利用邮件合并发工资条
利⽤邮件合并发⼯资条
利⽤邮件合并发⼯资条
前⾯讲述了如何将Excel制作的⼯资表抓换为⼯资条的办法，但是这些⼯资条只是适合纸质打印。在提倡环保以及⼤家都有智能⼿机的现在，⽆纸化的⼯资条就更能与时代合拍。因此，可以要求员⼯都提供⼀个电⼦邮箱，然后把⽆纸化的电⼦⼯资条直接发给员⼯。
当然，为减少⼯作量，能够发是最好的。
⼯资条这种每个⼈都不⼀样，为了保密，当然不能发为⼀样，必须是每⼈只能看到⾃⼰的。下⾯将详细介绍利⽤Excel和word的邮件合并功能给员⼯发放⼯资条邮件的办法。当然，该办法还可以⽤于⼯作通知等的邮件发，都⾮常实⽤。
邮件合并的前提：须使⽤微软Outlook软件。其他的如Foxmail是不能实现该功能的。四九菜心
操作步骤：
第⼀步：准备好数据源
建⽴Excel版的⼯资表，每个⼈审核⽆误。如图11-4-1所⽰。
图11-4-1 经清理后准备发的⼯资表⽰意图
注意事项：
1.每个⼈都要有电⼦邮箱，且千万别记错了，否则就发给别⼈了！
2.计算⼯资的Excel表格中通常包含有函数公式等，在准备发前最好复制粘贴为数字，避免后续出现不可预知的错误。
清理后⼯资表其中包含着必须向员⼯告知的字段和记录内容，不必告知的可以删除。数据源表格可以是Excel表格，也可以是word表格。
第⼆步：建⽴发⼯资条邮件模板
建⽴⼀个Word⽂件，⽂件内容就是以后您发给员⼯的电⼦邮件内容。如图11-4-2所⽰
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图11-4-2 发⼯资条的电⼦邮件内容Word模板⽰意图
【注意】这个⽂件就是以后每⽉发给员⼯每个⼈的邮件内容，由于⼈的不同，所以详细的数据也不同，这些不同的地⽅请全部空出来，接下来的步骤就要解决数据填充的问题。
第三步：邮件合并
请保持第⼆步和第三步的⽂件是打开状态，然后执⾏以下步骤：
1.在Word⽂件上选择并单击【邮件】→【开始邮件合并】→【邮件合并分步向导(W)…】，如图11-4-3中①图所⽰。中国名著
图11-4-3 在Word⽂档中进⾏邮件合并操作⽰意图（⼀）
2.接上步，在显⽰屏右侧上部“邮件合并”中，选中“电⼦邮件”单选按钮，如图11-4-3中②图所⽰。
3.在右侧最下部选中并单击“→下⼀步：开始⽂档”，如图11-4-4中①图所⽰。
4.在右侧上部“想要如何设置信函？”中选择“使⽤当前⽂档”，如图11-4-4中②图所⽰。
5.在右侧下部选择“→下⼀步：选取收件⼈”，如图11-4-4中③图所⽰。
6.在右侧上部“选取收件⼈”中选择“使⽤现有列表”单选按钮，如图11-4-4中④图所⽰。
图11-4-4 在Word⽂档中进⾏邮件合并操作⽰意图（⼆）
7.接上步，在右侧中部选中并单击“浏览”选项（如图11-4-4中④图所⽰下部画框位置），在弹出的“选取数据源”窗⼝中，到第⼆步创建的Excel⽂件，在弹出的“选择表格”中选择有需要发⼯资条的“表”（带有电⼦邮件的），如图11-4-5所⽰。
图11-4-5 在Word⽂档中进⾏邮件合并操作⽰意图（三）
8.接上步，在弹出的“邮件合并收件⼈”窗⼝，是所有员⼯的数据，应该与您的⼯资表⼀致。在每⾏前⾯选择框中会⾃动选中并出现“√”，代表给该⼈发邮件；如果不给某⼈发送邮件，则单击取消“√”，如图11-4-6中①图所⽰。
9.单击“确定”按钮之后，在右侧下部选择“→下⼀步：撰写信函”，如图11-4-6中②图所⽰。
图11-4-6 在Word⽂档中进⾏邮件合并操作⽰意图（四）
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10.将⿏标光标移动⾄Word⽂件内容中需要插⼊信息的位置。⽐如，您需要在“先⽣/⼥⼠”前⾯插⼊每个⼈的姓名，请将放在“姓名”的位置；然后在右侧上部“撰写信函”栏选择“其他项⽬”。在弹出的“插⼊合并域”窗⼝选择“姓名”，然后单击“插⼊”命令按钮；最后，单击“关闭”按钮。上述操作可以理解为在Excel⽂档与Word⽂档间建⽴起“链接”关系。如图11-4-7所⽰。
此环节需要反复操作多次，将把Word⽂档中所有需要“合并”（或者叫链接也好）的内容，全部通过“插⼊”操作，链接了Excel表格的内容。切记，每次⼀个内容“插⼊”后需要点击“关闭”，然后都要把光标移动⾄需要“插⼊”的位置再操作。
图11-4-7 在Word⽂档中进⾏邮件合并操作⽰意图（五）
Word⽂档中“插⼊”相关内容，都会显⽰带书名号的项⽬名称。
11.把所有需要“插⼊”的项⽬都插⼊后，在右侧下部选择“→下⼀步：预览电⼦邮件”，此时Word⽂件就出现了您⼯资表中第⼀个⼈的名字和⼯资信息了（默认）。如果需要查看其他⼈的情况，可以右侧的上部单击“<”或“>”符号，可以前向或向后查看其他⼈的内容是否正确。如图11-4-8所⽰。
图11-4-8 在Word⽂档中进⾏邮件合并操作⽰意图（六）
【注意】如果类似于“税后⼯资”在Excel中显⽰是“12345.78”，但是在Word中显⽰是“12345.7800000001”，请在第⼆步建⽴的Excel ⽂件中的此列进⾏设置：右击选中此列，选择“设置单元格格式”命令选项，在弹出的窗⼝中选择“货币”，就可以解决了。保存该⽂件，重新操作以上步骤。管仲改革
关于幸福的个性签名12.如果没有问题，就可以继续进⾏下⼀步了，请选择并单击右侧下部“→下⼀步：完成合并”。如图11-4-9中①图所⽰。
13.右侧上部选择并单击“电⼦邮件”，会弹出“合并到电⼦邮件”对话框。如图11-4-9中②图所⽰。
14.请在“收件⼈”栏单击右侧的下拉按钮，从下拉列表中选择“邮件（也就是Excel表格中储存有邮件地址的那⼀列）”；在“主体⾏(S)”中⼿动输⼊，⽐如“20xx年xx⽉⼯资明细”，如图11-4-9中③图所⽰。
最后，单击“确定”按钮，这时，邮件将陆续发送到收件⼈的邮箱中。
图11-4-9 在Word⽂档中进⾏邮件合并操作⽰意图（七）
建议：为了确保邮件正确⽆误地发送到当事⼈⼿中，在第⼀次使⽤该功能时先发送不带具体⼯资数据的测试邮件，并在邮件中注明该邮件是测试⽤的，并请对⽅回复确认姓名与本⼈是否相符，避免出现“
张冠李戴”的情况。
【扩展应⽤】其实，该功能还可⽤于发送各种通知、对账函等。

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