗余空格影响阅读（对齐）及编辑，并妨碍某些软件加工。
二、具体规定
（一）文档名
1、文档名应尽量使用半角符号以减少长度（时空长度均是阅读负担）。
2、文档名为“文档名YYYYMMDDvn-作者(作者单位)”。YYYYMMDD为成文年月日（补满虚位），v小写，n为版本。若无歧义或必要，DDvn、作者、作者单位可省略。日期后置，检索特定时期的文档，可用文档夹自带的检索框。
（二）版幅及余白
1、幅面采用A4纸。纸张方向一般采纵向，横向更合适，则取横向。
2、版面余白为上下各1英寸、左右各1.25英寸（即W美体塑身衣哪个牌子好ord“布局Tab”->“页面设置”->“页边距”->“常规”）。必要时，可使用“窄”的版面。
（三）换页
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换节应换页，采用换页分节符（Word“布局Tab”->“页面设置”->“分隔符”->“分节符”->“下一页”）。严禁以空格、回车键等形式换页。
（四）字体
1、中文标点，使用全角。西文标点、字符，使用半角，如百分号、千分位、小数点、字母、数字等。
2、全文字体采用“楷体；Calibri Light”或“宋体；Times New Roman”。Microsoft Yahei Light不错，不足是篇幅增长显著，不环保，且增加阅读负担。
3、中文一律禁止使用斜体，西文不建议使用斜体。
4、根据情况适当加粗，字号大的文本，不必加粗。
注：
（1）全文（不限于正文）字体统一，读者便利并不受损，作者负担则大幅减轻。区别文档名、章节标题、页眉页脚、注释等使用不同字体，不能为读者提供多少查阅便利，如因作者疏忽使同类文本字体差异，反致读者困惑。
（2）中文是等宽定型（方块）符号，不使用斜体。日文、韩文也极少使用斜体。斜体适用于不定型符号的西文（在手写状态下，常为不等宽符号）。为表强调、引用，有很多更好方式，不建议使用斜体（增加查阅、编辑负担）。
（五）字号
1、正文一般使用12号，表格、注释可依情况采11号、10.5号、10号。考虑读者年龄、全文篇幅，可增大字号，如，正文采14号或16中国梦的作文号。
2、相邻大纲阶次的字号差应为4，如正文字号为12号，则末阶大纲标题为16号或12号加粗，往上一阶为20冰箱哪个品牌好号或16号，直到28号的文档名之间可有4阶。大纲阶次较多时，阶次字号差可减为2，并适当加粗（斜体禁用）。
（六）颜
1、颜尽可能少，以免眼花缭乱、喧宾夺主，使读者抓不住重点。
2、正文字体使用黑，文档名、大纲标题可使用黑或深蓝。
3、配采浅亮系，黑白印刷时简洁，暗室放映时便利观察并与听众交流。
（七）大纲阶次
大纲阶次有梗概（Outline）作用，可依文档调整，但阶次不可颠倒。
1、数十页的文档，大纲阶次应至少设至3阶或4阶（便利读者翻阅）。
2、阶次少的文档，按“一、（二）、3、（4）、E（或戊）、f（或巳）”编排；阶次更少的，可省去过渡阶次，如“一、2、（3）”。
3、阶次较多的文档，按“第一章、第二节、三、（四）、5、（6）、G（或庚）、h（未）”编排。
4、以“章”“节”排阶的大纲标题，与后续内容间应留空1格（半角）；其余大纲标题（含英文
周杰伦邓丽君排阶），以顿号“、”或“．（全角）”间隔，不使用“.（半角）”等；自带间隔（如括号）的，不加，如“（1）”后不加“、”（右括号已起间隔作用，再加属冗余符号，增加查阅、编辑负担）。
5、不采用“1）”等手写格式；除注释外，不采用“[1]”等注释用格式。
（八）对齐（间距及缩进）
1、全文（含大纲标题等，不包括表格）间距，采段前0行，段后0行，单倍或1.5倍行距。
2、文档名（如不独立成页）、第一阶大纲标题所在行前后均应空1行，第二阶大纲标题所在行前应空1行，其后可空可不空。
3、全文（图表及其名称行、表格内除外）首行缩进2字符。空格严禁。
（九）页脚
1、页脚使用页码即可。如无必要，不使用页眉（增加查阅、编辑负担）。
2、所有文档应添加页码；仅1页的文档视情况添加。
3、页码格式为“x / 总页码”，斜杠前后留1半角空格（因页码字号通常为11号，字号较小，增加空格便利阅读；读者年龄较大的，可设为12号）。
4、带有文档名独立页、独立目录页的，总页码数应相应调减。方法为：双击页脚->选中总页码->右键选择“切换域代码”->替换为“{ = {NUMPAGES} – n }”；n为总页码应调减的数目。
