公安机关数字档案室建设思考
热门职业《长江丛刊》2019.08
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公安机关数字档案室建设思考
■孙　超　李家川/南京市公安局浦口公安分局摘　要：随着现代网络化、信息化、数字化的推进，档案管理也在逐步走向信息化管理模式，公安机关建设数字档案室则是档案管理信息化的表现，也是紧跟时代的步伐的正确选择。新的公安机关档案管理模式和数字档案室的建设，就目前来看，并不是成熟的，还存在需要我们去克服的困难，不完善的规章制度、缺乏创新的管理理念、缺少管理人才等，所有的问题必须逐一解决，应采取有效措施，促进公安机关数字档案室建设。关键词：公安机关　数字档案室　建设思考如何调节电脑屏幕亮度
面对如今互联网时代和大数据时代的冲击，传统的纸质版的公安档案搜集、记录、整理方式已经不能满足时代的进步，公安机关的档案管理也要向数字模式转变。公安机关建立数字档案室，可以把纸质版的档案转为电子版的档案，保存到计算机中，运用现代的网络、信息管理、计算机技术对公安电子档案进行分类、归档、整理，统一保存到数字档案室中，实现公安档案的信息化管理，便于档案的长期保存以及档案信息的快速查阅。建设公安机关档案室，为公安机关以及人民众提供便捷的档案查阅服务，提高公安机关的工作效率，为人民众提供更好的基层服务平台。
一、公安机关数字档案室
国家对机关数字档案室的建设提出了要求，一是要把之前保存的相关机关档案全部数字化、信息化处理，利用现代的信息化技术把纸质版的传统档案转换为数字档案，当然还包括之前保存的音频、视频的归档整理，统一存储在数字档案室中。二是增量机关档案的电子化处理，在机关工作过程中直接形成电子版文件，这些电子文件会与档案管理系统相连接，形成电子档案后直接保存到档案管理系统中，便于保存管理。
公安机关也要建设相关数字档案室，以此来顺应时代的发展，紧跟社会前进的步伐。公安机关数字档案室的
建设同样要借助网络技术、数字信息处理技术等现代技术手段，公安档案管理的有关部门必须依靠网络信息、档案文件管理平台和业务系统的综合应用，实现公安机关档案的电子化、数字化处理，实现传统档案、历史档案的数字化转换，利用信息化的档案管理模式，实现公安档案的长期保存。建立公安档案数据库，建立完善的数字档案管理体系，对公安档案实现科学化、信息化、数字化的管理，提供更好的服务平台是建设公安数字档案室要达到的目标。
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二、数字档案室建设的意义
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公安机关档案主要是记录公安机关日常工作，是工作实践中的产物，对于公安机关的工作来说至关重要。公安机关的工作离不开档案的支撑，如何更好地利用公安档案的信息资源，建立公安机关数字档案室，通过数字和信息化的文件档案管理系统为人们提供更好的服务。
数字档案室的建立改变了传统的服务模式，并运用最新的现代技术对公安档案进行管理，提供更便捷的网络档案信息查询服务，充分体现公安机关工作中公安档案的价值。公安机关数字档案室实际上是信息时代公安档案的创新发展，不仅包含了传统档案管理的功能作用，它也符合时代的发展，符合现代公安机关的新要求。
数字档案室的建设具有现实指导意义，推进了档案管理实现信息、网络、数字管理一体化的进程，推动了档案管理模式的转变，满足了人们对档案的不同需求。随着互联网信息化的发展，人们对于公安档案的求知欲也在不断增强，多元化的公安档案需求便要求公安机关档案管理创新发展，建立数字档案室是创新档案管理的方式，有助于公安档案的科学化、数字化、信息化管理，推动公安机关档案向前发展，充分发挥其作用。
三、存在的问题目前，公安机关数字档案室的建设并不是一帆风顺的，仍存在一些问题需要关注。
（一）现代档案管理意识薄弱公安机关档案管理部门存在时间
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较长，档案管理人员容易受之前传统的档案管理理念的影响，对于现代的档案管理理念认识不足，没有过多的重视，导致档案管理工作者现代档案管理意识薄弱。此外，公安机关的重点是打击违法犯罪，维护社会治安，因此对基层档案的管理投入的精力不够，没有认识到档案科学化管理以及建设数字档案室的重要性，没有真正懂得公安机关档案的内在价值。有些公安档案管理者会对档案管理存在误解，认为只是简单的整理档案，其实不然，档案的管理需要细心、耐心、踏实肯干，对档案管理的误解也可能成为建设数字档案室的阻碍。基层公安机关要想真正建立数字档案室，就要重视，投入精力，需要有现代档案管理意识的、细心、有耐心的相关管理人员，不要让数字档案室的建设空谈，真正做到。
（二）缺乏专门的档案管理人才公安机关数字档案室的建设最不能缺少的就是相关的档案管理人才，但是基层公安机关专门的档案管理人才较少，存在警力不足，让民警对相关档案进行的管理的现象。民警没有接受过专门的档案管理知识，也不是档案管理相关专业，对于建设数字档案室不能提供专业支撑。公安部门在档案管理人员的培训方面不够全面，只是单纯的档案管理知识不能满足建设数字档案室的条件，培养档案管理人员的相关信息技术和网络技术也是必要的，这样员工就可以学会运用现代技术，以此来适应新的档案管理模式。
（三）缺少完善的规章制度公安机关建立数字档案室，要制定完善的规章制度，档案管理有完善的规章制度提供理论支持，可以促进数字档案室的建设，提高工作人员的工作效率，发挥数字档案室的作
用。档案管理人员的工作必须有明确的安排，负责人应对自己负责的部分承担相应的责任，档案管理部门的工作流程还不完整，没有明确的工作安排以及工作流程，会影响数字档案室建设的进程，档案信息管理也存在一些安全隐患，档案信息的安
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