档案信息电子化
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【摘要】根据目前的信息发展状况，论述了中国当前档案信息电子化的现状、发展趋势以及其优越性，揭示了档案信息电子化的必要性。
【关键词】档案信息电子化；现状；优越性
随着信息技术的飞速发展，电子技术几乎已经渗透到了各行各业，给档案管理也带来翻天覆地的变化。为了克服传统档案管理的不足和适应社会信息化发展，档案信息电子化应运而生。档案信息电子化是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工利用的一个过程，可以使其转化为可供利用的软件形式的二次文献信息。它可以对各个单位产生的载体档案实施系统和全面的管理，缩短了二次文献信息的加工时间，拓宽档案服务范围，使档案信息顺利地与最新技术接轨，并可以为领导者决策提供可靠
的咨询根据，为单位的各项活动和社会提供快捷、优质的资料查询服务，有利用单位档案为社会创造总效益与经济效益。
一、档案信息电子化的现状
（一）档案软件普遍缺乏通用性
各档案部门所使用的电脑型号不一，规格各异，并且他们各自开发的软件之间无法互相利用，不能实现互调，所以不能通过计算机完成信息管理的工作，从而无法快捷便利地出版信息编辑成果，这严重的制约了档案信息电子化的进程。
（二）不能共享网络建设和档案信息系统
我国到目前为止还没有建立一个能实现数据交换的机读目录档案系统，网络建设和档案信息系统实现形式不一，各行其是，而且其共享性、规范性、开发性、服务性较差，无法满足实现档案信息资源共享的要求。
（三）电子档案的归档制度还不完善各阶层档案管理单位应按照电子档案管理规范，同时结合本单位的实际情手机收不到短信
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消毒液品牌况，制定出一套切实可行的电子档案管理制度，用于规范电子文件的形成、利用和保存等流程的管理以及明确归档责任、检查鉴定等一系列工作的环节，做到有章可循、有据可依。但从目前看，许多单位的档案部门还没有制定出一套完善、严密的电子档案制度，无法为档案信息电子化管理工作的实现，提供切实可行的保障。
（四）档案的标准化、规范化工作还亟需提高
为了顺利推进档案电子化的建设，必须两手都要抓，即同时抓好档案标准化、规范化，把握好两者的辩证关系。但是我国现有的档案业务基础比较差，案卷的质量也不高，尤其是各类档案的著录细则相容性很差，专业系统软件的移植性不强；档案电子化工作还没有界定统一的标准，很多工作仅仅只是注重某一个馆或某个专业系统，无法推进档案电子化的统一推广和全面实施，这些都阻碍了档案信息电子化的进展；最后，由于程序的标准和档案的技术没有考虑到计算机的信息处理特点和发展角度，使现在越来越多的载体归档文件资料，无法完全适应现行的分类方法、档案整理和著录标准及有关规定。
（五）档案信息管理专业人员的技术水平还有待提高
要实现档案信息电子化，首先离不开高素质的人才。管理人员的技术水平和知识层次是实现档案信息电子化的前提和关建。但是目前，我国档案部门多数工作人员的专业技能水平普遍偏低，进一步说就
是目前我国还缺乏大量档案、信息处理的复合型人才。尽管引进了现代化、高科技的设备，但是由于复合型人才的稀缺，现代化设备仍不能得到充分的利用，严重阻碍档案信息电子化的进程。
（六）保存和甄别电子文件的技术有待解决
以磁性和光学材料为载体的电子文
件，因为它的信息读出是无接触的，所以不存在磨损，且它记录在载体上的信息被密封在塑料保护层内，不易受到外界的破坏，从理论上讲可以获得长期的保存。但是，目前由于电子文件形成的时间偏短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中的原始信息的长期保存问题仍是有待档案管理者进行深入研究和探讨的重要课题。其次，在办公自动化系统中，电子文件的起草、修改、印发都在计算机上进行，使得最能体现档案原始记录性的内容跟形式特征不复存在。没有草稿和印稿的区别，也没有正本和副本的差异。如何甄别电子文件的原始记录性和凭证作用成为了电子文件能否作为档案的基础。
二、档案信息电子化的发展趋势
自改革开放以来，中国的科学技术发展迅猛，特别是进入21世纪以来，计算机网络技术的发展更是日新月异，网络已经将社会的各个行业紧密的联系在一起，电子文件因具有传递速度快、易于复制和修改等特征，已经成为了人们沟通思想、进行业务往来的重要媒介。而电子文件、办公自动化等这些科
技型事物的出现，导致档案的产生、保存和利用方式发生了变革性的变化，如文件的起草、修改、归档等过程都在计算机上进行完成的，这样形成的档案就会以机读的形式存在，但是，这些电子档案的利用方式与纸质档案的利用方式截然不同。这些变化预示着档案工作人员将会面对更多以磁盘和光盘为载体的电子档案，同时还需要使这些机读形式的档案信息具有系统性、真实性和有价值性，来广大信息检索者需求。由此看来，档案信息电子化是档案工作发展的必然趋势。火炬之光2互联网
三、档案信息电子化的益处
（一）可以节省档案室的空间
现有档案室的大量文史资料体积大，占地空间广。而信息电子化存储密度大，占地少，可以大大的节省档案室的空间,

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