5、页码应仅占一行，先顶格不缩进，再居中。
（十）目录
1、较长的文档（约10页或以上）应添加目录，且为可更新的“域”。挽回一个男人
2、目录可独立成节，或附于首页文档名下方。
3、可将“目录”二字大纲阶次设为第一阶，便利读者定位查阅。
4、长文档应在目录前/后增写概略，亦可独立概略成章节，前置于全文。
（十一）图表
1、禁止合并单元格。
2、严禁在单元格内粘贴表格。
3、若图表多或有引用，应命名为“表m”“图n”，名称置图表下行。
4、表格、图片宽度一般不超过版面宽度。表格宽度一般应占据版面。方法为：选中表格->“表格工具”->“布局”->“单元格大小”->“自动调整”->“根据窗口自动调整表格”。
5、表格内不缩进；表格、图片及其名称所在行应先顶格不缩进，再居中。
6、若表格内容较多，表格内字体可适当缩小为10号～11号；间距也可调整为段前、段后0行，单倍行距。
7、表格内的对齐，标题左对齐；表格内数字右对齐，其余左对齐，均不采用左右居中；短字段上下居中对齐，长字段应上端对齐。数字，指有数量意义的数字字符；不带有数量意义的数字字符，视同文字。具体为：
（1）标题：上下居中、左对齐；
（2）文字：短字段，上下居中、左对齐；长字段（单元格内文字较多），上对齐、左对齐，此时，其余数字单元格可随之改为上对齐、右对齐；
（3）数字：上下居中、右对齐；或跟随长字段，改为上对齐、右对齐。
8、表格标题行字体一般应加粗。
9、所有表格标题行应跨页重复（不论表格是否跨页）。方法为：选中表格标题行（光标定位于标题行即可，两行或多行标题行的，则选中）->“表格工具”->“布局”->“数据”->“重复标题行”。
10、除标题行下框、合计行上框、首列右侧、小计列左侧4类表格框线外，如非必要，尽量不用表格框线。建议使用镶边行、镶边列。方法为：选中表格->“表格工具”->“设计”->“表格样式选项”->“镶边行”“镶边列”。
11、图片应采嵌入型。方法为：选中图片->“图片工具”->“格式”->“排列”->“环绕文字”->“嵌入型”。
12、图片内的文字格式和表格格式，参照本规范。
13、图片应尽可能采用便利编辑加工的格式，如使用Excel、PowerPoint、Visio、Project等软件制作。
14、表格、图片后不空行。
（十二）其他
1、表数量的数字，整数位若超3位，应点千分符，如299,792.458km/s。
2、带有数量含义的数字，若位于表格内，还应统一小数位，以利对齐方便查阅。若带小数，视情况保留2位（或3位、4位）；没有小数的应补零。
3、不含数量或金额意义的长数字串（如电话号、银行卡号等）、小数点后的长数字串、较难理解或断句的文字串（如身份证号、住址、专利号等），应根据需要、结合意义，在字符串中适当位置添加1半角空格间隔。如手机号可为“123 4567 8900”，自然常数2.7182 8182 8459 045，查阅便利优先。
4、正文中的日期，中文为“YYYY年MM月DD日”，西文为“YYYY-MM-DD”（“-”亦可为“/”），
Y、M、D均为阿拉伯数字。西文一般应补满虚位，中文日期较多或在表格内，亦应补满虚位以利对齐，便利查阅、校对。
5、文末的成文日期可不补虚位，如“1921年7月23日”；汉字格式为“二〇一三年十二月廿六日”，采用“〇”，不使用“零”。
6、附录中所列参考较多时，应加点序号。
三、常见格式错误与建议
（一）常见格式错误
1、段落间、段落内行距不统一，段落前缩进不统一；
2、字体不统一；
3、全角半角字符混用；
4、冗余的字符，尤其是打印时不可见但影响对齐的空格、空行；
5、数字千分符缺失；
6、无谓的表格线；
7、表格内小数位数不统一；
8、表格内对齐混乱；
9、左右引号错位，或为西文字体。方法是：通过“查”功能，检查左、右引号数量是否相等。引号一般应为中文字体，若为西文字体，有时易掩盖引号错位的错误，且不符合本规范。解决办法请百度：Word引号字体批量更改。
（二）建议
为避免常见格式错误，有2条建议：
1、编辑时，在“开始Tab”->“段落”中，打开“显示编辑标记”；在“视图Tab”->“显示”中，勾选“导航空格”。
2、粘贴时，用“开始Tab”->“剪贴板”->“粘贴”->“只保留文本”。
或快捷方式

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